Мсэд в дс как в ней работать

Содержание
  1. Мсэд в дс как в ней работать
  2. Электронный документооборот Московской области – msed.mosreg.ru
  3. Инструкция по электронному документообороту. Пишем вместе
  4. Методические рекомендации по работе с программным сервисом межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело» «Мобильный кабинет руководителя»
  5. Мсэд московской области инструкция пользователя
  6. Обучение МСЭД
  7. О вводе в промышленную эксплуатацию межведомственной системы электронного документооборота Московской области (с изменениями на 16 мая 2016 года)
  8. Система межведомственного электронного документооборота органов власти
  9. Мсэд — межведомственная система электронного документооборота московской области
  10. Мсэд московской области – vpn.mosreg.ru
  11. Практика применения межведомственной системы электронного документооборота Московской области (МСЭД)
  12. Об основных мероприятиях по развитию межведомственной системы электронного документооборота Московской области (с изменениями на 7 августа 2015 года)
  13. Межведомственная система электронного документооборота Московской области переведена на PostgreSQL – Мингосуправления
  14. Мсэд настройка рабочего места
  15. Преимущества
  16. Подключение к межведомственной системе
  17. Форма и содержание заявки
  18. Правила оформления
  19. VPN-соединение
  20. Подключение
  21. Запуск
  22. Контакты
  23. Регламент использования Межведомственной системы электронного документооборота Московской области в опытном режиме в деятельности центральных исполнительных органов государственной власти Московской области и государственных органов Московской области
  24. Межведомственный электронный документооборот
  25. Технико-организационные решения и основы при реализации
  26. Технические и организационные возможности для организаций
  27. Практическая реализация документооборота выглядит следующим образом
  28. Подключение и базовое использование МЭДО
  29. Особенности отправляемых документов
  30. Преимущества использования МЭДО
  31. Оформление документов при работе в МЭДО
  32. Проверка УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи)
  33. Как получить ЭЦП для МСЭД
  34. Инструкция по электронному документообороту. Пишем вместе

Мсэд в дс как в ней работать

Мсэд в дс как в ней работать

В случае некорректного заполнения заявки срок может быть увеличен на время уточнения информации.

По вопросам заполнения заявок просьба обращаться в Службу технической поддержки МСЭД по телефону: 8 (498) 602-83-29 или по электронной почте: Приложение 1 ПОРЯДОК ПОДКЛЮЧЕНИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ К МСЭД Для подключения новых пользователей к МСЭД в ведомствах/организациях где с МСЭД работают делопроизводитель/исполнитель необходимо: Создать карточку исходящего документа (см. Рисунок 1) Адресат – Служба технической поддержки (СТП) (см. Рисунок 2) Подписант – Руководитель структурного подразделения ведомства/организации (см.

Рисунок 3) В кратком содержании документа указать «Подключение пользователей» (см. Рисунок 4) Прикрепить заполненный файл Заявки (форма заявки размещена по ссылке () «Служба технической поддержки» в МСЭД, вкладка «Документация и программы») в формате Excel (см.

Электронный документооборот Московской области – msed.mosreg.ru

В интернете достаточно информации с инструкциями по правильному пользованию.

Обращение должно быть оформлено надлежащим образом.

В обязательном порядке должна стоять подпись директора компании с расшифровкой, и указаны контакты ответственного представителя фирмы за пользовательские коды. К официальному письму требуется приложить заполненную по установленной форме в Exelе заявку с перечислением данных о включаемых участников-пользователей к программе. Бланк формы находится на странице сайта в разделе документов.

Продублировать отсканированные письма и ехеl-заявки по электронке: .

Инструкция по электронному документообороту.

Пишем вместе

Структурирование и регламентация хранения и наименования файлов, папок, а также определение прав доступа к тем или иным документам облегчит работу с электронными документами даже в очень небольшой организации. Кроме того, осуществив эту работу сегодня, завтра компании будет проще перейти к электронному документообороту. А завтра наступит, и возможно быстрее, чем можно предполагать.

Потому что при работе с электронными документами, и многие руководители уже сегодня понимают это. Соблюдать инструкцию в СЭД намного проще, чем в случае с бумажным делопроизводством, т.

к. в систему можно заложить многие правила, которые будет контролировать сама система. А это – время. Время, которое освободится для других рабочих вопросов.

Методические рекомендации по работе с программным сервисом межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело» «Мобильный кабинет руководителя»

Максимальное количество папок – 8 штук.Папка «Входящие документы» – в данную папку попадают регистрационные карточки (далее – РК) (вид «Входящие», «Исходящие», «Обращения граждан»), в которых был создан проект резолюции для рассмотрения и утверждения руководителем.

Папка «Срочно» – в папку попадают РК (вид «Входящие», «Исходящие», «Обращения граждан»), в которых был создан проект резолюции для рассмотрения и утверждения руководителем, а также проекты документов на согласование/утверждение.

Папка «Исполнение поручений» – в папку попадают исходящие документы, которые созданы в ответ на какой-либо документ, поручение (при создании и регистрации такого документа используется определенный вид связки – Исполнено — Во исполнение).

Папка «Проекты НПД» – в папку попадают проекты нормативно — правовых документов, которые необходимо согласовать/утвердить.Папка «Исходящие документы» – в папку попадают

Мсэд московской области инструкция пользователя

Губернатора Московской области, заместителя Председателя Правительства Московской области — руководителя Администрации Губернатора Московской области осуществляются Управлением, а исходящих писем в части обращений граждан — Управлением по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Губернатора Московской области.

Руководитель, уполномоченный на право подписи, подписывает и согласовывает документ электронной подписью.

Резолюция — реквизит, состоящий из надписи на документе или на специальном бланке для поручений, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение может включать фамилии инициалы исполнителей поручения, содержание поручения, срок его исполнения, подпись автора резолюции и дату подписания.

Создание резолюции и закрытие документа отметкой об исполнении. Оригинал документа передается адресату в соответствии с направлением.

Проект документа автоматически направляется на доработку исполнителю.

Обучение МСЭД

ЗНАКИ»» ПДД Запрещающие знаки»» ПДД Знаки приоритета»» ПДД Информационные знаки»» Знаки сервиса»» Предписывающие знаки»» Предупреждающие знаки»» Учебная форма»» Браслеты светоотражающие для пешеходов»» Наклейки светоотражающие для пешеходов»» Подвески светоотражающие для пешеходов»» ПДД. ПЛАКАТЫ»» ПДД. СТЕНДЫ»» ПДД. Учебное оборудование» Дошкольное обучение УЧЕБНОЕ ОБОРУДОВАНИЕ ДЛЯ АВТОШКОЛ» ТРЕНАЖЕРЫ-МАНЕКЕНЫ ЕЛКИ ИСКУССТВЕННЫЕ , НОВОГОДНЯЯ ДЕКОРАЦИЯ» ИСКУССТВЕННЫЕ ЕЛКИ» НОВОГОДНИЕ МЕШКИ И АКСЕССУАРЫ ДЛЯ ДЕДА МОРОЗА » ЦВЕТНАЯ МИШУРА» НОВОГОДНИЕ ШАРЫ ПЛАСТИК» НОВОГОДНИЕ МЯГКО-НАБИВНЫЕ АКСЕССУАРЫ ЖАЛЮЗИ» ЖАЛЮЗИ НА ПЛАСТИКОВЫЕ ОКНА » ВЕРТИКАЛЬНЫЕ ЖАЛЮЗИ» ГОРИЗОНТАЛЬНЫЕ ЖАЛЮЗИ» РУЛОННЫЕ ШТОРЫ ВЕШАЛКИ НАПОЛЬНЫЕ И НАСТЕННЫЕ КОВРЫ, КОВРОЛИНЫ, РЕЗИНОВЫЕ ПОКРЫТИЯ» КОВРЫ и КОВРОЛИН» ГРЯЗЕЗАЩИТНЫЕ И БЕЗОПАСНЫЕ ПОКРЫТИЯ» МЯГКИЕ ПОЛЫ

О вводе в промышленную эксплуатацию межведомственной системы электронного документооборота Московской области (с изменениями на 16 мая 2016 года)

Возложить на Министерство государственного управления, информационных технологий и связи Московской области организацию мероприятий по сопровождению межведомственной системы электронного документооборота Московской области.4.

Настоящее Положение регулирует процесс создания и обмена электронными документами между центральными исполнительными органами государственной власти Московской области, государственными органами Московской области (далее — ведомства) в межведомственной системе электронного документооборота Московской области (далее — МСЭД).1.2.

Система межведомственного электронного документооборота органов власти

Под взаимодействием СЭД понимается обмен электронными сообщениями, содержащими:

  1. уведомления — информацию о ходе рассмотрения и исполнения документов получателями.
  2. документы – метаданные (реквизиты) документов и их файлы,

Цель создания и использования МЭДО — повышение эффективности управления в органах государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга хода рассмотрения и исполнения документов.

Организатором МЭДО является Федеральная служба охраны Российской Федерации (ФСО России). В этом качестве ФСО России реализует организационное и методическое обеспечение МЭДО; ведение адресных справочников МЭДО; создание и эксплуатацию технико-технологической инфраструктуры и обеспечивает информационную безопасность МЭДО.

Основной принцип МЭДО — интеграция

Мсэд — межведомственная система электронного документооборота московской области

Для первичного подключения организации к Межведомственной системе электронного документооборота Московской области (далее — МСЭД) необходимо: 1) Направить в адрес Министерства государственного управления, информационных технологий и связи Московской области официальное письмо за подписью руководителя организации с просьбой о подключении с указанием контактных данных (ФИО, телефон, адрес электронной почты) должностного лица в организации, ответственного за выдачу паролей пользователям. 2) Приложить к письму заявку, заполненную по форме, размещенную , с данными о подключаемых пользователях (файл в формате Excel). 3) Направить скан-копию зарегистрированного письма и заявки в формате Excel на адрес электронной почты Службы технической поддержки МСЭД ().

Для последующего подключения (отключения) пользователей или изменения прав пользователей необходимо: 1) Направить по системе МСЭД в адрес Службы технической поддержки письмо за подписью руководителя организации с просьбой о выполнении необходимых изменений.

2) Приложить к письму заявку, заполненную по форме, размещенной по ссылке «Служба технической поддержки» в МСЭД, вкладка «Документация и программы», «Дополнительные справочные материалы», документ: «Формы заявок» (подробная инструкция в Приложении №1).

Срок подключения новой организации (новых пользователей) к МСЭД — 2 рабочих дня.

В случае некорректного заполнения заявки срок может быть увеличен на время уточнения информации.

По вопросам заполнения заявок просьба обращаться в Службу технической поддержки МСЭД по телефону: 8 (498) 602-83-29, 8 (499) 110-57-12 или по электронной почте: .

Мсэд московской области – vpn.mosreg.ru

Органы власти, подведомственные им учреждения и предприятия Подмосковья, пользуются Межведомственной системой электронного документооборота региона. Эта система успешно работает с 2013 года, предоставляя свой функционал и необходимый объем информации десяткам тысяч ее пользователей, обеспечивая нормальное функционирование органов местной власти, их эффективное управление областью.

Плюсы внедрения программы МСЭД для казенных, бюджетных, унитарных предприятий и отдельных пользователей:

  1. надежная защита от злоумышленников;
  2. нет затрат на собственных сисадминов, сервера.
  3. автоматизация, увеличивающая скорость и оперативность работы с документацией, обращениями, указаниями и приказами;
  4. исключение потери данных;

Вход в систему электронного документооборота происходит по паролю и логину.

Практика применения межведомственной системы электронного документооборота Московской области (МСЭД)

/ / / В целях развития у слушателей представления о системе МСЭД и ее роли в процессе управления документами организации, а также навыков практической работы в данной системе, Образовательный центр ЭЛАР разработал семинар «Практика применения межведомственной системы электронного документооборота Московской области». Обучающий семинар организован для специалистов, работающих в межведомственной системе электронного документооборота Московской области: руководители, помощники руководителей, пользователи и контролеры.

Семинар проводят эксперты в области разработки и внедрения МСЭД, обладающие уникальными знаниями функциональных, технических, качественных и эксплуатационных характеристик данной системы. Общий обзор Межведомственной системы электронного документооборота

Об основных мероприятиях по развитию межведомственной системы электронного документооборота Московской области (с изменениями на 7 августа 2015 года)

(с изменениями на 7 августа 2015 года)____________________________________________________________________ Документ с изменениями, внесенными: (Официальный сайт Правительства Московской области www.mosreg.ru, 07.08.2015).

Установить, что функции методологического обеспечения МСЭД, обобщения и анализа требований пользователей МСЭД по разработке новых функциональных возможностей МСЭД, а также обеспечения соблюдения правил делопроизводства и документооборота участниками МСЭД выполняет Администрация Губернатора Московской области.3.

Межведомственная система электронного документооборота Московской области переведена на PostgreSQL – Мингосуправления

Межведомственная система электронного документооборота Московской области переведена на PostgreSQL, сообщает пресс-служба Министерства государственного управления, информационных технологий и связи Московской области.

С момента внедрения (конец 2013 года) МСЭД получила широкое распространение в региональных и муниципальных органах власти, а также их подведомственных учреждениях (общее количество организаций, подключенных к МСЭД, составляет более 6 тысяч).

Как отметил министр государственного управления, информационных технологий

Мсэд настройка рабочего места

Мсэд в дс как в ней работать

Органы власти, подведомственные им учреждения и предприятия Подмосковья, пользуются Межведомственной системой электронного документооборота региона. Эта система успешно работает с 2013 года, предоставляя свой функционал и необходимый объем информации десяткам тысяч ее пользователей, обеспечивая нормальное функционирование органов местной власти, их эффективное управление областью.

Преимущества

Плюсы внедрения программы МСЭД для казенных, бюджетных, унитарных предприятий и отдельных пользователей:

  • автоматизация, увеличивающая скорость и оперативность работы с документацией, обращениями, указаниями и приказами;
  • исключение потери данных;
  • надежная защита от злоумышленников;
  • нет затрат на собственных сисадминов, сервера.

Подключение к межведомственной системе

Вход в систему электронного документооборота происходит по паролю и логину. Чтобы сотрудники государственных, муниципальных организаций могли получить возможность авторизации в МСЭД, необходимо подать заявку на подключение. Она оформляется в электронном виде, с помощью офисной программы работ с таблицами — «Microsoft Office Excel».

При первом подключение надо оформить и отправить по адресатам:

  1. В профильный орган исполнительной власти региона (mits@mosreg.ru):
  • письменное обращение от руководства учреждения, в котором указать персональные данные работника, ответственного за передачу паролей сотрудникам – пользователям МСЭД;
  • заявку.
  1. Сотрудникам поддержки (msed_support@mosreg.ru):

При заполнении всех документов без ошибок, процедура интегрирования пользовательских устройств учреждения в систему, без учета выходных и праздничных дней, занимает около 2-х суток.

Форма и содержание заявки

Важно знать и помнить! Никаких отклонений составленной заявки от шаблона, утвержденного Министерством информационных технологий и связи, не допускается.

В документе на подключение указывается:

  • сокращенное и полное название организации, которая хочет работать в системе;
  • фамилии, имена, отчества отправителя и получателя заявки;
  • структурное подразделение, должность, контакты ответственного лица заявителя;
  • категория и права пользователя.

Внимание! Перед отправкой документа, надо обязательно проверить правильное склонение фамилий, которые будут введены в систему электронного документооборота так, как они будут указаны в заявке.

Правила оформления

Требования к оформлению электронного официального заявления:

  1. Обязательное заполнение всех полей.
  2. Изменение положения столбцов, их объединение (удаление), переименование не допускается.

Важно! Консультации и ответы на неясные вопросы по МСЭД можно получить, позвонив по контактному телефону: +7 (498) 602-83-29, написав письменное обращение: msed_support@mosreg.ru.

VPN-соединение

В МСЭД реализована технология «Virtual Private Network», которая позволяет обеспечить обособленную логическую сеть системы. Для установления соединения по VPN, необходимо следовать установленному алгоритму действий, разработанной службой технической поддержки.

Подключение

Согласно этой инструкции, необходимо:

Внимание! Если установка не произошла автоматически, то операция проводится в ручном режиме.

  1. После установления VPN-клиента, на панели задач в «системном трее» появляется новая пиктограмма — изображение навесного замка на фоне земного шара.

Запуск

Чтобы запустить VPN-клиент для «туннельный» работы в МСЭД надо:

  1. В области уведомлений щелкнуть по значку клиента.
  2. Щелкнуть по кнопке «Connect».

Теперь пользователь может входить в МСЭД после ввода наименования учреждения где он работает, своей фамилии и пароля.

Внимание! При трудностях подключения VPN-соединения, надо позвонить по телефону: +7(498) 602-26-62 или написать письмо на электронную почту: support@mosreg.ru.

Контакты

Официальный сайт: vpn.mosreg.ru

Телефон службы поддержки: +7(498) 602-26-62

Источник

Регламент использования Межведомственной системы электронного документооборота Московской области в опытном режиме в деятельности центральных исполнительных органов государственной власти Московской области и государственных органов Московской области

использования Межведомственной системы электронного документооборота Московской области в опытном режиме в деятельности центральных исполнительных органов государственной власти Московской области и государственных органов Московской области

1.1.

Действие настоящего Регламента использования Межведомственной системы электронного документооборота Московской области в опытном режиме в деятельности центральных исполнительных органов государственной власти Московской области и государственных органов Московской области (далее – Регламент) распространяется на исполнительные органы государственной власти Московской области, государственные органы Московской области (далее ведомства).

1.2. Настоящий Регламент регулирует процесс создания и обмена электронными документами между исполнительными органами государственной власти Московской области, государственными органами Московской области (ведомствами).

1.3. Положения настоящего Регламента распространяются на организацию работы с документами, утвержденную инструкциями по делопроизводству ведомств, включая подготовку документов, регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, учет и контроль исполнения и т. д., осуществляемую с помощью Межведомственной системы электронного документооборота (далее МСЭД).

1.4. В зависимости от наличия подключенных к МСЭД рабочих мест в ведомстве, ведомства делятся на две группы:

1) МСЭД внедрена в ведомстве по полной схеме – подключены работники ведомства до уровня исполнителей, автоматизированы все процессы документационного обеспечения управления в ведомстве;

2) МСЭД внедрена в ведомстве по абонентской схеме – в ведомстве установлены абонентские места МСЭД для получения и отправки документов с использованием МСЭД и доведения документов до сведения руководителей ведомств (рабочие места в Службе документационного обеспечения управления ведомства, руководителей ведомства и, в отдельных случаях, помощников руководителей).

2. Применение терминов, их определения и сокращения

Адресат — государственные органы, их структурные подразделения, организации, должностные или физические лица, которым адресован документ.

Бумажная копия электронного документа – документ, полученный посредством распечатки электронного документа, при необходимости заверенный лицом, обладающим полномочиями на заверение электронных документов.

Ведомства – центральные исполнительные органы государственной власти Московской области, государственные органы Московской области.

МСЭД — Межведомственная система электронного документооборота — система автоматизации делопроизводства и документооборота, включающая системное и прикладное программное обеспечение.

МЭДО – Система межведомственного электронного документооборота — федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота.

Оригинал (подлинник) — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке на бумажном носителе.

Персональные данные — информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации, физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, и другая информация.

Подписант — лицо, уполномоченное подписывать служебные документы.

Подразделение – структурное подразделение ведомства.

Резолюция – поручение исполнителю, которое оформляется соответствующим должностным лицом.

РК — Регистрационная карточка документа — экранная форма, в полях которой содержится вся информация по документу: атрибуты документа (метаданные), содержательная часть документа, данные о движении и исполнении документа (направления и резолюции).

Служба ДОУ – структурное подразделение ведомства, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях ведомства.

УДО — подразделение, к ведению которого относятся вопросы документационного обеспечения, входящее в состав Администрации Губернатора Московской области.

Электронный документ — информация в электронной форме, подписанная электронной подписью[1].

Электронный документооборот – процесс создания электронных документов, обмена ими между исполнительными органами государственной власти Московской области, государственными органами Московской области (ведомствами) в рамках МСЭД.

Электронная копия документа – электронный документ, полученный путем сканирования оригинала (подлинника) документа.

Электронная подпись (ЭП) – подпись посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом;

Электронный текстовый образ — создаваемый в МСЭД образ документа c приложениями в формате WORD, EXCEL, PDF, JPG, который существует в совокупности с регистрационной карточкой (РК) документа.

3. Общие правила подготовки и передачи документов с использованием МСЭД

3.1. В процессе подготовки документов должны соблюдаться общие требования оформления служебных документов в центральных исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области и настоящий Регламент.

3.2. При наличии электронного документооборота в ведомства могут поступать документы на бумажном носителе (оригиналы), создаваться бумажные копии электронных документов, и подлежать хранению документы на бумажном носителе.

В МСЭД создаются, обрабатываются, хранятся документы, составляющие бумажный и электронный документооборот.

3.3. Электронный документ (электронный текстовый образ документа) должен быть оформлен в соответствии с общими правилами делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

Межведомственный электронный документооборот

Мсэд в дс как в ней работать

Астрал

Документооборот

Межведомственная система электронного документооборота (далее МСЭД) представляет собой автоматизированную систему документооборота и делопроизводства, включающую в себя прикладное программное и системное обеспечение. Реализация МСЭД затрагивает все государственные структуры исполнительной власти Московской области.

Основной целью МЭДО является увеличение качественных показателей управления в госорганах, достигаемое благодаря снижению временных затрат на обмен, обработку и контроль документооборота среди госструктур, отделов и организаций.

Главенствующую роль в реализации, внедрении и исполнении МСЭД в России играет Федеральная служба охраны Российской Федерации (далее ФСО России).

Базисные задачи по организации, внедрению и обеспечению работы МСЭД:

  • Формирование и применение всех технических и технологических баз.
  • Актуальная защита хранимой и передаваемой информации.
  • Ведение адресных информационных баз данных.
  • Координационная и организационная поддержка.
  • Методическая помощь пользователям.

Технико-организационные решения и основы при реализации

Основной принцип МЭДО — связка СЭД-аккаунта с почтой с целью обмена информацией.

На что обратить внимание при разворачивании МЭДО:

  • Соответствие параметров между разными МЭДО-аккаунтами.
  • Их согласование с Минкомсвязи и ФСО.
  • Проведение документооборота через специальные адаптеры (шлюзы), сохраняющие данные на время передачи.

Все аккаунты МЭДО имеют персонифицированные комплексы СЭД, входящие в общую сеть. Они:

  • принимают и меняют формат МЭДО в формат СЭД;
  • обрабатывают формат СЭД в формат МЭДО.

Технические и организационные возможности для организаций

Основным функциональным базисом МЭДО является информационная поддержка и взаимодействие, обеспечивающие непрерывный электронный документооборот, защищенный усиленными индивидуальными цифровыми подписями. Официальным форматом обмена является PDF/A.

Практическая реализация документооборота выглядит следующим образом

  • Пользователь отдельной СЭД формирует информационный пакет, заверенный одной либо большим количеством электронных подписей.
  • Данный пакет, обладающий собственными регистрационными данными, отправляется адресату в формате сообщения для МЭДО.
  • Полученный информационный пакет проверяется на соответствие электронной подписи и документа гостребованиям, после чего производится регистрация в собственной СЭД.

Для обмена официальной документацией необходимо:

  • обзавестись личным идентификатором и индивидуальным адресом через заявление в ФСО РФ;
  • иметь в наличии индивидуальную СЭД с сопутствующей технической инфраструктурой для дальнейшего подключения к МЭДО;
  • обладать специальным адаптером для подключения к МЭДО.

В связи с ростом популярности электронного документооборота, многие организации начинают производить документооборот между ведомствами через интернет.

МЭДО является федеральной информационной системой, разработанной специально для обмена документами между различными госструктурами и их подразделениями (участниками СЭД).

Чтобы подключиться к МЭДО, необходимо оцифровать и интегрировать в общую систему документооборот организации. Все оцифрованные документы СЭД должны подтверждаться квалифицированными или усиленными цифровыми подписями (ЭЦП).

На первоначальном этапе объем работ достаточно значительный, но дальнейшее применение электронного документооборота значительно снижает трудоёмкость.

Подключение и базовое использование МЭДО

  • Организационно-технический этап подключения.
  • Для входа в число участников МЭДО необходимо обратиться в ФСО. Организация попадает в базу системы, а подключение происходит через специальные каналы связи. Становясь частью единого информационного пространства, у организации появляются возможности для цифрового документооборота между всеми федеральными органами власти.Также необходимо закупить необходимое оборудование, с помощью которого можно подключить СЭД к шлюзу МЭДО по специальному каналу с защитой.Работу обычно выполняет технический руководитель или уполномоченный сотрудник организации, отвечающий за подключение. Возникновение трудностей на данном этапе практически невозможно.

  • Создание модуля и адаптация к его работе.
  • Модуль (адаптер) предназначен для автоматизации и ускорения процесса обмена документами с участниками, подключенными к единой системе оборота документов с использованием СЭД.При взаимодействии с МЭДО можно использовать простой интерфейс, а также обеспечить безопасность и надёжность документооборота. Основная задача — сохранить автоматизированные процессы, используемые в компании до введения электронного документооборота.При интеграции и адаптации могут возникнуть определённые трудности. С ними столкнулись многие организации при начале работы на платформе Docsvision.Оказалось, что не так просто получить готовый пакет документации по внедрению МЭДО, xml-описание и использовать их для дальнейшей работы в СЭД. Подготовка файлов, создание стандартного описания и отправка документы в МЭДО также не должна была вызывать трудностей, однако выяснилось много тонкостей при работе с полученными документами и их дальнейшей отправкой.

Особенности отправляемых документов

Как понять, можно ли отправить документ по МЭДО? Если в вашей организации есть специалист или отдел, занимающийся интеграцией, стоит обратиться туда. Специалисты знакомы с нюансами оформления документации и подключения контрагентов к МЭДО, а также заранее проходят обучение и инструктаж.

При отсутствии в организации таких специалистов стоит обратить внимание на рекомендации для выбора вида доставки документации в МЭДО.

Специальный код участника обмена также определяет возможность отправки документации по МЭДО. Данные коды должны быть внесены в справочник контрагентов СЭД организации.

Если адресат является участником обмена по МЭДО, в диалоговом окне отобразится оптимальный вид доставки документации.

Преимущества использования МЭДО

  • полная автоматизация взаимодействия по единым государственным правилам;
  • возможность проводить работу с СЭД удалённо, через интернет;
  • возможность сохранения документации в архиве в электронном виде.

Оформление документов при работе в МЭДО

Для успешной отправки документов через системы электронного документооборота необходимо соблюсти ряд обязательных к исполнению правил. Они отображаются в информационном блоке и представляют собой пошаговое руководство к действию:

  1. Согласовать документ. Для этого все отдельные правки требуется собрать в одном файле.

  2. Не использовать в названии кириллицу и специальные символы. Разрешается использование букв от А до Z (строчные и прописные), цифр и нижнего подчёркивания.

  3. Конвертировать файл в формат PDF/A-1.

  4. Это одно из важнейших условий. Если файл будет изначально отправлен утверждающему лицу и подписан, к примеру, в формате DOCX, а после конвертирован в формат PDF, электронная подпись станет недействительной из-за смены структуры файла. Поэтому заранее установите на ваше рабочее место быстрый конвертер формата файлов.

  5. Проверить главный файл при его отправке на соответствие формата. Методические рекомендации советуют для этого воспользоваться предустановленной утилитой veraPDF.

  6. Нанести регистрационный штамп и отметки ЭП.

После того как документ подписан и утверждён руководителем, его необходимо зарегистрировать. Для этого специальный мастер нанесения штампов наносит на файл отметки о подписи и регистрирует файл в системе. По этому номеру документ можно будет легко идентифицировать в базе.

Штамп регистрации наносится на документ таким образом, чтобы не вносить изменения в главный файл. Система создаёт дополнительные PNG файлы с информацией и файлы визуализации электронного штампа. СЭД сохраняет место их размещения для дальнейшей идентификации.

После регистрации главного файла в системе и нанесения штампа на документ оформление считается законченным, файл готов к отправке.

Вышеперечисленные требования к оформлению документов регламентируются последней версией МЭДО 2.7. Это, во-первых, приводит к единообразию оформленных и отправляемых файлов, а во-вторых, со временем форматы ранних версий устаревают и могут быть не приняты к работе: при попытке отправить документ система попросит вас обновить программное обеспечение до более поздней версии.

Проверка УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи)

Основное условие отправки документов через МЭДО 2.7 — наличие на главном файле действующей усиленной квалифицированной электронной подписи актуальной версии.

Существует три степени проверки легитимности подписи в СЭД:

  1. Проверка у утверждающего документ лица наличия и актуальности УКЭП. Если УКЭП не существует или она просрочена, система предупредит об этом и оставит решение за вами: отправлять документ настоящему получателю или выбрать другое утверждающее лицо.

  2. Проверка наличия и актуальности УКЭП у утверждающего лица. Если при подписании файла выяснится, что электронная подпись неквалифицированная, то процедура подписи будет отклонена, а утверждающему лицу СЭД предложит оформить требуемый формат сертификата электронной подписи.

  3. Проверка УКЭП перед окончательной отправкой документа. Если во время процедуры отправки системой будет выяснено, что файл подписан неквалифицированной версией электронной подписи, то СЭД уведомит пользователя, что отправить такой файл через МЭДО не представляется возможным. Документ необходимо переподписать УКЭП.

Если все три ступени проверки УКЭП успешно пройдены, СЭД уведомит вас об отправке документа.

Как получить ЭЦП для МСЭД

Для системы МСЭД подходит Квалифицированная электронная подпись. Получить ее вы можете в нашем Сертифицированном Удостоверяющем центре “Калуга Астрал”. Если вам требуется информация, как заказать ЭЦП МЭДО, обратитесь к нашим специалистам за помощью.

Астрал

Инструкция по электронному документообороту. Пишем вместе

А завтра наступит, и возможно быстрее, чем можно предполагать.

Потому что при работе с электронными документами, и многие руководители уже сегодня понимают это. Соблюдать инструкцию в СЭД намного проще, чем в случае с бумажным делопроизводством, т.

к. в систему можно заложить многие правила, которые будет контролировать сама система. А это – время. Время, которое освободится для других рабочих вопросов.

Разработка инструкции по электронному документообороту должна проводиться при взаимодействии службы документационного обеспечения и администраторов СЭД.

Будь в законе
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: