Приказ на замещение должностей к штатному расписанию

Содержание
  1. Штатное расписание в вопросах и ответах
  2. Для чего нужно штатное расписание?
  3. Обязательно ли наличие штатного расписания?
  4. Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?
  5. С какой периодичностью должно составляться штатное расписание?
  6. Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3?
  7. Отличия штатного расписания и штатной расстановки – Центр Про
  8. Что это такое?
  9. Нормативная база
  10. Цели составления
  11. Различие расстановки от расписания
  12. Сведения в кадровой расстановке
  13. Как правильно заполнить кадровое замещение?
  14. Чем отличается штатное расписание от штатной расстановки
  15. Приказ на замещение временно отсутствующего работника, образец
  16. Основания для приказа
  17. Порядок замещения отсутствующего работника
  18. Оформление приказа на замещение
  19. Правила составления
  20. Топ-8 ошибок при составлении штатного расписания
  21. Ошибка 1. В штатное расписание включены внештатные работники
  22. Ошибка 2. Неверно указано наименование должности (профессии) в организации, связанной с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот
  23. Ошибка 3. В графе «Количество штатных единиц» указываются только полные штатные единицы
  24. Ошибка 4. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» работникам по одноименным должностям необоснованно устанавливают разные оклады
  25. Ошибка 5. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» оклад необоснованно указывается ниже МРОТ
  26. Ошибка 6. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» оклад указывается с учетом районного коэффициента
  27. Ошибка 7. Для филиалов, обособленных подразделений разрабатывается и утверждается отдельное штатное расписание
  28. Ошибка 8. Штатное расписание не содержит всех обязательных реквизитов или часть реквизитов не заполнена
  29. Штатное расписание. Чек-лист для самопроверки
  30. Причины изменений штатного расписания
  31. В какие документы нужно вносить преобразования?
  32. Когда нужно указывать причины и обязательно ли это?
  33. Примеры описания корректировки
  34. В должности
  35. Другие поправки
  36. Заключение
  37. Изменения в штатное расписание
  38. Ответственность на невнесение изменений в штатное расписание
  39. Штатное расписание
  40. Штатное расписание: разработка, утверждение, унифицированная форма

Штатное расписание в вопросах и ответах

Приказ на замещение должностей к штатному расписанию

Столь важный кадровый документ, как штатное расписание, на практике вызывает немало вопросов.

Обязательно ли оно для организации? Как утвердить новое штатное расписание и как часто оно должно составляться? Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3 и можно ли внести в нее дополнительные реквизиты? Как оформить изменение штатного расписания и каковы особенности этой процедуры при сокращении штата? Что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания? На эти и другие актуальные вопросы вы найдете ответ в данной статье.

В нашу редакцию нередко поступают вопросы, касающиеся ведения такого важного кадрового документа, как штатное расписание. Ответы на наиболее актуальные из них мы представили в данной статье.

Для чего нужно штатное расписание?

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г.

№ 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1), штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответсвии с ее Уставом.

Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Справка

Впервые унифицированная форма штатного расписания была утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (в составе унифицированных форм первичной учетной документации). В 2004 г. данная форма претерпела некоторые изменения.

Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций. В частности, оно:

  • позволяет четко проследить организационную структуру компании (ее структурные подразделения);
  • закрепляет штатную численность структурных подразделений ­и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
  • позволяет проследить систему оплаты труда работников ­структурных подразделений;
  • устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
  • облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора ­персонала на данные вакансии.

Обязательно ли наличие штатного расписания?

На данный момент существуют две точки зрения относительно ­обязанности работодателя по ведению штатного расписания.

Согласно первой наличие данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда. Так, в Трудовом кодексе РФ штатное расписание упоминается в ст.

15, содержащей определение трудовых отношений, и в ст.

57, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности ­с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.

Согласно другой точке зрения работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы. Во-первых, Постановлением № 1 утверждена рекомендуемая к использованию унифицированная форма штатного расписания (№ Т-3).

Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее – Инструкция № 69). В частности, в п. 3.

1 Инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Как видим, ни в одном из перечисленных нормативных актов не закреплена обязанность работодателя по оформлению штатного расписания. Вместе с тем рекомендуем не пренебрегать ведением этого кадрового документа, поскольку проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения.

Так, Фонд социального страхования РФ обращает внимание страхователей (работодателей) на необходимость составления штатного расписания как документа, служащего для подтверждения правильности начисления страховых взносов1. Пенсионный фонд РФ при осуществлении сбора сведений о трудовом стаже застрахованных работников также неоднократно обращал внимание на необходимость наличия штатного расписания в организациях2.

Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатное расписание организации. К примеру, в решении Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 г.

по делу № А40-4332/07-117-33 отмечается, что «Налоговый кодекс РФ возлагает на налогоплательщика обязанность представлять по требованию налогового органа документы и сведения, необходимые для налогового контроля.

То обстоятельство, что трудовые договоры, штатное расписание, личные и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, само по себе не опровергает обязанности организации иметь такие документы и представлять их для выездной налоговой проверки, поскольку содержащиеся в них сведения могут иметь существенное значение для налогообложения».

Нередко отсутствие штатного расписания проверяющие органы расценивают как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5 000 руб.

, а организация – на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Но в силу того, что четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно попытаться оспорить в судебном порядке.

Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?

После принятия решения о необходимости составления штатного расписания (если, конечно, его еще нет в организации) возникает следующий вопрос – кто должен разрабатывать данный документ кадрового учета?

Законодательство не определяет круг ответственных лиц, поэтому предполагаем, что этим вопросом должен заниматься руководитель предприятия. Может быть составлен отдельный приказ, возлагающий обязанность по составлению штатного расписания на конкретного сотрудника, либо эта обязанность может быть закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции работника.

Как правило, в небольших организациях составлением штатного расписания занимаются сотрудники кадровой службы и (или) бухгалтерии, реже – работники юридической службы.

В крупных компаниях – планово-экономический отдел или отдел организации труда и заработной платы.

Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, то этим может заниматься кадровик, бухгалтер (при наличии таковых в штате) или же сам предприниматель.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом (см. Пример 1). Реквизиты данного документа указываются в поле «Утверждено приказом организации от «____» _____________ 200__ № __» унифицированной формы № Т-3.

Обратите внимание, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать. Так, штатное расписание может быть утверждено позже его составления, а дата его введения (вступления в законную силу) быть более поздней по сравнению с датами утверждения и составления.

С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с первого числа месяца.

Пример 1

В унифицированной форме № Т-3 также указывается период, на который утверждается штатное расписание. В связи с этим возникает ­следующий вопрос:

С какой периодичностью должно составляться штатное расписание?

Четкого ответа в законодательстве нет. Однако учитывая, что штатное расписание – это плановый документ, целесообразно составлять его на один год. Вместе с тем штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет.

Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3?

Итак, приступим непосредственно к составлению штатного расписания. Самым распространенным способом его оформления является заполнение унифицированной формы № Т-3. При этом следует руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденными Постановлением № 1.

Оформляем «шапку». Прежде всего в поле «Наименование организации» необходимо указать наименование организации в соответствии со свидетельством о регистрации. Если в свидетельстве содержится и полное, и краткое наименование, то в штатном расписании можно указать любое из них.

Затем указываются код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), номер документа и дата его составления. Для удобства регистрации номер штатного расписания может содержать буквенный индекс (например, ШР).

Унифицированная форма № Т-З включает следующую формулировку: «Штатное расписание на период ______ с «___» ______ 20__ г.». Казалось бы, обозначение периода действия документа предполагает указание даты не только начала, но и окончания данного периода.

Нужно ли указывать окончание действия штатного расписания или достаточно обозначить, что штатное расписание вступает в законную силу с определенной даты? Очевидно, что унифицированная форма предполагает именно второй вариант.

Объясняется это тем, что в процессе осуществления деятельности в организации может возникнуть потребность в изменении штатного расписания, поэтому точно спрогнозировать срок окончания его действия весьма затруднительно.

Содержательная часть. Для удобства заполнения графы содержательной части штатного расписания пронумерованы. Всего их 10. Разберем ­заполнение унифицированной формы № Т-3, уделив внимание каждой графе.

В графе 1 («наименование») указывается наименование соответствующего структурного подразделения. Это могут быть как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д. (п. 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Для удобства работы со штатным расписанием структурные подразделения лучше располагать группами согласно их иерархии от администрации до обслуживающих подразделений.

Например, в первую очередь будут указаны подразделения, осуществляющие общее руководство (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.

), затем – производственные подразделения или подразделения, осуществляющие основные функции организации, и в конце – вспомогательные и обслуживающие подразделения ­(административно-хозяйственная служба, отдел снабжения, склад и пр.).

В графе 2 («код») проставляются коды структурных подразделений, присвоенные им работодателем. Как правило, коды обозначаются цифрами, количество которых варьируется в зависимости от сложности структуры организации.

Это позволяет определить место каждого отдела (подразделения, группы и др.) в общей организационной структуре. К примеру, финансовому департаменту присвоен код 02.

Соответственно, входящие в состав департамента финансово-плановый отдел и бухгалтерия будут иметь коды 02.01 и 02.02.

В том случае, если в организации используется централизованная система документооборота, код структурного подразделения можно не указывать.

В графе 3 указываются должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника. Лучше, если эти данные будут приведены в соответствии с:

  • Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен ­постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367);

Отличия штатного расписания и штатной расстановки – Центр Про

Приказ на замещение должностей к штатному расписанию

Специалист кадровой службы должен обрабатывать большие объемы информации. Для облегчения этого нелегкого труда было разработано множество форм документов, облегчающих анализ и применение различных данных. И штатная расстановка – один из них. Попробуем разобраться в целесообразности ее ведения в нашем новом материале.

Что это такое?

Среди менеджеров по работе с персоналом документ более известен как кадровое замещение. Это свод существующих в компании должностей с указанием лиц, их замещающих.

Такой локальный нормативный акт передает общую кадровую картину предприятия и используется для удобства работодателя и HR.

Пример кадрового замещения

В чем удобство:

  • наглядно отражены существующие вакансии;
  • видно распределение сотрудников по подразделениям, что упрощает возможную оптимизацию численности;
  • позволяет обработать большой объем данных в организациях с высокой численностью работников.

Самое главное, что отсутствие обязательной формы позволяет отражать в документе необходимые данные, предусматривая дополнительные графы.

Нормативная база

Современное законодательство не требует от работодателя обязательного ведения кадровой расстановки. Документ может быть создан по инициативе руководителя предприятия и заполняться в свободной форме.

Однако заполнение расстановки потребует использования ряда источников:

  • профстандарты, утвержденные министерством труда и социальной защиты. Эти нормативные акты предназначены для регламентации наименований должностей, а также для определения рамочных должностных инструкций;
  • Трудовой Кодекс РФ, устанавливающий требования к окладу, надбавкам и так далее;
  • Инструкции по делопроизводству и кадровой работе отдельных государственных органов могут устанавливать требования к расстановке. Примеры можно найти в нормативной базе Ростехнадзора и Минкульта РФ.

Цели составления

Единственная цель – облегчение деятельности кадровика/менеджера по персоналу.
Документ позволяет быстро и качественно обработать большой объем информации.

В компанию «РусСинтез» обратился Салемский П.И. с заявлением о приеме на работу на должность старшего мастера отдела погрузки. HR-специалист уточнил в расстановке факт отсутствия вакансий в указанном отделе и смог мотивированно отказать рекруту.

Замещение нужно для:

  • оценки и отслеживания существующих вакансий;
  • отслеживания статуса отсутствующих сотрудников;
  • анализа текучести кадров;
  • быстрого обнаружения неравномерного распределения трудовых ресурсов между подразделениями.

Семенов Л.П. был уволен из компании «Рубин» по сокращению. Семенов обратился в суд, чтобы оспорить законность увольнения, так как ему не предложили других должностей при сокращении. Позиция истца была разрушена во время судебного заседания, когда в заверенной кадровой расстановке не нашлось ни одной вакансии.

Различие расстановки от расписания

Эти акта относятся друг ко другу как общее и частное, но имеют ряд серьезных отличий.

КритерииРасстановкаРасписание
ОбязательностьНе является обязательным документом.Законодательство устанавливает обязанность работодателя об утверждении расписания.
НазначениеПредназначена для более качественной и удобной кадровой работы, в частности для обработки и учета вакантных должностей. Кадровое расписание – это данные о работниках и замещаемых должностях.Необходимо для формирования фонда оплаты работы, а также для максимально гармоничной оптимизации отдельных подразделений.Этот документ – это данные о денежных средствах и возможном штате предприятия.
Срок архивного храненияСуществует требование об условно постоянном хранении (75 лет).Является документом временного хранения. Архив предприятия примет акт на 3 года.
Наличие персональных данныхПри заполнении вносятся ФИО работников. Работа с данным НПА является обработкой персональных данных.Штатное расписание обезличено. В нем нет сведений о конкретных работниках подразделений.
Требование к формеНе имеет бланка. Разрабатывается, исходя из потребностей работодателя.Существует строгая форма Т-3.

В соответствии с вышеизложенным, можно утверждать, что эти своды похожи в силу специфики отражаемых данных, но имеют разные задачи и функционал.

В связи с нестабильной ситуацией на рынке, руководством ООО «Зареченское» было принято решение о сокращении фонда оплаты труда на 10%. В компании было 10 отделов по 10 человек. Экономистами было изучено кадровое расписание, в котором были упразднено по 1 должности в каждом отделе.

Менеджер по работе с персоналом обратился к расстановке и выяснил, что в каждом структурном подразделении существует 2-3 вакансии. Таким образом, никого не пришлось увольнять, а фонд вознаграждения труда был сокращен.

Сведения в кадровой расстановке

Данный свод является одним из самых объемных и подробных кадровых документов. Обязательного перечня данных не существует, но годы практики делопроизводства сформировали идеальный перечень необходимых сведений:

  • наименование подразделения предприятия (название отдела, цеха, филиала, представительства);
  • код подразделения (в случае, если предприятие имеет большое количество отделов, может вестись их кодификация, но данный пункт не является обязательным);
  • должности и их количество, предусмотренное в отдельных структурных подразделениях;Образец кадровой расстановки в организации
  • заработная плата в разбивке по трем составляющим – оклад, надбавки, общая сумма;
  • фамилия, имя, отчество работников;
  • реквизиты приказов о кадровых передвижениях;
  • дополнительные сведения по желанию работодателя (отпуск, декрет, временная нетрудоспособность, отстранение от работы и так далее).

Эти сведения во многом дублируют кадровое расписание, что является закономерным, так как последнее является основой для штатной расстановки.

Как правильно заполнить кадровое замещение?

Столь объемные правовые акты зачастую вызывают страх перед их заполнением. Но все проще, чем может показаться на первый взгляд.

Заполнения штатного замещения можно условно разделить на 2 этапа: дублирование сведений из штатного расписания и введение недостающей информации.

Рассмотрим пошаговую инструкцию по заполнению расписания:

  • Первый этап:
    • Создание необходимого НПА на основе формы Т-3;
    • Формирование перечня подразделений. Очень важно, чтобы эта часть нормативного акта формировалась в соответствии с иерархией отделов предприятия;
    • Указание наименований и количества должностей в подразделениях;
    • Заполнение финансовой составляющей (оклад, надбавки, размер заработной платы);Первый этап заполнения расписания
  • Второй этап:

    • Указание фамилии, имени и отчества лиц, замещающих отдельные должности. Если какие-то из них вакантны, то ставится пометка «вакансия»;
    • Формирование примечания, если оно необходимо. В данной графе можно ставить пометку о временной нетрудоспособности, потенциальном сокращении или отпуске по беременности и родам.Второй этап заполнения расписания

В результате не должно остаться пустых клеточек. Свободные поля необходимо заполнить прочерками.

Отметим, что данный свод не является единственным верным. Каждый сотрудник кадровой службы может создать удобную форму под свои профессиональные нужды.

Для удобства работы предлагаем скачать форму штатного замещения по ссылке.

В случае, если обязательность замещения предусмотрена локальными актами предприятия, то документ должен быть утвержден руководителем компании.

Штатное замещение является не обязательным, но необходимым документом. Этот документ будет полезен не только профильным специалистам, но и руководителям любых уровней.

Расстановку можно не вести, но качественное управление персоналом и анализ фонда оплаты труда оперативно провести не удастся.

Статья проверена экспертом: Нефедовой Анной.

Чем отличается штатное расписание от штатной расстановки

Штатное расписание – это документ, фиксирующий структуру, должностной (профессиональный) состав и штатную численность организации. Для него Госкомстатом РФ была разработана и утверждена унифицированная форма № Т-3, которая в настоящее время не является обязательной к применению: организации должны утвердить свои формы данного документа.

Как показала практика, форма № Т-3 является весьма удобной, и даже если какая-то организация утверждает свою форму, она очень похожа на унифицированную.

Какие сведения включает в себя штатное расписание?

· Наименование организации и документа;

· номер документа, дату составления и период действия;

· наименование и код структурного подразделения;

· должность (специальность, профессия) с указанием разряда, класса, категории или квалификации в случае наличия;

· количество штатных единиц по каждой должности (специальности, профессии);

· тарифная ставка (оклад) по каждой должности (специальности, профессии);

· надбавки, положенные по должности (специальности, профессии);

· подписи должностных лиц.

Таким образом, в штатном расписании мы можем увидеть, какие структурные подразделения существуют в данной организации, какие должности (профессии) и в каком количестве закреплены за каждым подразделением, кто кому подчиняется, так как перечень структурных подразделений и должностей выстраивается в иерархической последовательности.

В нижней строке указываются итоговые суммы по оплате труда, но при желании вы можете добавить строки с промежуточными итогами под каждым структурным подразделением, чтобы увидеть фонд оплаты труда отдельно по каждому подразделению.

Можно увидеть структуру фонда оплаты труда: окладную часть, сумму по каждой надбавке и итоговые суммы по каждой должности (профессии).

То есть штатное расписание – это план. Но, как мы знаем, к каждому плану в пару полагается факт

Приказ на замещение временно отсутствующего работника, образец

Приказ на замещение должностей к штатному расписанию

В производственном процессе учитывается человеческий фактор: работники болеют, периодически отдыхают, по личным обстоятельствам временно теряют возможность выполнять свои функции. Чтобы избежать сбоев в работе предприятия, трудовое право предусматривает замену отсутствующего работника другим.

Основания для приказа

Под замещением понимается передача профессиональных обязанностей временно отсутствующего по уважительным обстоятельствам специалиста другому лицу. Возможные причины отсутствия сотрудника по Трудовому кодексу:

Замещение реализуется такими способами:

  • Расширение сферы задач коллеги отсутствующего сотрудника – применяется, когда изначально известно, что замена потребуется на непродолжительный период. Например, сотрудник заболел или требуется совмещение на время отпуска.
  • Заключение срочного трудового договора с новым специалистом – предпочтительно, когда предстоит длительный период замены. Например, если работник оформил декретный отпуск.

Для передачи полномочий, ознакомления заинтересованных лиц и начисления оплаты дополнительных обязанностей на предприятии издается соответствующий приказ.

Порядок замещения отсутствующего работника

Порядок замещения включает этапы:

  1. Выбор кандидатуры на должность отсутствующего делает кадровая служба, иногда по рекомендации начальника структурного подразделения или иного специалиста.
  2. Если это новый работник, потребуется составление трудового договора. Документ в обязательном порядке содержит сведения о временном характере работы, оговаривается срок, условия труда и размер заработной платы.
  3. С согласия работника готовится проект распоряжения, визируется директором компании.
  4. Если основной сотрудник материально ответственное лицо, то с замещающим нужно составить письменное соглашение об установлении материальной ответственности на время замещения.

Если обязанности основного специалиста возлагаются на коллегу на длительный промежуток времени, оформляется письменное изменение к трудовому договору последнего, заверенное подписями сторон.

ВАЖНО! Согласно ст. 151 ТК РФ расширение зоны обслуживания подразумевает доплату замещающему работнику. Размер выплат определяется объемом возложенной работы и согласовывается с руководством.

К кандидату на замещение другой должности предъявляются определенные требования в части уровня образования, квалификации, опыта.

Для совмещения должностей, как правило, выбирают сотрудника, работающего в том же структурном подразделении, что и основной специалист.

Неоспоримое преимущество — осведомленность кандидата о работе коллеги и, как результат, экономия времени на включение в рабочий процесс.

Оформление приказа на замещение

Приказ готовит кадровая служба, секретарь, непосредственный руководитель отсутствующего или юрист предприятия. Образец приказа о замещении временно отсутствующего работника не утвержден на законодательном уровне: он составляется в свободной форме на листе формата А4 или фирменном бланке организации. Распоряжение подписывается сторонами, печать не обязательна.

Приказ о временном возложении обязанностей на другого подчиненного фиксируется в специальной книге учета. Срок хранения документа в архиве составляет 75 лет.

Правила составления

Приказ о совмещении содержит:

  • сведения о работодателе: полное наименование и реквизиты учреждения;
  • номер и дату издания;
  • в преамбуле — причину отсутствия основного специалиста с указанием Ф. И. О., должностного положения и наименования структурного подразделения;
  • в распорядительной части — полное имя заместителя, должность и наименование структурного звена, к которому он относится по штатному расписанию, а также период временного исполнения обязанностей, условия труда, размер доплаты;
  • подпись директора и подпись об ознакомлении подчиненного.

Если на место отсутствующего сотрудника приглашается специалист со стороны, издается приказ о приеме на работу. В тексте документа обосновывается необходимость замещения. Указывается основание для включения нового сотрудника в штат – номер и дата заключения срочного трудового контракта.

Прописываются условия, период работы, размер заработной платы, причем эти данные должны соответствовать обозначенным в трудовом договоре. Если новому сотруднику устанавливается испытательный срок, запись об этом тоже делается в приказе.

Как образец распоряжения о включении в штат сотрудника на временной основе, можно использовать типовую форму Т-1, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

ВАЖНО! Специалист вправе досрочно отказаться от выполнения дополнительных обязанностей, а работодатель — отменить приказ о замещении. В этом случае необходимо уведомить вторую сторону об этом решении письменно не менее, чем за 3 дня (ст. 60.2 ТК РФ).

Скачать образцы:

  • приказ на замещение временно отсутствующего работника: готовый вариант и бланк для заполнения;
  • форму Т-1 (приказ о приеме) для оформления распоряжения о включении в штат работника на временной основе можно скачать здесь.

Топ-8 ошибок при составлении штатного расписания

Приказ на замещение должностей к штатному расписанию

Скачайте образец приказа штатного расписания и чек-лист для самопроверки. Разберем главные правила

В конце статьи есть шпаргалка

Ошибка 1. В штатное расписание включены внештатные работники

Понятия «внештатный работник» нет в Трудовом кодексе. Несмотря на то что его можно встретить в иных нормативно-правовых актах, это не является основанием включать таких работников в штатное расписание.

  • Как правильно. Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, который четко дает представление, потребность в каких должностях, профессиях испытывает работодатель.
  • Если «вне штата», то речь идет только о заключении договора ГПХ.

Как принять работника на временный период? Например, если временно расширяется объем работы в летний период и организация принимает дополнительных работников по срочным трудовым договорам:

  • в штатное расписание организации необходимо внести соответствующие изменения по увеличению количества единиц по соответствующим должностям (профессиям).

Нельзя возложить на работника дополнительную работу по должности, которая отсутствует в штатном расписании (ст. 60.2 ТК РФ).

Ошибка 2. Неверно указано наименование должности (профессии) в организации, связанной с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот

  • Как правильно. Если нормативно-правовыми актами для работников предусмотрены льготы и/или ограничения, то наименования должностей нужно разрабатывать с учетом следующих документов:

Например, работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск. В таком случае наименование должности или профессии работника должно быть определено в соответствии с указанными выше документами.

Ошибка 3. В графе «Количество штатных единиц» указываются только полные штатные единицы

Не все работники работают на полную ставку. Например, неполное рабочее время устанавливается совместителям или женщинам, которые работают во время отпуска по уходу за ребенком до полутора лет.

  • Как правильно: если какая-то должность предусматривает работу по совместительству, то в штатном расписании в графе «Количество штатных единиц» будет указываться ½ или 0,5.

Некоторые работодатели сразу указывают полную единицу, мотивируя тем, что на другую половину ставки будет принят еще один работник. В таком случае следует понимать, что предусматривать наличие вакантных мест в штатном расписании не запрещается.

Но у работодателя, который это предусмотрел заранее, возникает обязанность ежемесячно представлять в органы службы занятости информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей (абз. 3 п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).

Ошибка 4. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» работникам по одноименным должностям необоснованно устанавливают разные оклады

Оклад (должностной оклад) — фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 3 ст. 129 ТК РФ).

Если работникам с одноименными должностями установить разные оклады, возможны споры с контролирующими органами. Это может быть расценено как дискриминация при установлении условий оплаты труда.

  • Как правильно: при указании в штатном расписании окладов по одноименным должностям размеры окладов следует определять одинаковые. Так называемая надтарифная часть заработной платы (надбавки, доплаты и другие выплаты) может быть различной у разных работников, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (Письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).

Если работодатель установил все же разные оклады по одинаковым должностям, но при этом может документально доказать и обосновать такой подход, то в такой ситуации суды могут встать на сторону работодателя.

Если у работников, которым определены должности с одинаковыми наименованиями, круг должностных обязанностей отличается, включает дополнительные ответственность и объем работы, то именно это и может служить для работодателя доказательством того, что разные оклады установлены обоснованно.

Ошибка 5. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» оклад необоснованно указывается ниже МРОТ

  • Как правильно: указание в штатном расписании оклада менее МРОТ может быть правомерным и обоснованным только в том случае, если с учетом надбавок итоговая сумма заработной платы работника будет более МРОТ, установленного для соответствующего субъекта.

Пример: в субъекте минимальный размер заработной платы составляет 12 130 руб. Если
в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» указать оклад в размере 10 000 руб., но при этом в графе 7 штатного расписания — надбавку в размере 3 000 руб, то в совокупности видно, что заработная плата работника не ниже минимального размера.

Такая ситуация правомерна. В ином случае могут быть претензии со стороны контролирующих органов.

Ошибка 6. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» оклад указывается с учетом районного коэффициента

Вот этого делать никогда нельзя. Это прямое нарушение действующего законодательства.

Ошибка 7. Для филиалов, обособленных подразделений разрабатывается и утверждается отдельное штатное расписание

  • Как правильно: представительства и филиалы не являются отдельными юридическими лицами (ч. 3 ст. 55 ГК РФ). Штатное расписание должно быть одно для всей организации в целом.

Пример: руководителю филиала предоставлено право утверждать лично штатное расписание по причине того, что филиал осуществляет все функции юридического лица.

С целью избежать претензий со стороны контролирующих органов нужно указать в графе «Наименование организации» штатного расписания название головной организации, а не филиала. При этом наименование филиала должно найти свое отражение в графе «Структурное подразделение».

Ошибка 8. Штатное расписание не содержит всех обязательных реквизитов или часть реквизитов не заполнена

  • Как правильно: все обязательные реквизиты поименованы в ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ). Если организация применяет унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1, то здесь все необходимые реквизиты есть.

Самое главное, что нужно проверить, чтобы реквизиты были заполнены. И были заполнены правильно.

Когда форма штатного расписания разрабатывается самостоятельно, то здесь обязательно нужно посмотреть, чтобы форма документа содержала все реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона №402-ФЗ, и была утверждена приказом руководителя организации.

Курсы для бухгалтеров и кадровиков

Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе.

Расписание курсов

Штрафы. Отсутствие штатного расписания у работодателя может быть квалифицировано как нарушение трудового законодательства. Организацию могут привлечь к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Штраф составит:

  • на организацию — от 30 000 до 50 000 руб.;
  • на ИП — от 1 000 до 5 000 руб.

Штатное расписание. Чек-лист для самопроверки

  1. Есть ли в организации штатное расписание.
  2. Какая форма штатного расписания. С 1 января 2013 года форма штатного расписания в негосударственных организациях может быть своя, необязательно по форме Т-3. Главное, чтобы она была утверждена учетной политикой.
  3. На какой период утверждено штатное расписание.
  4. Есть ли приказы об утверждении штатного расписания.
  5. Если численность работников превышает 50 человек, проверьте, есть ли в штатном расписании специалист по охране труда (ст. 217 ТК РФ).
  6. Если на воинском учете состоят не менее 500 человек, должен быть минимум 1 специалист, ведущий воинский учет (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»).
  7. Вилки в окладах по одной должности вызывают споры с проверяющими и работниками 
    (ст. 22, ст. 132 ТК РФ).
  8. Срок хранения штатного расписания — постоянно (ст.

    71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»,
    утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • Образец приказа по штатному расписанию и Чек‑лист для проверки кадровика 509.8 КБ

Скачать

Причины изменений штатного расписания

Приказ на замещение должностей к штатному расписанию

Штатное расписание отражает преобразование структуры предприятия, состава должностей, режимы работы сотрудников, порядок формирования и размеры оплат.

Изменения, происходящие в действующей организации, должны быть отражены в основном документе для определения численности.

Из нашей статьи вы узнаете, в какие документы нужно вносить изменения и обязательно ли указывать причины.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

В какие документы нужно вносить преобразования?

Внесение изменений в штатное расписание происходит в связи с необходимостью отражения в документе планируемых перестановок, реорганизаций и прочих рабочих процессов. Изменения на основании, какого либо обстоятельства или события вносятся обязательно документально.

Основанием для внесения корректив в штатное расписание является приказ.

Именно этот документ доводит до сотрудников решения, принятые руководителем. Принятое руководителем решение о внесении поправок в организационную структуру или финансовое планирование с целью улучшения деятельности предприятия может быть результатом продолжительной работы всего коллектива.

В этом случае первоначальная постановка вопроса, по которому было принято решение, может быть сделана любым сотрудником компании.

Обращение с предложениями или информирование о состоянии дел оформляются следующими документами:

  • Служебная записка.
  • Письмо.
  • Уведомление.
  • Пояснительная записка.
  • Финансово-экономическое обоснование.

Когда нужно указывать причины и обязательно ли это?

Утвержденной обязательной формы приказа нет, но есть требования к составу реквизитов. Заголовок приказа коротко передает суть распоряжения и соответствует содержанию распоряжений. Для делопроизводителей и участников документооборота предприятия этот реквизит помогает быстро найти документы по теме.

Пример: «О создании комиссии..», «О награждении участников…», «Об итогах ..».

Текст приказа должен содержать вводную часть, которая является обоснованием причин, побудивших давать указания. Обоснование может содержать расчеты, перечень событий и их оценку, ссылку на ранее принятые документы, требования законодательства.

Пример: «С целью исполнения Распоряжения правительства от 03.08.2014 №665 и обеспечения контроля документооборота».

Примеры описания корректировки

Формулировки пояснения причин внесения поправок в ШР зависит от содержания событий, которые повлекли необходимость внесения корректив в штатное расписание.

Примеры обоснований:

В должности

Изменение должности влечет за собой необходимость внесения поправок в трудовой договор. Согласие на перевод следует подписать с сотрудником заранее.

Пример: Специалист отдела рекламы получил второе высшее образование и повысил свою квалификацию, соответственно расширил перечень должностных обязанностей, эти изменения стали основанием для введения новой должности и увеличению оклада.

Формулировка обоснования в этом случае: В связи с повышением квалификации и должностных обязанностей сотрудника отдела рекламы.

Возможные варианты формулировки причин изменения должности:

  1. С целью приведения штатного расписания в соответствие с классификатором должностей.
  2. В связи с реорганизацией отдела труда и заработной платы.
  3. В связи с расширением перечня обязанностей, согласно нормам (ст.60.2 ТК РФ).
  4. В связи с изменением вида деятельности.
  5. В связи с расширением сферы обслуживания.
  6. В связи с изменением названия отдела по работе с клиентами на «отдел сбыта».
  7. С целью приведения в соответствие с ЕТКС наименований должностей в штатном расписании (ст. 195.3 ТК РФ).
  8. В соответствии с требованиями профстандартов (ст.195.2 ТКРФ в ред. от 05.02.2018г.).
  9. В связи с переименованием профессий накануне переаттестации в соответствии с нормами ст.18 ФЗ №426.
  10. С целью мотивации сотрудников путем переименования должности на имеющую большую привлекательность.
  11. С целью повышения конкретики о возложенных обязанностях.
  12. В связи с образованием нового отдела.

Желание повысить мотивацию сотрудников становится причиной изменения порядка формирования заработной платы. Эта процедура может коснуться как одного сотрудника, так и целого отдела.

Пример: Смена водителя-экспедитора составляет 8 часов, но сотрудник отрабатывает больше. Решено оплачивать его работы по часам.

Обоснование причины внесения изменений в порядок оплаты труда может звучать так: С целью исключения переработок и удобства ведения учета рабочего времени и удобства расчета заработной платы.

Увеличение оклада может быть связано с возросшими финансовыми возможностями предприятия или с несоответствием уровня заработной платы среднему показателю по региону.

Варианты формулировки обоснований повышения окладов:

  • На основании проведенного мониторинга размеров заработных плат «продавцов-консультантов» в регионе и данными отчета о финансовых результатах.
  • С целью материального стимулирования сотрудников отдела по обслуживанию техники.
  • В связи с оптимизацией штата.
  • В связи с сокращением должностей, связанным с дублированием функциональных обязанностей.

Основанием для уменьшения окладов могут стать:

[2]
  1. На основании доклада руководителя финансовой службы, в связи со снижением объемов продаж и размера прибыли.
  2. В результате финансового кризиса.
  3. В связи с реорганизацией компании и сменой руководящего состава.
  4. В связи с привлечением к выполнению части задач клиниговой службы на условиях аутсорсинга компании «Уют».
  • Скачать бланк приказа об изменении оклада
  • Скачать образец приказа о повышении оклада

Другие поправки

  1. Если оплата труда сотрудника зависит от МРОТ, то решение правительства о повышении МРОТ станет причиной реформирования формы Т-3.
  2. Сокращение вакантной должности не создаст трудностей с внесением изменений в ШР и изданием приказа, поскольку не создает необходимости предупреждать сотрудников об увольнении за 2 месяца. Вакантная должность выводится из формы Т-3.
  3. Введение должности потребует обоснования в виде увеличения объема работ, расширения рынка сбыта, наращивание производственных мощностей.
  • Скачать бланк приказа об изменении штатного расписания
  • Скачать образец приказа с обоснованием введения новой должности в штатное расписание

Читайте так же:  Учет затрат по ремонту основных средств.

проводки

Заключение

Изменения штатного расписания отражают этапы развитие предприятия, формируя историю предприятия. Правильно оформленные приказы – основания для корректировки штатного расписания, создадут красивую историю, которая будет храниться все время существования организации, пополняясь новыми достижениями.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

Если руководством организации было принято решение пересмотреть оклады сотрудникам, сократить либо ввести новую должность, потребуется издать приказ об изменении штатного расписания. В статье подробно рассмотрим как составить приказ, а также приведем образцы приказав об изменении штатного расписания на 2018 год.

При изменении количества штатных единиц, перечня должностей или окладов потребуется составить несколько дополнительных кадровых документов. До оформления нового штатного расписания, нужно будет предпринять некоторые действия. Рассмотрим порядок действий в зависимости от причины внесения изменений в штатное расписание (

Об изменении наименования должности или оклада сотрудника, нужно его об этом уведомить. Сделать это следует не позднее, чем за 2 месяца до внесении изменений. Уведомление составляется в письменном виде, в ответ на него сотрудник должен будет сообщить о своем согласии или отказе в изменениях также в письменном виде (

За работником сохраняется право не соглашаться на новые условия работы, в этом случае работодатель направляет сотруднику предложение о другой работе, также в письменном виде.

Если предложить работодатель схожую с прежними условиями должность не может, то он вправе предложить должность и нижеоплачиваемую и нижестоящую.

При отказе сотрудника потребуется оформить его увольнение, основанием которого будет: «отказ от предложения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора», то есть п.7 часть 1 статья 77 ТК РФ.

После урегулирования вопросов оповещения сотрудников и получения от них согласия на новые обстоятельства работы, либо отказа от них, нужно издать приказ о внесении соответствующих изменений в штатное расписание, после чего исправить и само расписание (

В зависимости от того, какова причина внесения изменений в расписание, различают и то, каким образом составить приказ.

Приведем примеры основных приказов при изменении штатного расписания зависимости от причины:

Приказ о введении новых должностей (образец)Приказ о сокращении должностей (образец)Приказ об изменении оклада (образец)

Те сотрудники, которых напрямую затрагивают изменения должны поставить подпись в ознакомлении. К самому приказу прикладывается новое расписание, содержащее все изменения.

В приказе следует указать дату, с которой новое расписание вступает в силу, а также назначить ответственного за исполнением приказа.

В качестве ответственного лица может выступать руководитель организации, либо сотрудник отдела кадров.

Изменения в штатное расписание

Как уже говорилось выше, ограничений по количеству и частоте вносимых в штатное расписание изменений нет. Руководитель вправе самостоятельно решать когда изменять штатное расписание. Сделать это можно как с начала года, так и в его середине.

Важно! Даже временный перевод работника на другую должность должен отражаться в штатном расписании. После оформления перевода издается приказ об изменении расписания, а также указывается срок, на который вводится новая должность.

Ответственность на невнесение изменений в штатное расписание

Нарушение требований трудового законодательства, например, несоответствие количества сотрудников штатному расписанию и др., влечет за собой административную ответственность с наложением штрафа на организацию и должностных лиц:

  • 30 000 – 50 000 рублей – на организацию;
  • 1 000 – 5 000 рублей – на должностное лицо.

Для того, чтобы избежать ненужных штрафов для организации и ее руководителя нужно своевременно вносить изменения в штатное расписание организации по установленным законодательством требованиям.

Штатное расписание

Штатное расписание: разработка, утверждение, унифицированная форма

Внесение изменений в штатное расписание

Внесение изменений в документы сотрудников при изменении штатного расписания

Изменение окладов

Штатное расписание — это документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации.

Штатное расписание: разработка, утверждение, унифицированная форма

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37, составление штатного расписания может быть вменено в обязанности экономиста по труду.

Поскольку такая должно сть есть далеко не в каждой организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа.

Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана, то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности.

Примерная форма приказа о возложении на работника обязанностей по созданию проекта штатного расписания приведена ниже.

Будь в законе
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: