Отказное письмо от участие в семинаре

Содержание
  1. Письмо – отказ. Готовые бланки и образцы
  2. По каким поводам происходит деловая переписка
  3. Общие сведения о деловом письме
  4. Как оформить отказ
  5. На имя кого писать
  6. Оформление письма-отказа
  7. Кто должен подписать письмо-отказ
  8. Как отправить письмо
  9. Письмо-отказ от сотрудничества
  10. Письмо-отказ от участия в мероприятии
  11. Письмо-отказ в случае вашего несогласия с ним
  12. Письмо – отказ в случае несрабатывания идеи
  13. Письмо-отказ о предоставлении отпуска
  14. Письмо-отказ в предоставлении работы
  15. Письмо-отказ от предложения о работе
  16. Отказное письмо от участие в семинаре
  17. Письмо отказ от участия в мероприятии образец
  18. Вежливый отказ как инструмент повышения лояльности адресата
  19. Как оформить письмо-отказ: образцы и примеры
  20. Письмо о принятии участия в семинаре
  21. Письмо-отказ
  22. Как правильно ответить отказом на коммерческое предложение в устной и письменной форме: пример, образец отказа от коммерческого предложения
  23. Как написать письмо-отказ (с примерами). Шаблон письма с отказом
  24. Базовый шаблон письма с отказом
  25. Более детальное письмо-отказ
  26. Письмо-отказ, с которым вы не согласны
  27. Письмо-отказ, когда идея не сработала
  28. Как грамотно написать письмо-отказ
  29. Возможные затруднения при написании отказа и их преодоление
  30. Структура и примерное содержание письма-отказа
  31. Стиль письма-отказа
  32. Отказное письмо
  33. Срок действия и стоимость
  34. Кому и для чего нужен документ?
  35. Виды 
  36. Бланк 
  37. Порядок выдачи
  38. Что входит в пакет документов?

Письмо – отказ. Готовые бланки и образцы

Отказное письмо от участие в семинаре

Каждая организация время от времени получает различные предложения, резюме, просьбы и т.д. По статистике, чаще всего ответ на все эти сообщения является отрицательным. Обычно подобная корреспонденция просто остается без ответа.

Но в ряде случаев приходится писать письмо-отказ. Такие документы надо уметь составлять, т.к.

их содержание и форма подачи говорят не только о культурности и образованности автора, но и формируют имидж самого предприятия в самых разнообразных средах.

По каким поводам происходит деловая переписка

Таковых может быть множество, как внешних, так и внутренних. Предложения о сотрудничестве, приглашение на участие в каких-то мероприятиях, бизнес-идеи и просьбы о спонсорстве, резюме кандидатов на вакансии, рекламные предложения, претензии, рекламации, запросы и т.д. и т.п.

Сюда же относятся и просьбы сотрудников об внеочередном или очередном отпуске, повышении оклада, переводе на другую должность. Мы перечислили далеко не все. Как уже упоминалось, чаще всего ответа на подобную корреспонденцию не следует. Но есть ситуации, когда отмолчаться или не получится, или нецелесообразно.

Например, организацию заинтересовало лицо, от которого поступило предложение, а само предложение пока не подошло, или когда автором послания является сотрудник фирмы.

Общие сведения о деловом письме

Письмо-отказ представляет собой один из видов деловой переписки и, соответственно, его форма и содержание должны подчиняться общим правилам составления подобной корреспонденции.

  • во-первых, текст документа должен быть структурированным, разделенным на три части – начало, основной текст и заключение. Начало содержит заголовок, обращение и реквизиты организации-отправителя. Основной текст (для лучшего его восприятия) необходимо разделять на абзацы. Заключение содержит резюме всего письма, дату составления и подписи ответственных лиц;
  • во-вторых, стиль письма должен быть лаконичным, без сложных фраз и большого количества специальной терминологии. Не рекомендуется текст размером более одной страницы;
  • в-третьих, тон письма должен быть деловым, выдержанным, вежливым. Грубость недопустима. Эмоциональные оценки – тоже. Однако нежелательна и чрезмерная сухость послания;
  • в-четвертых, письмо должно быть грамотным и соответствовать всем правилам русского языка: стилистическим, орфографическим, пунктуационным, лексическим. В противном случае оно оставляет неприятное впечатление и снижает вероятность дальнейшего сотрудничества, даже если по другим критериям оно станет возможным;
  • в-пятых, не допускаются зачеркивания, подчистки и другие признаки корректуры. Желательно также обойтись без большого количества сокращений и аббревиатур;
  • в-шестых, традиционно принято, что деловая корреспонденция выполняется шрифтом Times New Roman. Размер шрифта – 12, интервал одинарный.
  • и последнее. При составлении любого делового письма (в том числе и письма-отказа) следует помнить о том, что подобная корреспонденция может иметь различные юридические последствия.

Как оформить отказ

Помимо полного соответствия правилам деловой переписки, письмо-отказ подчиняется еще некоторым правилам.

  1. Отказ не должен быть обидным для первоначального отправителя. Более того, оно должно содержать в себе благодарность за то, что отправитель выбрал именно вашу организацию. Во-первых, это диктуется деловым этикетом, а, во-вторых, не исключено, что в дальнейшем партнерство и сотрудничество все-таки станут возможны.
  2. По этой же причине отказ не должен быть категорическим. Наоборот, очень благоприятное впечатление производит указание условий, которые позволят в дальнейшем установить деловые отношения. Одновременно это покажет, что полученное предложение было максимально подробно изучено.
  3. Хотя немотивированный отказ вполне допустим, лучше, все-таки, привести причины, которые вынудили отказаться от предложения и обязательно высказать похвалу по поводу предложения или его автора.
  4. Если возможно, то рекомендуется посоветовать другие организации, которые могут заинтересоваться высказанным предложением. Это продемонстрирует адресату вашу благожелательность.

На имя кого писать

Письмо отказ должно быть адресовано персонально автору поступившего предложения.

Мало того, что этим лишний раз подчеркивается уважение к автору. Таким образом уменьшается и вероятность того, что ваш ответ затеряется в ворохе прочей корреспонденции. Но встречаются случаи, когда подписи конкретного человека под предложением не было. Тогда допустима безличная форма обращения, например: «Добрый день!» или «Здравствуйте!».

Оформление письма-отказа

Подобный документ можно оформить на бланке организации, содержащим все ее реквизиты, а можно на простом листе бумаги формата А4. Его можно напечатать на компьютере или написать от руки.

Наиболее предпочтительным именно в случае письма-отказа является вариант рукописного письма на фирменном бланке. Это будет свидетельствовать о теплом отношении к автору предложения и заинтересованности в возможности сотрудничества в недалеком будущем.

Но, естественно, почерк, которым написано послание, должен быть легко читаемым (еще лучше – каллиграфическим).

Документ составляется в единственном экземпляре и фиксируется в журнале исходящей корреспонденции с указанием даты, номера и краткого содержания. Эта информация может потребоваться для подтверждения факта отправки этого письма.

Наличие печати не является обязательным, начиная с 2016 года.

Кто должен подписать письмо-отказ

Конечно, чем выше должность подписанта, тем лучшее впечатление производит даже отказ.

Но понятно, что тем больше предприятие и разветвленнее его структура, тем меньше шансов на то, что данный документ дойдет до директора.

Поэтому на практике его подписывают люди, имеющие право создания и подписи подобных бумаг. Это могут быть юрист, секретарь, руководитель подразделения или специалист соответствующего профиля.

Как отправить письмо

Наиболее распространенным методом отправки писем-отказов является отправка Почтой России. Для этого оформляется заказное письмо с уведомлением о вручении. Квитанцию о вручении желательно сохранять.

Наиболее быстрым способом надо признать доставку представителем организации или курьерской службой. Допустимо использовать факс, электронную почту, даже социальные сети и мессенджеры, но только при условии того, что сам отправитель пользовался этими методами для отправки первоначального предложения.

Теперь рассмотрим особенности написания некоторых видов писем отказов и приведем соответствующие примеры.

Письмо-отказ от сотрудничества

Указывайте точный адресат письма. Если это должностное лицо организации, то ее название также необходимо упомянуть. Используя вежливую форму обращения, необходимо поблагодарить автора за сделанное предложение.

В основной части вашего послания необходимо сослаться на первоначальное письмо и кратко, но четко изложить причины, приведшие к отказу. Если предложение содержало сопроводительные документы, то покажите, что вы со всеми ознакомились.

Крайне желательно выразить надежду, что в дальнейшем сотрудничество все-таки может иметь место и указать условия, выполнение которых сделает это возможным. Подпишите и датируйте письмо. И не забудьте его зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции.

Приведем образец (во всех последующих примерах, не показаны части с реквизитами и подписями, так как они никаких сложностей вызывать не должны):

Скачать бланк письма – отказа от сотрудничества

Письмо-отказ от участия в мероприятии

Данное письмо, по сути, практически не отличается от предыдущего и состоит из тех же частей:

  • обращение;
  • благодарность за предложение;
  • упоминание темы предложения;
  • причины отказа;
  • выражение возможности дальнейшего сотрудничества;
  • подпись;
  • дата;
  • внутренний исходящий регистрационный номер.

Все это видно из примера:

Скачать бланк письма – отказа от участия в мероприятии

Письмо-отказ в случае вашего несогласия с ним

Это, пожалуй, самый трудный случай. Вообще отказывать неприятно, а если уж вы с ним не согласны… Это был кандидат, подобранный именно вами. Вам очень нравился данный поставщик. Да мало ли что.

И когда вышестоящий руководитель принимает решение об отказе, возникает соблазн спрятаться за его спину. Это можно сделать с помощью примерной формулировки «Наше руководство решило отказаться…».

Но это неверный путь, который выставляет вашу организацию в неприглядном свете, представляя ее несерьезным учреждением. Кроме того, такой подход подрывает и ваш авторитет, как лица, принимающего решения.

Поэтому всегда используйте местоимение «мы», а не «они», и лучшей формулировкой будет примерное: «После длительных дискуссий мы решили отказаться от…».

Письмо – отказ в случае несрабатывания идеи

Тоже сложный вариант подобного письма. Вам жаль потраченного на работу времени. Вы тщетно и долго пытались осуществить проект, заставить идею работать. Ваш сторонний коллега наверняка в курсе возникших проблем и сложностей, поэтому само письмо может быть немногословным. Например:

Скачать бланк письма – отказа в случае несрабатывания идеи

Кстати, в данном конкретном случае вообще может быть достаточно простого телефонного звонка.

Письмо-отказ о предоставлении отпуска

Иногда руководителю приходится писать и такие отказы. Все правила написания сохраняются. Особенное внимание надо уделить формулировкам важности вклада заявителя в общее дело и его незаменимости. Следует подчеркнуть, что отпуск будет предоставлен, как только препятствующие ему обстоятельства исчезнут.

Скачать бланк письма – отказа о предоставлении отпуска

Письмо-отказ в предоставлении работы

И здесь надо подчеркнуть свою заинтересованность в кандидате, готовность в будущем предоставить ему работу, несмотря на отказ в настоящее время

Скачать бланк письма – отказа в предоставлении работы

Письмо-отказ от предложения о работе

Иногда встречаются и такие письма. Соискатель на какую-либо должность может отказаться от нее.

Еще более вероятен отказ известного в своих кругах специалиста, если к нему поступило предложение о занятии вакантной должности от какого-либо малоизвестного предприятия. Но и в этом случае необходимо соблюдать все правила делового этикета – от тона письма до подписи.

Укажите название должности, причины отказа и помните, что потенциальный работодатель может изменить предлагаемые условия трудового договора в лучшую для вас сторону.

Скачать бланк письма – отказа от предложения о работе

Мы рассмотрели общие правила написания и несколько примеров писем-отказов. Умение писать такие послания являются неотъемлемой частью бизнес-навыков любого успешного предпринимателя или сотрудника компании, занимающего более или менее руководящую должность.

Остается только пожелать, чтобы эти умения требовались вам как можно реже.

Отказное письмо от участие в семинаре

Отказное письмо от участие в семинаре

Я очень признательна за то, что Вы нашли время, чтобы рассмотреть мою кандидатуру и ответить на мои вопросы о компании и о должности». «Еще раз спасибо за собеседование, проведенное на прошлой неделе — мне было приятно познакомиться с командой и посмотреть офис.

Я многое узнал о позиции операционный директор и очень благодарен за Ваше предложение».

«Мне бы хотелось еще раз поблагодарить Вас за приглашение и возможность работать в Вашей компании»

.

Шаг 2: Кратко объясните причину Особенно, если вы потратили много времени на прохождение различных этапов собеседований, то будет неправильно оставлять HR-менеджера в неведении, почему вы отклоняете предложение.

Тем не менее, нет необходимости вдаваться в подробности и говорить о том, что другая компания вам предложила лучшие условия или, что вы всю прошедшую неделю провели в мучительных раздумьях по поводу своего решения.

Самое лучшее, что вы можете сделать — это честно и кратко объяснить причину, почему вы не принимаете предложение.

В Законе о контрактной системе установлен запрет на подачу одним участником двух и более заявок.

[/attention] Таким образом, если участник подаст второе предложение от своего имени, в таком случае, на основании п.

Уведомление об отзыве можно направить в той же форме, в которой заказчику были направлены документы для участия: в бумажном виде или как электронный файл.

Письмо №1 Уважаемый Альберт Семенович, Мы внимательно изучили концепцию предложенного Вами рекламного ролика.

Ваша идея отличается профессионализмом и креативностью, однако она недостаточно точно отображает наше видение проекта.

Письмо отказ от участия в мероприятии образец

Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы. Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки.

Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления.

Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).

Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии.

Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления.

Вежливый отказ как инструмент повышения лояльности адресата

Но в некоторых ситуациях вежливый отказ может потребоваться, даже когда просьба связана с выполнением того, что входит в ваш функционал, но в силу загруженности исполнить вы ее не можете. В любом случае, односложный ответ «нет» исключен.

Вам следует использовать вежливые формы отказа, чтобы не испортить отношения с коллегой или и, в то же время, дать понять, что с такими просьбами к вам не следует обращаться и в будущем.

Психологи советуют использовать такие, простые, но действенные вежливые формы отказа, как: Отсрочка принятия решения — попросите время на обдумывание просьбы, пообещайте сообщить о том, сможете ли вы ее выполнить, после того, как, например, сверитесь со своим ежедневником и планом дел; Объясните, почему вы не сможете выполнить просьбу — хотя давать объяснения вы не обязаны (если это не прямое поручение руководителя); Предвосхищайте просьбу — если вы предполагаете, что последует просьба, пожалуйтесь собеседнику до того, как он ее выскажет, о том, как вы загружены;

Как оформить письмо-отказ: образцы и примеры

Таким образом, составление такого послания — обычная вежливость, поскольку его можно оставить без ответа.

В то же время такое письмо даст возможность улучшить отношения между потенциальными контрагентами, поэтому его составление будет безусловно рациональным шагом, если существует перспектива сотрудничества в будущем.

Форма отказа от заключения контракта по смыслу должна быть письменной. Устное сообщение оференту о том, что его предложение отвергнуто, по определению не составляет письма.

К сожалению, данная кампания не совпадает с нашим видением того, каким образом должно происходить продвижение нашего продукта.

Письмо о принятии участия в семинаре

Мы гарантируем высокое качество выполнения услуг и даём гарантию, подтверждённую актом прохождения проверки.

Наша работа неоднократно проходила проверку контролирующими инстанциями, и результат был удовлетворительный.

Если на продукцию не нужна обязательная государственная регистрация, то можно оформить разъяснительное письмо.Это необходимо в первую очередь тем, кто планирует совершать поставку товара на территорию Таможенного союза. Данный документ информирует про необязательность сертификации по отношению к данной продукции.

Для заказа разъяснительного письма просто наберите наш номер8-800-70-70-144, заполните форму обратной связи или задайте вопрос нашим специалистам в чате. Инфо Для участия в семинаре заполните анкету во вложении и перенаправьте ее на нашу электронную почту: Данный адрес e-mail защищен от спам-ботов, Вам необходимо включить Javascript для его просмотра.

С нетерпением

Письмо-отказ

Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы. Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки.

Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления.

Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е.

условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата). Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии.

Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления.

Как правильно ответить отказом на коммерческое предложение в устной и письменной форме: пример, образец отказа от коммерческого предложения

Для этого требуются года навыков, ведь дело деликатное и может ярко свидетельствовать о том, какой статус у организации.

Как написать письмо-отказ (с примерами). Шаблон письма с отказом

Отказное письмо от участие в семинаре

У меня есть друг, который оценивает антиквариат. То есть дает цену в рублях какой-нибудь старой китайской вазе, в которой какая-нибудь тетя Фрося хранила карандаши. Он говорит, что самая трудная часть его работы (и ее он боится больше всего) — сообщать людям, что их сокровище бесполезно.

Все мы умеем сопереживать. Я тоже чувствую себя неловко, когда объясняю очередному соискателю, что его резюме, идеи или квалификация недостаточно хороши для вакансии, на которую он претендует.

Написать отказ — непростая задача для любого из нас. И это не зависит от того, с кем вы имеете дело. Кандидат на вакансию, предприниматель, проект которого вы не собираетесь финансировать, или поставщик, услуги которого вам больше не нужны. Большинству из нас трудно даются отказы. Это неприятно.

Так что многие откладывают это дело в долгий ящик или вообще ничего не предпринимают, уступая место молчанию. И тем не менее, так мы упускаем возможности. Несмотря на болезненность, отказ имеет свои преимущества. Как-то раз было проведено любопытное исследование.

Выяснилось, что когда компания открыто заявляет о том, что какие идеи ей не подходят (а не просто пассивно игнорирует), качество других идей и заинтересованность сотрудников возрастают.

Есть одна важная вещь, которую я усвоил за годы работы: первое попавшееся — не всегда лучше. За это время я отклонил тысячи идей, черновиков и заявок. И сейчас, оглядываясь назад, вижу, что был прав. Так что отказывайте, отказывайте и еще раз отказывайте.

Базовый шаблон письма с отказом

Написание хорошего отказа занимает много времени — особенно сначала. Однако это хорошо. Работа над таким письмом заставляет вас четко мыслить. Вы начинаете ясно определять, чего вы хотите от других людей, и в чем ваша организация действительно нуждается.

Пример со статьями в интернет-издании, в котором я работаю.

Большинство отказов можно определить в одну из пяти категорий: слишком абстрактная информация (и, следовательно, не очень полезная для читателей); повторная информация, которую мы уже публиковали; неподходящий стиль изложения; явная и навязчивая реклама; сомнительная информация, не подтвержденная достаточными доказательствами или опытом. Благодаря такой классификации мы смогли выделить ключевые принципы, а также набор требований к статьям и их авторам. Так экономится время и совершается меньше ошибок.

Тем не менее, письмо-отказ не должно быть длинным. А причину, по которой вы отказываете, не обязательно расписывать во всех подробностях.

Если вы никогда не встречались с человеком и все ваше общение заключалось в электронной переписке, можно вообще обойтись несколькими строками.

Проанализировав некоторые письма-отказы, можно выделить некоторые закономерности. Обычно их составляют по следующему плану:

  1. Поблагодарить.
  2. Сообщить об отказе.
  3. Описать главную причину отказа.
  4. Дать надежду.

Например:

Уважаемый Петр Петрович,

Спасибо за ваш отклик и терпение в ожидании нашего ответа. Боюсь, нам придется отказаться от ваших работ. В последнее время мы разместили много статей о кибербезопасности, и, к сожалению, предлагаемые вами тексты перекликаются с другими опубликованными нами материалами, не давая читателю новой информации.

Надеемся, вы найдете хорошее место для публикации ваших работ.

С наилучшими пожеланиями,

[Ваше имя или название организации]

Если бы это был отказ человеку, который проходил собеседование по поводу вакансии. Формат в целом аналогичен предыдущему, но немного отредактирован:

Уважаемый Каллистрат Модестович,

Спасибо, что потратили время и приехали на интервью на прошлой неделе. Хотя мне понравился наш с вами разговор, думаю, нам нужен кто-то с более практическим опытом управления проектами. Надеюсь, вы найдете подходящую работу в ближайшем будущем.

[Ваше имя]

Если вы не можете придумать, как «дать надежду» в конце, не делайте этого. Не говорите ничего, что может создать у получателя впечатление, будто дверь все еще открыта. Такие ясность и окончательность могут показаться слишком жестокими.

Однако добавление дополнительных слов для «смягчения удара» только зря даст ложную надежду. А ложная надежда всегда более жестока, чем отсутствие надежды вообще. Она побуждает другого человека потратить больше времени.

И собственного и вашего.

Если идея заканчивать письмо бескомпромиссным отказом вам не по вкусу, можно завершить его благодарностью. Рассмотрим пример письма-отказа, адресованного поставщику:

Уважаемый Емельян Бенедиктович,

Спасибо за подробное предложение. При взгляде на предоставленные материалы, кажется, что ключевые сильные стороны вашей организации не совсем совпадают с тем, что нам нужно для данного проекта. Еще раз спасибо за то, что нашли время, чтобы составить для нас это предложение.

С наилучшими пожеланиями,

[Ваше имя]

Более детальное письмо-отказ

Но что, если будущий получатель действительно был близок к желаемым требованиям и вы можете захотеть работать с ними в будущем? Или вам уже приходилось с ним сотрудничать? В этом случае вышеуказанные примеры были бы слишком холодны и невежливы.

Когда я пишу отказ людям, с которыми хотел бы сохранить положительные отношения, то оставляю тот же формат письма. Однако гораздо более подробно объясняю, почему я отвергаю их предложение.

Кроме того, с ними я более откровенен и открыто побуждаю человека повторить попытку.

В письме также следует подчеркнуть, что вы искренне заинтересованы, а не просто отмахиваетесь пустым обещанием. Вот пример:

Уважаемый Лукум Марципанович,

Спасибо за ваш отклик и терпение в ожидании нашего ответа. Боюсь, нам придется отказаться от ваших работ. В последнее время мы разместили много статей о кибербезопасности, и, к сожалению, предлагаемые вами тексты перекликаются с другими опубликованными нами материалами, не давая читателю новой информации.

Например, взгляните на статью, опубликованную 6 августа программистом Михаилом Лихачевым, а также статью 16 августа генерального директора «Acme Corp». Хотя мы не сможем опубликовать присланные вами тексты, нам очень понравился ваш стиль письма и то, как вы подкрепляете свои рассуждения ссылками на исследования.

Сообщите, пожалуйста, заинтересованы ли вы в том, чтобы отправить нам некоторые другие свои статьи в будущем?

С уважением,

[Ваше имя или название организации]

Для соискателя, прошедшего собеседование, отказ может выглядеть так:

Уважаемая Ариадна Посейдоновна,

Спасибо, что потратили время на собеседование с нами на прошлой неделе. Нам жаль, что ваша кандидатура не дошла до следующего этапа; эта вакансия была очень конкурентной. На данный момент нашей организации действительно нужен кто-то с богатым опытом управления проектами.

Тем не менее, мне очень понравился наш разговор и я думаю, что вы могли бы отлично вписаться в наш рабочий коллектив. Пожалуйста, находитесь на связи. Если вы не возражаете, я расскажу вам о ближайших вакансиях в нашей компании. Возможно, какая-то из них вас заинтересует.

Всего наилучшего,

[Ваше имя]

Теперь вариант для поставщика:

Уважаемый Илья Владимирович,

Нам повезло, что мы получили от вас столь интересные предложения. И мы глубоко ценим всю информацию, предоставленную с вашей стороны.

После долгих размышлений, конкретно для этого проекта мы решили заключить контракт с другой фирмой.

Несмотря на то, что мы не сомневаемся в превосходном качестве вашей продукции, нами было решено использовать этот проект для расширения списка партнеров. Поскольку проект экспериментальный, он стал хорошей возможностью для этого.

Нам бы хотелось продолжить работу с вами в будущих проектах, которые мы планируем запустить в этом году. Я определенно надеюсь на сотрудничество в будущем.

Еще раз спасибо за вашу помощь и ваше время,

[Ваше имя]

Чем дольше или теснее вы сотрудничаете с кем-то, тем больше информации вы ему предоставляете при отказе. Умный получатель будет использовать эту информацию, чтобы в следующий раз вернуться к вам с более сильным предложением.

В моей практике было несколько случаев, когда получатели поблагодарили меня за письма с отказом. Потому что эти письма стали обратной связью и дали им конкретную информацию, необходимую для сотрудничества в будущем.

Это хорошее напоминание о том, что люди ценят конструктивную критику.

Письмо-отказ, с которым вы не согласны

Особенно сложно принять решение об отказе тогда, когда вы не согласны с этим отказом. Может быть, вы боролись за кандидата на вакансию, потому что по-вашему мнению он больше остальных соответствовал требованиям.

Возможно, вы настаивали работать именно с этим поставщиком, но исполнительный комитет посчитал это слишком дорогим. Я сам защищал статьи, которые по мнению других редакторов не были готовы к публикации.

Не очень приятное чувство.

Когда это происходит, возникает соблазн пассивно спрятаться за решением остальных. Например: «Было решено отклонить ваше предложение» или «Наше руководство решило пойти в другом направлении». Сопротивляйтесь этому искушению. Нет ничего проще такой стратегии. Однако она подрывает ваш авторитет как принимающего решения.

Если вы тот, кто пишет отказ, будьте хозяином этого отказа. Справедливости ради в письме стоит сказать нечто вроде: «После долгих обсуждений и сомнений, мы решили X» или «Это было очень тяжелое решение, но в конечном счете мы решили Y». Стоит подчеркнуть: пишите именно «мы», а не «они».

Письмо-отказ, в котором вы прячетесь за чужой юбкой, препятствует вашей способности делать полезные замечания. Кроме того, это заставляет организацию выглядеть несерьезной, что подрывает желание других людей работать с вами в будущем.

Письмо-отказ, когда идея не сработала

Еще один вид отказа, который очень сложно написать. Это когда вы потратили много времени и сил на какую-то идею или проект, пытаясь заставить их работать. Но до сих пор не получили результата. Теперь, несмотря на утомительную трату усилий впустую, настало время все прекратить и двигаться дальше.

В некоторых случаях телефонный звонок — лучший способ сообщить подобную новость. Но если вы решите отправить электронное письмо, вполне можно сделать его кратким. Обычно, к тому моменту вы и ваш коллега уже успели обсудить проблемы с проектом и обговорить нюансы. Так что ваш получатель уже в курсе о причинах отказа.

Вам просто нужно кратко об этом ему напомнить. Вот пример:

Уважаемый Сигизмунд Сысоевич,

Спасибо, что помогли в решении вопросов по проекту «А». Я очень ценю время и силы, которые вы вложили. К сожалению, несмотря на все наши усилия, проблемы Б и В по-прежнему не ушли. По этой причине предлагаю вам отложить данный проект и двигаться дальше.

[Ваше имя]

В письме следует подчеркнуть, что вы работали вместе. Встаньте на сторону получателя, объединитесь с ним: «мы старались, но несмотря на все усилия, потерпели крах». Это не просто для смягчения. Ведь если вы отказываетесь от чего-то после большого вклада в это «что-то», то часть неудачи и ваша тоже.

Сообщение плохих новостей — неприятная работа. Для разных компаний и проектов примеры в статье могут показаться слишком жесткими или, напротив, мягкими.

Вам нужно будет найти свои собственные язык и стиль — в зависимости от контекста и культуры организации. Тем не менее, помните: не смягчайте удар только ради смягчения удара.

Ложная доброта дает людям ложную надежду. И в этом нет ничего особенного.

Как грамотно написать письмо-отказ

Отказное письмо от участие в семинаре

Умение сформулировать грамотный и корректный отказ – один из важнейших навыков в области деловой переписки. Подача и содержание такого письма формируют репутацию компании в бизнес-среде.

При этом с необходимостью составить ответ на многочисленные коммерческие предложения, отклики соискателей на вакантные должности, запросы и приглашения регулярно сталкивается практически любая крупная организация.

Деловых ситуаций множество, поэтому часто возникает вопрос, как отказаться от дальнейшего сотрудничества с подрядчиком, участия в тендере или мероприятии, дополнительных услуг и т. д.

Возможные затруднения при написании отказа и их преодоление

При составлении отказа часто возникают сложности, которые могут быть связаны со следующими нюансами:

  • необходимостью сохранить лояльность адресата, так как с ним планируется взаимодействовать в дальнейшем как с партнером или клиентом;
  • важностью избежать обид, связанных с негативным содержанием письма;
  • невозможностью пойти навстречу адресату в силу объективных причин;
  • психологическими трудностями (автору неприятно отказаться в принципе).

Чтобы преодолеть возникшие сложности, нужно понимать, что отказ – нормальная рабочая практика и рядовой случай для любого бизнеса. Разумеется, невозможно откликнуться на все коммерческие предложения и принять все приглашения. Главное – максимально корректно отказаться, и в решении этой задачи могут помочь навыки деловой переписки.

Структура и примерное содержание письма-отказа

Взяв любой образец отказного письма, Вы увидите, что при всей разнице в содержании его структура остается примерно одинаковой. Она включает 3 основные части:

  • начало (заголовок и обращение);
  • основной (информативный) раздел;
  • заключение (дата и подпись).

Это универсальная структура, которая используется при оформлении деловой корреспонденции. Важно учесть, что, если в основном разделе Вы планируете подробно и обстоятельно ответить адресату, данный блок следует поделить на пункты или абзацы. Это значительно облегчит восприятие текста.

Рассмотрим важные компоненты, благодаря которым написанный Вами отказ будет корректным, грамотным, вежливым и обоснованным.

Личное обращение. Письмо обязательно должно начинаться с персонального обращения к получателю. В стандартных образцах деловой переписки рекомендуется использовать имя и отчество:

«Здравствуйте, уважаемый Петр Петрович!»,

«Уважаемая Ирина Ивановна!».

Однако если Вы отвечаете на письмо без подписи конкретного человека, допускается использовать нейтральную форму приветствия: «Добрый день!», «Здравствуйте!» .

Выражение благодарности. Важно поблагодарить адресата за проявленный интерес к компании. В образцах и примерах писем-отказов можно встретить такие формулировки:

«Спасибо, что откликнулись на нашу вакансию»;

«Благодарим за предоставленную информацию об условиях сотрудничества»;

«Спасибо за предложение поучаствовать в мероприятии».

Данные о рассмотрении запроса адресата. Письмо – отказ от сотрудничества должно указывать на то, что Вы внимательно ознакомились с предоставленной ранее информацией и приняли взвешенное решение.

Можно сослаться на письмо, ответ на которое Вы пишите, или упомянуть о рассмотрении сопроводительных документов, приложенных к корреспонденции. При этом будет нелишним сделать комплимент по поводу предложения, с которым к Вам обратились.

В качестве примера можно использовать такие фразы:

«Мы рассмотрели Ваш проект и ознакомились с технической документацией…»;

«Мы внимательно изучили информацию о предлагаемых Вашей компанией услугах»;

«Ваш опыт заслуживает уважения»;

«Ваше портфолио включает много интересных кейсов»;

«Предложенный вариант сотрудничества нас заинтересовал».

Формулировка отказа. В письме должно быть четко сказано о том, что Вы отказываетесь от предложения, и названы причины такого решения. Важно избегать двусмысленных формулировок. В качестве образца отказа от коммерческого предложения можно использовать такие фразы:

 «Вы предложили интересное решение, но на данном этапе возможности бюджета не позволяют нам реализовать такой проект»;

«Мы не можем продолжить сотрудничество с Вами, так как в настоящий момент…»;

«Мы вынуждены отказаться, поскольку…».

Указание на возможность дальнейшего сотрудничества. При отказе важно не разрывать полностью отношения с деловым партнером, возможным клиентом или соискателем на вакантную должность. В письме можно выразить надежду на дальнейшую успешную совместную работу. При этом оптимальный вариант – написать, при каких условиях Вы сможете взаимодействовать в будущем. Примеры таких формулировок:

«Мы обязательно рассмотрим Вашу кандидатуру при открытии вакансий»;

«Уверены, что мы сможем сотрудничать в дальнейшем при запуске новых проектов».

Подпись. Обычно под письмом – отказом от сотрудничества ставится подпись руководителя организации или конкретного структурного подразделения. В крупных компаниях такие полномочия могут делегироваться и некоторым рядовым сотрудникам, ведущим деловую переписку с партнерами по бизнесу, потенциальными клиентами и т. д.

Стиль письма-отказа

Такое письмо нужно написать в лаконичном и сдержанном деловом стиле. По возможности надо избегать перегруженных знаками препинания и сложных для восприятия предложений. Не рекомендуется использовать сложную профессиональную лексику.

Исключением могут быть случаи, когда Вы с адресатом работаете в одной сфере и точно уверены, что получателю понятна терминология. Отказаться от чего бы то ни было, будь то приглашение к сотрудничеству или на мероприятие, необходимо максимально корректно.

Недопустимы разговорные и грубые слова, даже если Вы крайне негативно настроены по отношению к адресату или совсем не интересуетесь предлагаемыми услугами. Важно написать письмо грамотно: обязательно учитывать нормы русского языка в плане грамматики, стилистики, орфографии.

Помните, что культура письменной речи влияет на общее впечатление, которое адресат составит о Вашей компании.

Отказное письмо

Отказное письмо от участие в семинаре

Отказное письмо (ОП) официально подтверждает, что конкретный товар не подлежит обязательной сертификации. Документ можно составить на любую продукцию, если она не указана в нормативных актах как обязательная к сертификации, декларированию или иной проверке соответствия.

В частности, если товара нет в списках Постановления Правительства РФ от 01.12.2009 № 982 и в перечнях техрегламентов, ОП может быть составлено.

Документ выдают различные государственные структуры, в зависимости от вида товара, однако проще и выгоднее обратиться в центр «Росстандарт», где все сделают оперативно в режиме «одного окна».

Срок действия и стоимость

В письме, как правило, не указывается срок действия. Документ действует бессрочно до тех пор, пока не изменятся технические регламенты ТС или перечни товаров, подлежащих обязательной сертификации.

Если изменения коснутся именно изделий, указанных в ОП, нужно будет получить новый документ или пройти оценку соответствия.

Переоформление ОП требуется и в том случае, если изменились реквизиты компании (руководителя), добавились новые позиции, не  отраженные в документе.

Цена документа, как правило, начинается от 4 тысяч рублей и зависит от количества товаров, которые нужно отразить.

Срок изготовления – от 1 до 3 дней.

Кому и для чего нужен документ?

Отказное письмо не является обязательным документом. Однако ответственные производители, поставщики и продавцы осуществляет его оформление добровольно, чтобы беспрепятственно проходить таможенные проверки и свободно реализовывать продукцию на рынке.

Дело в том, что контролирующие органы, партнеры по бизнесу и потребители могут в любой момент запросить разрешительные документы на товар, чтобы убедиться в его качестве. А если продукция не подлежит обязательной сертификации, именно наличие такого письма позволит не тратить время на дополнительные проверки и поиск подходящих законодательных норм.

Тем более, иногда крайне сложно определить, нужен ли обязательный сертификат (или декларация) на товар или нет. Например:

  • бывает не очевидно, по какому коду ТНВЭД или ОКПД2 классифицировать  продукцию;
  • одно и то же изделие, в зависимости от его назначения, может быть или не быть объектом обязательной сертификации;
  • продукция по наименованию подлежит оценке соответствия, тогда как по характеристикам не подпадает под обязательный стандарт;
  • технический регламент предполагает исключения, однако они не очевидны, – и продукт требует экспертизы.
  • новая продукция с нетипичными свойствами требует проведения анализа для ее правильного отнесения к определенной группе по классификатору.

Точно определить, можно ли заказать на ваш товар отказное письмо, помогут специалисты по сертификации.

Виды 

Существуют различные виды отказных писем. В частности, подтверждающие отсутствие необходимости оформлять на продукцию:

  • сертификат или декларацию ГОСТ Р;
  • сертификат или декларацию ТР ТС;
  • сертификат или декларацию пожарной безопасности;
  • свидетельство о государственной регистрации (СГР ЕАЭС);
  • регистрационное удостоверение Минздрава и другие.

Виды по месту предъявления: для таможни или для торговли.

И виды по органу, его выдавшему:

  • от органа по сертификации,
  • от Всероссийского научно-исследовательского института сертификации (ВНИИС),
  • от МЧС,
  • от Ростехнадзора и др.

Бланк 

Специальных бланков, установленных законодательно, не существует. Отказное письмо составляется на листе А4 в произвольной форме. Главное соблюдать нормы делопроизводства, а в документ включить всю необходимую информацию. Какую именно?

Обязательно указать: наименование изделий, коды ТНВЭД и ОКПД 2, реквизиты заявителя и органа, выдавшего ОП, привести ссылки на актуальные законодательные акты РФ и технические регламенты ЕАЭС.

Отказные письма в центре «Росстандарт» составляют на специально разработанных фирменных бланках, заверяют синей печатью и подписью руководителя.

Порядок выдачи

  1. Обратитесь в «Росстандарт» и заполните заявку любым удобным для вас способом: онлайн, по телефону или в офисе.
  2. Передайте специалистам центра данные о компании и продукции, документы, образцы изделий.
  3. Далее специалисты по сертификации самостоятельно:
  4. Проведут анализ представленной информации.
  5. Составят ОП в соответствии с нормами законодательства.
  6. Передадут вам готовый документ.

Что входит в пакет документов?

Экспертам центра необходимо представить пакет документов, в который входит:

  • заявка на услугу;
  • наименование и реквизиты компании или ИП (ИНН, КПП, ОГРН);
  • описание и характеристики продукции, комплектующих.

Чтобы получить ОП для таможни, дополнительно потребуется контракт (инвойс) и коды ТНВЭД (если есть).

Обратите внимание: отказное письмо не подтверждает качество товара. Поэтому лучше сразу заказать добровольный сертификат соответствия. Добровольная сертификация подтверждает надежность и добросовестность производителя (продавца).

Будь в законе
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: