Коммерческий счет фактура это

Что такое инвойс простыми словами и зачем он нужен?

статьи:

Внешнеэкономическая деятельность, международные грузоперевозки требуют определенных знаний и умения свободно ориентироваться в узкоспециализированных видах документов, одними из которых являются инвойс и проформа-инвойс. В российской коммерческой практике эти понятия используются редко, однако для совершения торговых операций с другими странами нужно знать предназначение, суть и правила оформления данного вида документов.

Что такое инвойс?

Если объяснить суть слова простыми словами – это счет (с англ. invoice), выставленный продавцом (поставщиком, экспортером) покупателю на оплату каких-либо товаров. Инвойс является обязательным документом для таможенных сборов и НДС, так как подтверждает стоимость декларируемого товара, указанную в договоре.

Кроме этого назначения, коммерческий инвойс может выступать в качестве накладной к товару, а также служить удостоверением его происхождения. Инвойс, выставленный продавцом, свидетельствует об обязательстве покупателя оплатить товар в соответствии с условиями, указанными в договоре.

(Это не касается случаев поставок по предоплате).

Коммерческий инвойс – обязательный документ для прохождения таможни: без него перевозимый товар не растаможат. Инвойс выписывается экспортером одновременно с отгрузкой товара и направляется покупателю. Главные особенности документа следующие:

• оформляется продавцом и передается покупателю;
• указываются подробные характеристики качества товара, происхождения, его количество и другие особенности, условия поставки;
• обязательно вносится полная стоимость партии товара и реквизиты его владельца.

Виды инвойсов

Инвойс – общее название счета, предъявляемого продавцом покупателю. Наиболее распространены счета двух типов – коммерческий инвойс (инвойс-фактура) и проформа-инвойс.

• Коммерческий инвойс (инвойс-фактура) – вид товаросопроводительного документа, по которому фактически происходит оплата товара. Является обязательным для заполнения экспортной декларации и таможенной очистки товара, переправляемого через границу.
• Инвойс-проформа – предварительный счет на оплату, выписываемый поставщиком. После утверждения суммы оформляется окончательный счет – коммерческий инвойс.

Что такое проформа-инвойс?

Проформа-инвойс (англ. proforma invoice) – документ, который содержит предварительные данные о поставляемом товаре – например, о его количестве или цене, и является основанием для выписки окончательного счета – коммерческого инвойса.

Проформа-инвойс обычно выписывается, если товар поставляется по частичной предоплате или безвозмездно (гуманитарная помощь, для участия в выставках, акциях, аукционах и др.

) Проформа-инвойс может быть оформлен на отгруженный, но еще не реализованный товар, и наоборот.

Отличие проформы-инвойса от окончательного варианта инвойса-фактуры заключается в том, что некоторые данные в первом документе не являются окончательными и могут еще быть изменены до окончательного согласования поставки. Например, это может касаться количества товара или разновидностей его моделей.

После уточнения всех данных на основе содержания оставляется инвойс, который и является окончательным товаросопроводительным документом.

Продавец (поставщик) должен заполнить инвойс, который должен содержать следующую информацию:

• дату составления и номер инвойса;
• реквизиты (наименование, адрес) отправителя (продавца);
• реквизиты получателя (покупателя);
• сведения о контракте (номер и дата заключения);
• название продукции, описание каждого вида (модель, артикул);
• количество единиц/веса товара;
• цену за единицу груза;
• общую стоимость товара;
• код ТН ВЭД груза;
• общую стоимость всей партии отправляемого товара – сумму инвойса;
• данные о стране-производителе, стране-экспортере (если она не является производителем);
• страну-получателя;
• цель экспорта товара;
• НДС (может не упоминаться, если налог нулевой);
• условия поставки соответственно Инкотермс.

Пожалуйста, помогите сделать эту статью лучше. Ответьте всего на 3 вопроса.

Образцы инвойсов на русском и английском

Чтобы получить оплату по инвойсу, важно правильно заполнить товаросопроводительный документ. Образцы заполнения инвойсов в различных вариантах вы можете бесплатно скачать на нашем сайте.

Инвойс на русском и английском

Инвойс на английском

Заполненный образец

Инвойс в формате Excel

Проформа инвойс

Как правильно заполнять инвойс

За время международной коммерческой деятельности сложились определенные требования к оформлению этого вида документа, которым нужно следовать. Если есть сомнения в корректности заполнения инвойса, лучше не полагаться на свои силы и обратиться к услугам специалиста в этом вопросе.

1. Коммерческий инвойс оформляется на стандартном листе А 4, но предпочтительнее – на специальном фирменном бланке поставщика: это удобнее, так как лист уже содержит все необходимые реквизиты продавца.
2. Документ может заполняться как от руки, так и в печатном варианте.
3. Заверяется инвойс только личной подписью лица, ответственного за отправление товара.
4. Несмотря на пометку о необходимости печати, она не обязательна: юридические лица освобождены от необходимости использовать в своей деятельности печати или штампы с 2016 года.
5. Сумма инвойса обычно выражается в валюте, указанной в контракте. Иначе обязательно указывается, по какому курсу (указать дату перевода) будет проведена конвертация.
6. Документ заполняется на языке, понятном для обеих сторон сделки, чаще всего – на английском. Таможня РФ принимает документы, оформленные на русском языке, поэтому потребуется его перевод. Сейчас успешно используется практика двуязычного заполнения документа – на языках поставщика и получателя, разделенного на две колонки.
7. Если товар отправляется не с коммерческой целью, обязательно указывается причина его перемещения. Например «Товар не для коммерции. Оплаты не требуется» или «Замена брака. Стоимость указана только для таможенного оформления» и др.
8. Если страховка и транспортировка оплачивается отправителем, их стоимость указывается в инвойсе отдельной строкой.
9. Инвойс заполняется в 6 экземплярах: 1 оригинал и 5 копий, которые хранятся в кармане для авиатранспортных отправлений вместе с накладной AWB. Одна из копий кладется в отправленный груз.

Правила описания товаров

Описание каждой позиции товара должна включать определенный перечень информации, от полноты которой зависит время прохождения грузом таможенного контроля и в результате – соблюдение сроков поставки посылки. В этой части инвойса нужно указать:

• наименование продукции;
• сферу применения товара;
• серийные номера, тарифный номер (при их наличии);
• материал изготовления;
• количество единиц продукции;
• тип упаковки товара;
• вес;
• объем, площадь, количество мест, занимаемые грузом;
• единицы измерения (кг, л, шт. и др.);
• цена единицы товара;
• общая стоимость груза.

Особые требования к некоторым товарам

К описаниям некоторых групп товаров предъявляются особые, дополнительные требования. Помимо общей информации, описания такой продукции должны содержать дополнительные сведения.

Подарки

• Описание пополняется формулировкой Unsolicited gift;
• Характеристики и стоимость всех изделий.

Часы

• Указать стоимость составляющих: корпуса, натуральных камней (при их наличии), гальванических и подвижных элементов отдельно.

Химические вещества

• Указание лишь названия недостаточно: полное описание нужно для возможности классификации (например, «порошок стиральный, автомат»).
• Должна быть запись следующего содержания: «Заявляю, что все хим. вещества в отправлении не подлежат контролю, согласно нормамTSCA».

Изделия из текстиля

• Состав ткани в процентах: шерсть – 50%, лен – 40% и т.д.
• Вид переплетения нити: вязаное, тканое изделие.
• Для кого предназначается – мужское, женское, детское.
• Образцы должны помечаться таким образом: MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE.

Биологические образцы

• Происхождение: животное, человеческое и др.
• Причина отправки (проведение эксперимента, тестирования).
• Способ, используемый для транспортировки: заморозка, сухой лед и др.
• Сроки хранения образца.
• К инвойсу прикрепляется копия разрешения на экспорт/импорт и номер разрешения.

Перед отправкой груза следует тщательно проверить, чтобы все необходимые данные были внесены в коммерческий инвойс, а также наличие достаточного количества копий документа. Недостаток знаний оформления приводит к серьезным проблемам с оплатой инвойса.

Пожалуйста, помогите сделать эту статью лучше. Ответьте всего на 3 вопроса.

#ФОРМА#Поможем с заполнением инвойса#

Перемещение грузов через границу требует прохождения таможенных процедур. Процесс отличается сложностью, имеет множество организационных и правовых нюансов, поэтому заниматься этим самостоятельно нерационально.

https://www.youtube.com/watch?v=zY_Ukq_sK2w

Таможенная процедура ввоза иностранных товаров на территорию России на ограниченный разрешенный период называется временный ввоз товаров (допуск).

Счет-фактура: что это такое, для чего она нужна в бухгалтерии, что подтверждает и отражает — функции и виды

В статье разберем, что это за документ – счет-фактура и что она отражает, для чего используется и кому пригодится в работе предприятия. Без нее не получится подтвердить, что продукция была доставлена в полном объеме и к поставщику нет претензий.

У этой бумаги есть четко обозначенная структура, от которой нельзя отступать, иначе она перестанет иметь юридическую силу. Также документ важен для совершения сделки, поэтому очень важно все составить правильно.

Сейчас есть множество программ, которые помогают автоматически создавать и даже заполнять поля для этой документации. Бухгалтерам остается только проверить корректность и подписать.

Что такое счет-фактура, для чего необходима и кому она остается – образец

Это документ, который находится у бухгалтеров. Он подтверждает, что товары были действительно отгружены покупателю или были оказаны услуги, там же прописывается стоимость продукции.

Эта бумага отправляется покупающей стороне одновременно с высылаемой на продажу партией либо по почте. Еще один вариант – выставляется после того, как были приняты продукты или услуги.

Важно соблюдать формат, в котором будет создана и предложена счет-фактура. Он утвержден постановлением Правительства, поэтому нельзя менять местами поля или создавать свои варианты написания, даже если они будут закреплены уставом и приказом директора предприятия.

Что подтверждает

Когда проходит сделка, эта бумага нужна, чтобы закрепить момент, когда товар был по факту передан покупателю либо были выполнены услуги. Это реальное подтверждение, с которым можно ознакомиться и принять к сведению, а также включить в качестве первичной документации в бухгалтерии.

Виды счет-фактуры, которые встречаются в бухгалтерии

Всего их два. Первым называют стандартную СФ. Ее создают в случае, когда отгрузили партию или выполнили работу, за которую теперь покупатель должен деньги. Она необходима, когда полностью оплачены изделия. Время на подготовку и отправку – 5 календарных дней с момента передачи. То же самое отдается, если продукция была возвращена поставщику обратно.

Второй тип – авансовый. Его следует подготовить в случае, если требуется или была зачислена на счет предоплата в счет будущих отправлений. Здесь не потребуется заполнять такие поля, как:

• грузоотправитель;
• получатель груза;
• объем товара или получаемых услуг;
• единицы, в которых будет все измеряться.

Но обязательно все, что позже понадобится для расчетов.

НДС

Когда сделка оплачивается, то продавец начисляет налог на добавленную стоимость. СФ будет рассматриваться в качестве подтверждения операции по оплате изделий, это регистрируется в специализированной книге. На основании полученной счет-фактуры будут заполнены соответствующие данные в декларации.

Если во всех бумагах нет ошибок и все сделано корректно, то покупатель получает возможность запросить налоговый вычет по данной статье.

Бывают ситуации, когда НДС не будет начисляться. Например, без этого обходятся предприниматели, которые трудятся по системе УСН. Но довольно часто, не глядя на эти обстоятельства, покупающая сторона просит, чтобы ему выдали СФ, даже если в нем не будет прописан НДС.

Конечно, это не обязательство, которое должен выполнить продавец. Но обычно они идут навстречу и оформляют СФ. Единственная особенность – в документе сразу прописывают, что покупка была без налога на добавленную стоимость. Соответственно, эта строчка в бланке останется пустой.

Важный нюанс – если продающая сторона не является плательщиком НДС, то ей нельзя ставить в этом поле 0%. Это отдельная категория предприятий, к которой неплательщики не относятся. Даже 0% является реальной ставкой, на которую эти фирмы не имеют права. Если необходимо что-то вписать, то лучше указать «Без НДС». Это будет правдой и не сделает документ недействительным в отличие от 0%.

Если же вписать несоответствующие данные, то для получателя бумаги это станет проблемой. Проверяющие органы выписывают штраф или начисляют все стандартные 18-20%.

Спасибо!
Спасибо, ваша заявка принята.

Без каких реквизитов не обойтись

Все условия были прописаны в статье 169 Налогового Кодекса. Чтобы СФ приняли к учету и изучили, на ней должны быть определенные строчки:

• День, когда был составлен документ, и порядковый номер по факту создания. Число проставляется то, в которое происходила сделка. Нумерация любая, которая нравится продавцу. Главное – цифры должны идти по возрастанию и оставаться сквозными. Но если фирма нарушила систему и после 55 и 56 выдала СФ №22, то на налоговом вычете это никак не отразится.
• Название продающей организации, полный адрес и все важные идентификационные номера. Все должно быть корректным, без исправлений и ошибок, легко читаться и быть нормального шрифта. Сокращенный или полный вид нужно делать таким, чтобы он соответствовал учредительным документам и соответствовал уставу фирмы. Не обойтись и без почтового индекса.
• Аналогично все прописывается с покупающей стороны. Следует верно указать, где находится клиент, куда будет отгружаться партия. Эти строчки могут быть интересны налоговой службе.
• Получатель и отправитель груза, их адреса. Эта информация необходима при продаже продукции. Когда выполняются работы или оказывается услуга, то подобная строчка не нужна. При реализации товаров можно не заполнять полностью это поле. Но если написать все реквизиты, то ошибкой это не будет. Получателя нужно описывать полностью в соответствии с уставными документами. В этом случае не зависит, является ли покупатель грузополучателем или нет.
• Наименование продающихся изделий, единицы, в которых они измеряются. Нельзя допускать ошибки в этих полях. Важно корректно написать, в штуках считаются продукты, в килограммах или в литрах.
• Количество продукции, которая была продана или объем предоставленных услуг. В этой строчке прописывается, сколько в итоге деталей или арбузов было реализовано этому покупателю. От этой части зависит калькуляция и итоговая сумма.
• Цена или тариф. Считается за единицу измерения, если это возможно. Указывается без НДС или с его учетом в зависимости от того, что указано в договоре.
• Валюта бумаги. В чем все рассчитывается и будет производиться оплата. Пишется код, который значится в Общероссийском классификаторе. Это может быть рубль (643), доллар (840), евро (978) или любая другая официальная валюта.
• Полная стоимость проданной продукции. Обязательно внимательно высчитывается и указывается. Недопустимы ошибки и корректировки. Чаще документ составляется в электронном виде, и там все поля заполняются автоматически, поэтому риск ошибиться стремится к нулю.
• Налоговая ставка. Может быть 0%, 10% или 20% в зависимости от того, как работает фирма и что она продает. Если компания находится на упрощенке или полностью была освобождена от расчета и выплаты налога на добавленную стоимость по любым причинам, то в этой строке пишется «Без НДС». Мы выше уже разбирали, как это действует и почему рекомендуется корректно писать.
• Сумма исчисленного налога. Как правило, в программах считается автоматически, у бухгалтеров может рассчитаться и вручную.
• Полная стоимость за объем проданной продукции или услуг с учетом налога.
• Страна, в которой было все произведено и номер с таможенной декларации. Эта строчка актуальна только для товаров, которые были присланы из-за рубежа.

Упростить и оптимизировать бизнес-процессы можно с помощью специального ПО. На сайте «Клеверенс» вы найдете решения, подходящие для различных целей и задач. 

Для чего нужна такая бумага, как счет-фактура, в отделе закупок и в бухгалтерии

В первую очередь она понадобится, чтобы подтвердить исходящий НДС, когда будут продаваться услуги и изделия. А позже она пригодится, чтобы списать входящий налог на добавленную стоимость, в момент покупки. Она будет являться доказательством произошедшей сделки.

Когда регистрируется исходящая СФ, то ее вписывают в Книгу продаж. Когда входящая – от продавца – то в Книгу покупок. В итоге данные в декларации будут заполняться на основании той информации, которая сформируется в этих документах.

Если переводится предоплата, а продукт поступит к покупателю позже, чем через 5 дней, то следует выписать авансовую СФ. Она подтвердит факт произошедшей сделки и будет доказывать покупающей стороне, что они приобрели изделия или услугу. Если в ней позже будут выявлены ошибки, то можно выписать дополнительную, корректировочную СФ.

Для бухгалтера это бумаги, которые помогают вести учет, подтверждают текущие хозяйственные операции и являются возможностью получить вычет.

Порядок заполнения счета-фактуры

Какие поля необходимо заполнять – мы рассмотрели выше. Теперь давайте пройдем по строкам:

• (1). Здесь будет дата и номер.
• (2), (2а), (2б), (6), (6а),(6б). Название, адреса, ИНН и КПП покупающей и продающей сторон. Все в соответствии с учредительными бумагами и уставом, даже, если это пишется в сокращенном виде.
• (3), (4). Наименование и почтовый адрес, которые указываются для получателя и отправителя груза. Для СФ, которая готовится на основе работ или услуг, ставится прочерк в этом поле.
• (5). Дата и номер, который был присвоен платежному документу в случае, если давали аванс. Когда он не выдавался или не был денежным, указывается прочерк.
• (7). Как называется валюта и ее код. Даже если компания всегда работала исключительно в рублях, в каждой СФ это пишется заново. Не должно быть двусмысленности или других вариантов.
• Таблица с графами. В 1 графе наименование реализуемых в данный момент продуктов и так, как оно было прописано в договоре или накладной.
• Графа 2, 2а, 3, 4. Код и обозначение того, в чем измеряется товар, объем, стоимость без НДС.
• Графа 6. Сумма акциза или фраза «без акциза» в зависимости от вида продукции.
• 7, 8. Размер налоговой ставки и сколько она составила в рублях и копейках, не округляется до целых чисел.
• 5, 9. Общая стоимость всего продаваемого. В первом случае без НДС, а во втором – уже с учетом начисленного налога. Прописывается два раза даже если компания работает без НДС.
• 10, 10а, 11. Необходимо заполнять только в случае, если фирма реализует или перепродает импортные товары.

В конце обязательно расписывается руководитель организации или его доверенный человек – обычно это бухгалтер. Ниже печать, которая заверяет корректность всех заполненных полей.

Можно ли составить электронно

Законы РФ разрешают выставлять и принимать такие варианты СФ. Главное, чтобы она была правильно составлена в соответствии со всеми правилами и передана через оператора документооборота в том формате, в котором это установил ФНС.

Для компаний этот вид бумаг является таким же юридически значимым, как и бумажная версия. Чтобы она стала официальным документом, достаточно подписать с помощью ЭЦП уполномоченные лица.

Журналы учета и книги

Это обязательные атрибуты функционирования любой организации. Каждый налогоплательщик обязан составлять СФ и вести данную документацию, когда операции подходят под налогообложение.

Так начисляется НДС в случаях реализации продукции, предоставления услуг или передачи имущественных прав. Продающая сторона должна зарегистрировать выписанную бумагу в специальной книге продаж. А покупающая – сделает аналогичную запись в своей, уже о покупках. Так она подтвердит право на получение вычета. Потом все эти суммы будут учтены в декларациях.

Все о счет-фактуре для отправителя продавца

Обязанность составлять и отправлять клиенту СФ прописана в НК. Это действительно для всех операций, которые подпадают под налоговый учет. Составлять их следует по специальной форме, которая утверждена правительством РФ. Этот бланк можно найти во многих программах, которые помогают вести учет хозяйственных операций. Их составляют в бумажном и электронном виде.

Спасибо!
Спасибо, ваша заявка принята!

Соглашение о невыставлении

Если у продающей стороны есть поставщики или другие контрагенты, которые не платят НДС или освобождены от этой обязанности, то с каждой фирмой можно заключить особенное соглашение о том, что СФ не будет выставляться. Таким партнерам не актуален вопрос вычетов, им эти бумаги не пригодятся к учету.

Когда не требуется делать СФ

Можно не составлять документ, если:

• Сделка не относится к операциям, которые облагаются НДС.
• Предприниматели с одной или обеих сторон работают на специальных налоговых режимах.
• Организация продает изделия физическим лицам за «кэш».
• Юрлицо дарит что-то сотруднику или другому человеку безвозмездно.

Функционал СФ

Осталось до конца разобраться, что подтверждает выданная счет-фактура и какую функцию она выполняет.

Основная задача, которая вменяется этой документации – зафиксировать, что сделка состоялась, а деньги были перечислены или обещаны. Она записывается в книги и позже становится поводом для получения вычета.

Что будет, если в СФ есть ошибки

В любой, даже официальной бумаге, могут случайно допустить неточности, неправильно указать какую-то величину или наименование. Если СФ заполнена неверно, то покупателю могут отказать в получении вычета. Часто после этого клиент не желает продолжать торговые отношения с предприятием.

Что можно корректировать

В части случаев допускается исправлять отдельные поля. Но важно учесть несколько правил:

• изменять только оба экземпляра – тот, что у продавца и тот, что у покупателя;
• все корректировки визируются руководителем продающей стороны, ставится печать;
• обязательно пишется дата, когда скорректировали данные, можно рядом с исправлением или на полях поблизости.

Еще один нюанс – если менять нужно много или это сложно из-за заполненных соседних строчек, то лучше составить бумагу заново. Это не будет противоречить законодательству.

Мы разобрали, что счет-фактура для целей налогообложения – это документ, подтверждающий, что продукция была отправлена от продавца получателю или просто продана ему. С помощью этой бумаги можно получить вычет, а также сформировать калькуляцию для заполнения налоговой декларации. Это нужный документ, без которого не может работать компания, реализуящая любой вид товаров или услуг.

Количество показов: 6047

Что такое инвойс? Определение инвойса простыми словами — Контур.Бухгалтерия

Коммерческий инвойс (иногда инвойс-фактура) — это документ, который иностранный продавец-экспортер отправляет вместе с экспортируемым товаром. Это — один из самых важных документов для таможенного оформления.

По нему оплачивается товар (так что коммерческий инвойс является еще и счетом), по нему рассчитывается НДС, который выплачивает импортер, и таможенные сборы.

Также инвойс в некоторых случаях заменяет накладную на отправляемые товары.

Если допустить ошибку в заполнении инвойса, растаможивание может сильно затянуться.

Как отправляется коммерческий инвойс

К отправляемому товару прилагаются оригинал инвойса и пять его копий в клейком кармане на упаковке товаров вместе с авиатранспортной накладной. Еще одну копию можно положить внутрь упаковки.

Что такое проформа-инвойс

Проформа-инвойс — документ, содержащий предварительные данные о товаре: цене, объеме или количестве штук. Этот документ обычно используется, когда товар поставляется безвозмездно (гуманитарная помощь, участие в выставках) или по частичной предоплате. Проформа-инвойс — это основание для выписки коммерческого инвойса, который уже является счетом. 

Данные, которые указаны в проформе-инвойсе — это предварительные данные, они могут поменяться после окончательного согласования контракта. После уточнения параметров товаров по проформе-инвойсу составляется коммерческий инвойс, который является окончательным документом.

Указанная же в проформе-инвойсе сумма не является счетом или требованием выплаты, это только информация для импортера. На основании одного только этого документа нельзя получить оплату товара.

Как заполняется инвойс

Инвойс чаще всего заполняется в фирменной форме экспортера, но может быть и просто напечатан на листе бумаги А4. Документ заполняют от руки на бланке или с помощью компьютера, а затем распечатывают.

Отправитель в инвойсе должен указать следующие данные:

• дату отправки;
• адрес и ФИО экспортера;
• адрес и ФИО получателя;
• если получатель и импортер — разные лица, адрес и ФИО импортера;
• страну, в которой произведен товар;
• страну, из которой экспортируется товар;
• страну, в которую товар экспортируется;
• номер авиатранспортной накладной;
• опись каждого товара (подробности ниже);
• дату заполнения документа;
• подпись продавца и отправителя;
• условия платежа, в них указываются реквизиты банка и данные о платеже: номер счета, срок оплаты, название, адрес и SWIFT-код банковской организации, номер координационного счета;
• реквизиты получателя.

Что включает опись товара

Опись товара включает полную информацию о каждом конкретном товаре. Если в поставке несколько идентичных товаров, они вносятся как один с указанием количества.

Предусмотрено указание серийных номеров: одинаковые товары с разными серийными номерами указываются в одной позиции, а в графе «серийные номера» их номера просто перечисляются.

Точно так же у одинаковых товаров с разными данными указывают эти данные по порядку в соответствующей графе.

Информация, которую экспортер должен дать по каждому товару:

• полное название товара;
• артикул (если есть);
• номера экспортных документов и даты их составления: такими документами могут быть, например, заказ, договор о поставке;
• область применения / назначение, если есть такие данные;
• серийные номера (если есть);
• номер по списку ТН ВЭД, если известен;
• количество товаров;
• материалы товара (пластик, алюминий и т.д.);
• номер позиции;
• вид упаковки;
• масса, с указанием единицы измерения;
• цена за одну штуку;
• число мест;
• единицы измерения;
• общая стоимость.

Это обязательные пункты, но экспортер может дать дополнительные данные. Сведения о количестве товаров, их стоимости и названиях вносятся по данным контракта на поставку без изменений.

Итоговая сумма указываются в той же валюте, что и в контракте.

Если покупатель собирается оплачивать товары не в той валюте, которая указана в условиях контракта на поставку, то в инвойсе продавец указывает, по какому курсу и на какую дату должна быть рассчитана итоговая стоимость. Если вы экспортируете из России, то для указания валюты итоговой суммы используйте ОК 014-2000 — Общероссийский классификатор валют.

Информация о специфическом товаре

Для пересылки определенных видов товаров укажите дополнительную информацию.

Часы. Укажите отдельно стоимость элементов, корпуса, гальванических и подвижных элементов, камней, если есть.

Биологические образцы. Животного, человеческого или растительного происхождения, причину отправки, способ транспортировки (сухой лед, заморозка, вакуумирование и т.п.), сроки хранения. Обязательно прикрепите копию разрешения на экспорт и укажите его номер.

Изделия из ткани. Состав ткани в процентах, вид переплетения нитей, предназначение (мужское/женское/белье). Демонстрационные образцы помечайте этикеткой с надписью MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE.

Химические вещества. Название, подробное описание и классификацию, заверение, что, согласно нормам TSCA, отправляемые вещества не подлежат контролю. К химическим веществам относятся в том числе стиральные порошки и некоторые пищевые продукты.

Если вы занимаетесь импортом или экспортом, ведите валютный учет в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Также в нашей системе — бухучет, налоги, зарплата, отчетность через интернет. Все новые пользователи работают в системе бесплатно в течение 14 дней. Познакомьтесь с возможностями Бухгалтерии и избавьтесь от авралов и рутины.

Попробовать бесплатно

Экспорт медуслуг — это не выезд врачей за рубеж, а оказание врачебной помощи иностранцам-нерезидентам на территории России. Этот рынок в нашей стране стремительно развивается, и любая частная медицинская фирма может занять на нем достойное место. В статье расскажем о перспективах медицинского экспорта, его налогообложении и бухучете.

Объем экспортных операций во всем мире постоянно растет. Этому способствует глобальная экономика, разница в курсах валют, развитие в России новых производств. Рассмотрим подробнее экспорт и его разновидности.

Как создать инвойс самостоятельно?

Эволюция компании, которая проявляется в переходе из внутренней торговли в международную, несет за собой и необходимость разбираться в внешнеэкономических нормах и документах. В этой статье мы поговорим об инвойсе и почему его нужно составлять при товарных отношениях в статусе международной коммерческой деятельности.

Что такое инвойс и счет-фактура? Чем они отличаются?

Поскольку основной характеристикой товара или услуги является его цена, то документы инвойс и счет-фактуру часто путают или считают одним и тем же. Каждая из этих бумаг включает информацию о стоимости предложения и других сопутствующих характеристик, но с разной целью. Давайте разбираться в этом детальнее.

Счет-фактура — это документ, в который помогает предпринимателям нести отчетность исходных и поступающих средств для выплат НДС. Из чистой прибыли от каждого товара или услуги вычисляется процент налогов на добавленную стоимость. Этот процент плюсуется к первоначальной цене покупаемого.

Таким образом клиент платит не только за то, что приобрел, но еще и дополнительно уплачивает налог в бюджет государства. Чем больше субъектов товарных отношений, чем масштабнее разновидность товаров и объем продаж, тем тяжелее делать подсчеты уплаты налогов. Поэтому документация в этом деле — вещь незаменимая.

Но счет-фактуры слишком узкопрофильный для того, чтобы решить все необходимые нюансы в покупке и продаже. Для этого в маркетинге используют инвойс.

Source: by Wiktor Poltorak

Инвойс (англ. invoice — счет, накладная, квитанция) — документ, который регламентирует товарные отношения между продавцом и покупателем.

Он состоит из письменно согласованных договоренностей участников сделки, что помогает избежать в дальнейшем жалоб или махинаций с обеих сторон. Вступать в товарные взаимоотношения можно без наличия инвойса.

Но тогда, естественно, на законодательном уровне невозможно доказать какие-либо правонарушения с обеих сторон при их наличии.

Source: by Vishnu Prasad

Впервые об инвойсе заговорили на почве международной экономики. Поэтому до сих пор этот документ служит прежде всего необходимым документом для прохождения таможенного контроля во многих странах мира при экспорте товара за границу.

Составление инвойса требует внимания и предусмотренности, независимо от того, на какой рынок: внутренний или внешний, ориентированы продажи. Две стороны сами решают какие пункты стоит ввести в документ, придерживаясь, естественно, законодательных норм.

В некоторых случая есть смысл использовать инвойс-платформу. Это необязательный, но весьма дельный документ в том случае, когда невозможно предусмотреть и запланировать объем поставок, денежные и другие условия наперед.

Тогда платформа служит в качестве чернового варианта с возможностью внесения правок в дальнейшем.

Так или иначе в составлении инвойс-платформы или уже готового коммерческого инвойса нужно отталкиваться от базовых шаблонов и информации.

Source: by Vishnu Prasad

Какую базовую информацию должен содержать инвойс?

Чтобы инвойс мог выполнить все свои функции как положено, необходимо изучить его структуру, а затем добавить все необходимые составляющие в свой документ. Ознакомьтесь со списком элементов, которые помогут оформить качественный инвойс.

1. Название вашего бизнеса

Если вы торгуете от лица компании, то наличие ее названия на документе нужно как для внутренней отчетности, так и для внешней в налоговой, таможне или, порой даже для покупателя.

Более того имя фирмы на инвойсе демонстрирует имидж и статусность вашего бизнеса.

Таким образом клиент сочтет сотрудничество с вами более надежным, чем с теми конкурентами, которые не обладают данным элементом бренда.

Source: by Fredrik Aurdal

2. Логотип

Оформите свой инвойс, используя фирменный стиль и логотип. Это придаст документации организованности и опрятности, а ваши клиенты поймут, что имеют дело с серьезными ребятами.

Поэтому постарайтесь стилизировать каждый корпоративный компонент. А если логотипа у вас все еще нет — то это совсем не причина отказаться от брендирования документов.

Заходите в онлайн-сервис Logaster и разработайте свой фирменный знак всего за 10 минут.

Source: by Sandrine Beauchemin-Joyal

Хотите создать логотип для оформления инвойса?

Воспользуйтесь услугами онлайн-сервиса Logaster. Всего несколько кликов мышью и ваша документация обретет логотип и единый фирменный стиль.

3. Контактная информация продавца

Контактная информация продавца: номер телефона, адрес, емейл и т.д., является обязательным элементом инвойса.

Во-первых, так вы предоставляете потребителю возможность связаться с вами в случае возникновения дополнительных вопросов, если такие появятся.

Во-вторых, если сделка пройдет удачно и покупатель захочет стать вашим постоянным клиентом, то контактные данные пригодятся ему для продолжения сотрудничества.

Source: by Ivan Poddubchenko

4. Номер счета на оплату

Следует учитывать, что номер инвойса должен быть уникальным для каждого счета.

Чтобы избежать дубляжа ведите учет последовательности уже используемых чисел или добавляйте буквенные символы, такие как например сокращения от имени частного покупателя, названия партнерской фирмы и т.д.

Счет выставляют для удобного ведения внутренней и внешней бухгалтерской документации, а его номер поможет отслеживать текущие состояние оплаты.

Source: by Classic Designp

5. Срок сдачи

Выставить счет — это только половина дела. Ведь чтобы получить платеж вовремя необходимо обусловить строки оплаты. Для этого рассчитайте сколько понадобится времени для доставки и перечисления средств.

Здесь также нужно указать какими способами допускается оплата, ведь таким образом вы ограничите клиента от ошибок и сэкономите время.

Если вы договорились отсрочить сдачу, то настройте онлайн напоминание покупателю ближе к назначенной дате.

Source: by Social Media Templates

6. Счет контактной информации плательщика

Поскольку инвойс призван в том числе и для образования честной правовой сделки, то здесь нужно указывать информацию о каждом ее субъекте, с которого будет спрос, в случае невыполнения предварительных договоренностей из данного документа. Это значит, что контактная информация о вашем покупателе является необходимой частью составления инвойса. Укажите ФИО, название компании, контактный телефон, адрес и емейл плательщика.

Source: by Andy Leverenz

7. Детали продукта или услуги

Опишите то, что вы продаете как можно тщательней и доступнее. Это поможет предохранить себя от недопониманий с клиентом.

Ведь иначе вам придется потратить время на доработку или переработку своего предложения, или же сделка вообще может сорваться.

Более того, указав все детали товара или услуги, вы убережете себя от мошенничества со стороны аферистов, которые могут требовать скидки или другие уступки за несоответствие покупаемого.

Source: by Michael Ott

8. Налог с продаж

Не забудьте указать сумму налога с продажи в инвойсе. В зависимости от спецификации вашего бизнеса и, соответственно, предлагаемых товаров или услуг требования к налогу может существенно отличаться.

Поэтому советуем фундаментально изучить этот вопрос. Обратитесь к специалистам из налогового бюро или воспользуйтесь приложениями для выставления счетов.

Эта информация пригодится вам также в ведении других бухгалтерских бумаг.

Source: by Stanley Haladej

9. Скидка

Если на ваш товар или услугу предусмотрена скидка, укажите об этом в инвойсе. Это также поможет вам в правильном бухгалтерском подсчете. Это может быть либо процент от цены за предложение, либо фактическая сумма скидки.

Source: by Anuj Bhavsar

Инструменты для создания инвойсов

Из-за множества составляющих может показаться, что создание инвойса требует много времени и терпения. Но не спешите отказываться от документа или откладывать его составление на потом. Ведь существует множество инструментов, которые помогут оформить счет легко и быстро.

Генератора инвойсов от Logaster

Этот генератор позволяет быстро и легко сгенерировать счет-фактуру в формате PDF. Инструмент, предназначенный для экономии времени для малого бизнеса. Кроме того, он позволяет настроить дизайн и даже добавить свой логотип, чтобы он выглядел более профессионально. Благодаря приятному и простому в использовании интерфейсу ваши инвойсы доступны онлайн в любое время и в любом месте.

Invoice.2go.com

Invoice2go предлагает упрощенный способ осуществления оплаты из любой точки мира, пользуясь удобными гаджетами.

Можно скачать мобильные приложения для iOS и Android, которые разрешают выставлять счета, отслеживать расходы, напоминать об оплате, оформить базу данных клиентов, отчеты по производительности и многое другое где и когда-угодно через сотовый.

И, конечно же, здесь есть профессиональные шаблоны для инвойсов, которые можно брендировать.
Стоимость: от 4,99$ до 39,99$ / месяц в зависимости от пакета услуг

Square Invoices.com

Square Invoices обладает галереей шаблонов для организации важной документации. Здесь также можно создать качественный инвойс, и следить за статусом сделки онлайн.

Сервис предоставляет возможность следить за движением средств, выставлять скидки автоматически, без сложных математических подсчетов. А также здесь можно выставить время предстоящих оплат или повторяющиеся оплаты по графику.

Скачайте приложение на мобильный, чтобы иметь доступ к своим счетам в любое время.
Стоимость: 2,9% от сделки + 30 центов за оплаченный счет.

Google Docs

Если у вас еще нет учетной записи в этом онлайн-офисе, то советуем исправить это прямо сейчас. В галереи Google Docs есть несколько стандартных макетов для бизнес документов.

Зайдите на страницу шаблонов и воспользуйтесь поисковой строкой, чтобы найти макет инвойса. Просмотрите варианты дизайна и выберите тот, который больше всего понравился.

Затем останется только заполнить страницу информацией, о которой мы упомянули ранее.
Стоимость: бесплатно

Microsoft Word

Старик Word не перестает удивлять своей функциональностью. Если вы раньше использовали процессор только для набора текста, то познакомьтесь с еще одной его способностью — созданием инвойсов и других счетов.

Естественно ворд, в отличии от онлайн-приложений не может вести подсчеты ваших средств и налогов, но благодаря наличию простых шаблонов, вы можете быстро разработать качественный документ.

Для этого найдите значок “Счет” в диалоговом окне и выберите нужный макет
Стоимость: бесплатно

Microsoft Excel

База Excel также располагает примерами простых, стандартных, но удобных в использовании шаблонов бизнес документов. Это еще один способ создать незамысловатый, но качественный инвойс.

Алгоритм действий для разработки счета здесь похож с тем, что и в Word: найдите значок “Счет” в диалоговом окне, выберите тип документа, который наилучшим образом подойдет под ваши потребности и заполните его всей необходимой информацией, о которой мы говорили ранее.
Стоимость: бесплатно

Bitrix24.com

Если у вас небольшой бизнес, который состоит менее, чем с 12 людей, то извлекайте из этого выгоду. Ведь именно такое ограничения в Bitrix24 для бесплатного использования. Макеты счетов в системе полностью настраиваемые, это значит, что вы можете поместить свой логотип на инвойс.

Более того Bitrix24 хорошо оптимизирован под другие бизнес задачи. Так вы сможете вести базу данных клиентов и сотрудников компании, сохранять документы в облачном хранилище, систематизировать рабочий график, создать социальный портал и т.д.

Стоимость: 99$ за неограниченное количество пользователей.

Invoice Generator.com

Если все, что вы хотите — это сформулировать счет, и вас пока не интересуют никакие другие функциональные возможности сервиса, то заходите на бесплатный Invoice Generator.

Здесь можно создать неограниченное количество счетов, отправить их онлайн или распечатать PDF. Это все, что предлагает сервис, но и соответственно интерфейс здесь несложный. Просто перейдите по ссылке и заполните поля макета всего в несколько кликов мышью.

Сервис разрешает разработать документ за пару минут.
Стоимость: бесплатно.

Лучшие дизайны инвойсов, которые могут вдохновить вас

Если вы считаете, что документы — это не место для творчества, то мы готовы продемонстрировать примеры инвойсов где цифры отлично ужились и интересным дизайном. Пересмотрите несколько интересный счетов, чтобы вдохновится на создание собственного.

Source: by Dawar Mir Source: by Michael Cullinan Source: by Pontus Börjesson Source: by Social Media Templates Source: by PANTER Source: by Michael Volkwijn Source: by Dario Vaccaro Source: by Charlie Bob Gordon Source: by Stefan Devai Source: by Ben Dixon Source: by Samuel Nudds Source: by Omega Labs

Технологический процесс упрощает все. И если недавно этим упрощением назывался калькулятор, то теперь для бухгалтерского подсчета даже этого не нужно. Ведь теперь онлайн-инструменты могут автоматически проводить все подсчеты на основании вашей документации. Поэтому составляйте инвойсы к каждой сделке и ведите свои дела грамотно.