Как вести отчетность в егаис

Как подключиться к ЕГАИС

Законы

Продавцы алкоголя — водки, пива и даже медовухи — должны работать в ЕГАИС. Это всероссийская база данных, которая контролирует производство и продажу алкоголя. Мы расспросили двух владельцев баров — Александра Березина (пивотека Hophead) и Алексея Свиридова (бургерная «Салют» и бар Showme), как они подключались к ЕГАИС. Всё записали и делимся с вами.

• Анна Козонина
• Иллюстратор: Ivan Might

Государство придумало ЕГАИС, чтобы контролировать путь каждой бутылки от производства до покупателя — и так избавиться от подделок алкоголя. Когда поставщик привозит ящик водки, вы принимаете накладную — так сообщаете ЕГАИС, что водка у вас.

Если какая-то бутылка разбилась, оформляете акт списания — говорите системе, что больше такой бутылки нет. Когда продаёте, онлайн-касса формирует чек — система узнаёт, что водка из магазина перешла к покупателю. Путь бутылки закончился — государство проконтролировало этот путь.

Если в цепочку попадёт подделка, её сразу вычислят, а продавцов оштрафуют.

Штраф физическим лицам — до 15 000 ₽;
Юридическим лицам — от 150 000 до 200 000 ₽.

Чтобы продавать алкоголь, надо научить онлайн-кассу отправлять в ЕГАИС накладные и чеки. Для этого нужно купить крипто-ключ с электронной подписью, зарегистрироваться на сайте egais.ru, сформировать защитный ключ RSA, установить УТМ — Универсальный транспортный модуль. А если торгуете крепким алкоголем, обзавестись кое-каким оборудованием. Объясняем по шагам.

1. Покупаем крипто-ключ с электронной подписью

Цена: 1500—2000 ₽ за ключ, 2000—2500 ₽ за подпись.

Срок оформления: один рабочий день после оплаты.

Крипто-ключ — это специальная флешка, с помощью которой вы будете входить в ЕГАИС. На крипто-ключ нужно записать КЭП — квалифицированную электронную подпись (другие названия — ЭЦП или ЭП). Она нужна, чтобы подписывать файлы: накладные, чеки и акты. Если у вас уже есть ЭЦП — уточните в компании, которая ее оформила, подойдет ли она для ЕГАИС.

Какую электронную подпись выбрать для бизнеса

Статья

Самые распространенные крипто-ключи — JaCarta SE и Rutoken ЭЦП 2.0. Выбирайте любой: различия ни на что не влияют

Самые распространенные крипто-ключи — JaCarta SE и Rutoken ЭЦП 2.0. Выбирайте любой: различия ни на что не влияют

Если у вас несколько точек, а работаете вы как ООО, вы должны купить ключи для каждой. ИП может зарегистрировать одну подпись, даже если торгует на нескольких точках.

Ключи с подписями продает уполномоченный орган — ФГУП «Центринформ». Если в вашем городе нет филиала «Центринформа», значит, есть компания-партнер — Удостоверяющий центр с лицензией на выдачу КЭП.

Посмотрите список таких организаций на Едином портале электронной подписи РФ.

Вы можете купить ключ отдельно у производителей, но проще заказать комплектом в «Центринформе» — всё равно поедете туда за подписью.

Чтобы получить ключ, зарегистрируйтесь на сайте «Центринформа», выберите офис обслуживания, сделайте заказ и оплатите счет. После оплаты позвоните в офис и договоритесь о визите. Можете пойти лично или отправить курьера с доверенностью, но только если у вас есть печать: без печати не сделать доверенность. Если вы ИП и не делали печати, придется идти самому.

Ко встрече подготовьте документы — скачайте их на сайте «Центринформа», когда будете заказывать подпись:

1. Заявление на изготовление ключа.
2. Заявление на присоединение к оферте.
3. Согласие на обработку персональных данных.
4. Заявки на дополнительные работы.Потребуются, только если вы хотите заказать дополнительные работы. Например, чтобы мастер настроил вам ЕГАИС за 1500—2000 ₽.
5. Доверенности. Потребуются, если получаете КЭП не сами, или если КЭП получаете вы, но владелец подписи — ваш сотрудник.

Распечатайте каждый документ на листе А4: один документ — один лист. Подпишите и поставьте печать. В дополнение к ним подготовьте документы по списку ниже.

Юридическим лицам:

1. Документ, подтверждающий полномочия владельца КЭП. Если оформляете подпись на себя, нужна копия приказа о назначении вас руководителем. Если на имя уполномоченного сотрудника — копия приказа о принятии этого сотрудника на работу. Копии заверьте.
2. Паспорт владельца КЭП. Если владелец получает КЭП лично, нужен оригинал и копия. Если получает курьер — только копия, заверенная печатью компании.
3. Копию СНИЛС владельца КЭП. Ее тоже заверьте.

Филиалам юрлиц — в дополнение к основному списку:

1. Положение о создании филиала или обособленного подразделения.
2. Уведомление о постановке филиала на налоговый учет.

Индивидуальным предпринимателям с печатью:

1. Паспорт владельца КЭП. Оригинал и копию, если владелец КЭП получает ее лично. Заверенную копию — если получает доверенное лицо.
2. СНИЛС владельца КЭП. Оригинал или нотариально заверенную копию.

Индивидуальным предпринимателям без печати:

1. Паспорт владельца КЭП — оригинал и копию.
2. СНИЛС владельца КЭП — оригинал или нотариально заверенную копию.

— Руководитель компании. В дополнение ко всем документам принесите выписку из ЕГРЮЛ: в ней указано имя руководителя.

— Главный бухгалтер или сотрудник отдела кадров. Принесите копию приказа о назначении сотрудника, заверенную руководителем или самим сотрудником.

— Любой сотрудник компании. Принесите копию приказа о назначении сотрудника и копию приказа о наделении сотрудника правом заверения документов. Копии заверяет сам сотрудник или руководитель.

— Курьер, который получает КЭП. Дайте ему доверенность от компании, дающую право заверять документы. Пусть возьмет оригинал и заверенную копию: оригинал он просто покажет, а копию сдаст в «Центринформ». Заверить копию может сам курьер.

Если вы ИП с печатью, документы можете заверить сами. Если печати нет, придется заверять документы у нотариуса.

На каждой странице копии напишите «Копия верна», укажите должность и дату заверения, поставьте печать и подпись с расшифровкой

На каждой странице копии напишите «Копия верна», укажите должность и дату заверения, поставьте печать и подпись с расшифровкой

Вы можете не заверять каждую страницу, а прошить документ и заверить место, в котором заклеили узел. Печать должна частично стоять на наклейке — так сотрудник «Центринформа» убедится, что никто не добавил в подшивку лишние документы.

Все копии, кроме паспорта, действительны месяц. Копия паспорта — только три дня

Все копии, кроме паспорта, действительны месяц. Копия паспорта — только три дня

В «Центринформе» вам выдадут крипто-ключ с КЭП и пин-коды, чтобы подключиться к ЕГАИС. Их два: для PKI-части и для ГОСТ-части — ЕГАИС сам скажет, когда какой вводить. Если вы не получили пин-коды, воспользуйтесь стандартными:

• для PKI-части: 111111111 (восемь единиц);
• для ГОСТ-части: 0987654321.

Больше о стандартных пин-кодах для разных носителей — в статье на «Контуре»

Теперь вы должны активировать крипто-ключ. Перед этим проверьте, что ваш компьютер соответствует минимальным техническим требованиям:

Вставьте крипто-ключ в компьютер. Запустите программу активации — её выдаст продавец ключа. Если не выдал — можете скачать:

•  Для Джакарты;
•  Для Рутокена.

Не вынимайте ключ, пока не закончите активацию.

Вы должны обновлять КЭП каждый год, то есть каждый год платить за него. Можете сэкономить на флешке, записав новую КЭП на старый крипто-ключ.

Чтобы продлить КЭП, свяжитесь с обслуживающей компанией по телефону или оставьте заявку в электронном виде. Заявку будут обрабатывать несколько дней, поэтому лучше продлить заранее. Так вы не потеряете продажи из-за того, что КЭП еще не продлили.

RSA-ключ — это сертификат для защищенного соединения с ЕГАИС. Он записывается на ваш крипто-ключ через сайт egais.ru. Это бесплатно.

Чтобы сформировать ключ RSA, зарегистрируйтесь на сайте egais.ru. Войдите в личный кабинет с помощью КЭП и нажмите «Показать сертификаты». На экране появятся сертификаты с данными о ваших точках продаж: ИНН, КПП, ФИО руководителя и имейл. Они понадобятся для записи RSA-ключа.

Перейдите в раздел «Получить ключ». На экране появится список точек продаж, которые вы указали при регистрации. Выберите из списка точку, для которой предназначен крипто-ключ, и нажмите «Сформировать ключ». После этого система попросит ввести пин-код PKI. Пин-код по умолчанию — 1111111111 (восемь единиц). RSA-ключ будет записан на ваш крипто-ключ.

Для связи с ЕГАИС нужна специальная программа — УТМ. Программу можно поставить на компьютер, но тогда его надо всё время держать рядом с кассой — это неудобно, если на прилавке мало места. Если это ваш случай, можете купить УТМ-хаб — специальный мини-компьютер для УТМ. Сам УТМ скачайте бесплатно в личном кабинете на сайте ЕГАИС.

1. Перейдите в раздел «Транспортный модуль», выберите вариант программы для вашей операционной системы и нажмите «Скачать установщик транспортного модуля».

2. Найдите установщик в загрузках, кликните правой кнопкой и выберите опцию «Запуск от имени администратора».

4. Выберите папку для установки программы и нажмите «Далее».

5. Выберите, где создать ярлык, и нажмите «Далее».

6. Поставьте галочку, если хотите создать ярлык на Рабочем столе, и нажмите «Далее».

7. Нажмите кнопку «Установить».

8. В окне «Ключ ФСРАР УТМ» введите пин-код PKI. Пин-код по умолчанию — 1111111111 (восемь единиц). Нажмите «Поиск». Выберите ваш сертификат и нажмите «Далее».

9. Если вы используете прокси, укажите настройки сервера. Если не используете, жмите «Без прокси» и «Далее».

10. Введите пин-код части ГОСТ и нажмите «Поиск». По умолчанию — 0987654321. Выберите ваш сертификат и нажмите «Далее».

12. Откройте браузер. В адресной строке введите localhost:8080. Если увидите это сообщение, значит УТМ установлен правильно.

13. На компьютере УТМ надо запускать специально. Вставьте крипто-ключ в компьютер, нажмите правой кнопкой мыши на значок УТМ и выберите опцию «Запустить».

Если вы купили УТМ-хаб, он сам запустит программу — ничего делать не надо. Кроме того, УТМ можно запускать через товароучетную программу, поддерживающую связь с ЕГАИС — 1С, «Мой склад» или другие.

Если торгуете крепкими напитками, вы должны учитывать каждую бутылку. Для этого понадобится 2D-сканер, который умеет читать QR-коды. Если торгуете слабым алкоголем, учитывать каждую бутылку не нужно — достаточно 1D-сканера.

Проверьте, насколько стабильно работает интернет. Если сигнал плохой, система будет работать неправильно. Если же в системе будет что-то не учтено, это грозит штрафом, и сослаться на плохое качество связи не получится. Лучше подключить компьютер через кабель Ethernet, а не через wi-fi.

Подытожим

Каждый продавец спиртного должен отчитываться о закупках и продажах в ЕГАИС, иначе торговля будет нелегальной. Чтобы подключиться и начать работать с ЕГАИС, вы должны:

1. Купить крипто-ключ и записать на него Квалифицированную электронную подпись.

2. Подключить крипто-ключ к компьютеру и и активировать его.

3. Зарегистрироваться на сайте egais.ru и войти в личный кабинет с помощью КЭП.

4. На сайте сформировать RSA-ключ, который также запишется на крипто-ключ.

5. Скачать и установить на компьютер Универсальный Транспортный Модуль (УТМ).

6. Запустить УТМ через товароучётку.

7. Продавцам крепкого алкоголя, которые отчитываются не только о закупках, но и о продажах — иметь 2D-сканер.

8. Обеспечить стабильный доступ к интернету.

9. Продлевать действие КЭП раз в год.

Опубликовали 6 мая 2018 года

Алкогольная декларация: как заполнить и сдать алкодекларацию в 2021

Федеральным законом № 171-ФЗ «О госрегулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции…» для участников рынка установлена обязанность подавать декларации об обороте алкоголя.

С 2021 года Приказом ФСРАР от 17.12.2020 № 396 были утверждены новые формы отчетности для участников алкогольного рынка, в том числе организаций и ИП, продающих спиртосодержащие напитки в розницу ─ вместо формы 11 теперь форма 7, а форму 12 заменили на форму 8.

В этой статье опишем порядок декларирования: как заполнить декларацию по новым правилам, куда, в какие сроки и в каком виде сдавать документы.

Для кого обязательна сдача алкогольной декларации

Согласно Приказу № 396, отчитываться об обороте должны такие категории продавцов:

1. Организации, которые осуществляют продажу алкоголя:

   • в населенных пунктах, где нет интернета;
   • в общепите.

   Для таких участников рынка предусмотрена форма 7.

2. Юрлица и ИП, реализующие пиво и пивные напитки, сидр, пуаре, медовуху. Продавцы этих алкогольных напитков должны заполнять форму 8.

Если после отправки отчетности в ней будут обнаружены ошибки, надо сдать корректирующую отчетность с дополнениями и уточняющими сведениями.

В перечне организаций и ИП, которые должны сдавать декларации, нет продавцов маркированных алкогольных напитков. Это связано с тем, что они ведут поштучный учет алкоголя и в ЕГАИС уже есть необходимая информация о покупке и выбытии продукции.

Если магазин, кроме маркированного алкоголя продает пиво, по этой продукции надо отчитываться по форме 8.

Сроки сдачи алкогольных деклараций и корректировок к ним

Сдавать документы надо ежеквартально не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Для корректировки деклараций дается три месяца после ее сдачи. Это значит, что такие отчеты надо отправить не позднее 20-го числа месяца, который идет после квартала, следующего за отчетным.

Если 20-е число выпадает на выходные, последний день подачи декларации переносится на первый рабочий день после выходных.

Даты сдачи отчетности за первый ─ четвертый кварталы 2021 года

В отдельных случаях декларации правят и позже установленного срока:

1. В обязательном порядке, когда есть предписание об устранении нарушений от ФСРАР, ее территориальных органов или региональных властей.

2. По решению исполнительного органа региональной власти, который занимается лицензированием и контролем розничной продажи алкоголя. Но в этом случае сначала надо подать соответствующее заявление по правилам Приложения 11 к Приказу № 396.

Куда сдавать декларации 7 и 8

Согласно п.16 Приказа № 396, формы 7 и 8 надо отправлять в органы исполнительной власти субъекта РФ по месту регистрации организации или ИП. Названия инстанций могут отличаться в разных регионах, но обычно такие органы занимаются лицензированием и контролем оборота алкоголя. Например, в Москве ─ это Департамент торговли и услуг.

После сдачи отчетности копию декларации в электронной форме надо направить в ФСРАР.

Узнать подробнее

Нужно ли сдавать «нулевую» декларацию?

«Нулевая» декларация ─ это отсутствие оборотов за период и остатков на начало и конец квартала. Согласно п.21 Приказа № 396, такой документ сдавать не нужно.

Порядок заполнения отчетов по формам 7 и 8

Рассказываем о правилах заполнения деклараций для розничных продавцов.

Общие требования к заполнению Алкодекларации

• Данные надо предоставлять только за каждый из отчетных периодов, без нарастающего итога с начала года.
• Если у ИП или организации несколько магазинов, цифры в декларации заполняют по каждому из них и подсчитывают общий итог. Также отражают данные, связанные с оборотом алкоголя, когда у компании несколько обособленных подразделений.
• Остатки, закупка, реализация алкоголя и его прочие выбытие указывается в декалитрах или тоннах до третьего знака после запятой.

Титульный лист

В обеих формах титульный лист одинаковый, поэтому расскажем о нем отдельно.

На второй странице титульного листа надо перечислить адреса всех магазинов, которые занимаются реализацией алкоголя.

Алкодекларация. Форма 7

Декларацию по этой форме заполняют розничные продавцы маркированного алкоголя в магазинах из населенных пунктах без интернета, а также общепит.

В Разделе I надо показать остатки на начало, оборот и остатки за квартал в разрезе продукции и поставщиков.

При наличии обособленных подразделений и/или нескольких магазинов все графы заполняются по каждому из них, а потом в целом по организации или ИП.

В Разделе I надо подвести итоги объема оборота по кодам алкогольной продукции в разрезе производителей, импортеров, оптовиков, а также общий итог.

Раздел II предназначен для подробной информации о закупках.

В Разделе III надо перечислить возвращенную поставщикам продукцию по таким же графам, как и в Разделе II.

Алкоделарация. Форма 8

Форма пивных деклараций во многом она похожа на форму 7, но есть два отличия:

• в Разделе I, в графе «Поступления» закупку надо показать не только от производителей и оптовиков, но еще и от импортеров.
• в Разделах II и III, в графе «Сведения о поставщике продукции» ничего не нужно писать про лицензию.

Порядок подачи декларации

Подавать алкодекларацию надо в электронном виде в формате xml. Версии электронных форматов постоянно меняются. Сейчас, согласно Приказу № 396, текущий номер версии ─ 4.4.

Для представления деклараций нужно:

• Зарегистрироваться в личном кабинете на сайте Росалкогольрегулирования, если вы этого еще не делали.
• Установить сертифицированный криптопровайдер, например, VipNet CSP, КриптоПро CSP.
• Установить программу для подписания и шифрования деклараций, например, КриптоАРМ 5, КриптоАРМ ГОСТ, КриптЭК.
• скачать сертификат ФСРАР.

Для подписания деклараций всем организациям и ИП нужны квалифицированные электронные подписи.

Получить консультацию

Как технически заполнить декларацию

Есть три варианта:

1. Создать файл в формате Excel и преобразовать его в формат xml, сверяясь с форматами представления данных, установленных Приказом № 396.

   При таком подходе вы потратите много сил и времени, даже если объемы оборота алкогольной продукции небольшие. Кроме этого, возможны ошибки при смене форматов.

2. Использовать специальные программы, в которых предусмотрены поля для ввода данных.

   Такие сервисы сразу создадут файл в нужном формате, но правильность информации в декларации будет зависеть от внимательности человека, который вводит данные о поставщиках и обороте алкоголя.

3. Использовать товароучетный сервис, который автоматически создает алкодекларацию.

   Это самый простой способ, когда не нужно тратить время на ввод данных и нет ошибок. Но чтобы сведения в декларации были правильные, мало одного товароучетного сервиса, он еще должен быть интегрирован с онлайн-кассой для торговли алкоголем.

На примере МТС Кассы поясним, откуда берется информация для автоматического заполнения документа.

Почему в МТС Кассе формируется алкодекларация с правильными данными

Товароучетный сервис интегрирован с онлайн-кассой, поэтому все продажи незамедлительно попадают в программу. Ошибки в алкодекларации исключены. К тому же файл сразу формируется в нужном формате xml.

Для У МТС Кассы и товароучетного сервиса в части работы с алкоголем есть и другие полезные возможности:

• Помощь в приемке алкоголя ─ в случае расхождений между поставкой и ТТН, товароучетный сервис автоматически составит Акт расхождений или отказа. А это значит, что вы случайно не поставите на баланс лишнюю продукции или нечаянно не подтвердите документы с недостачей.
• Чтобы быстрее проводить проверку ТТН, в МТС Кассе есть возможность приемки большими упаковками. А если поставщик надежный, при соответствующих настройках, ТТН можно принять без сканирования.
• Автоматическое создание карточек на товары из данных ТТН ─ информация в вашем товароучетном сервисе будет совпадать с данными поставщика, и в ваших декларациях не будет расхождений.
• Выравнивание остатков в ЕГАИС и магазине. Система сверяет остатки алкоголя в ЕГАИС и торговой точке, после чего автоматически создает Акты списания и Акты постановки на баланс.

• Кроме этого, товароучетный сервис и кассовая программа обновляются при изменении законодательства, поэтому вы не отправите документы, в том числе декларацию, по устаревшим формам.

Здесь есть оперативная информация по остаткам и много полезных отчетов.

И еще мы оперативно информируем пользователей обо всех изменениях в требованиях ФСРАР.

Оставьте заявку, и наш специалист вам обо всем расскажет

Получить консультацию

Как подготовить заполненную декларацию к отправке?

После того как декларация будет заполнена или выгружена из товароучетного сервиса в формате xml, документ надо зашифровать и подписать, для этого:

• открыть программу для подписания и шифрования деклараций, например, КриптоАРМ 5;
• добавить сертификаты КЭП, ФСРАР и субъекта РФ;
• зашифровать и подписать декларацию.

В результате статус файла должен стать «подписан, упакован в zip, зашифрован». Такой файл надо выгрузить на компьютер.

Что делать с готовым файлом?

Его нужно отправить в контролирующие органы. Для этого в «Информационной системе субъекта РФ по приему деклараций», разделе «Подать декларацию» загружают подготовленный файл.

Декларация будет проверяться автоматически и может быть отклонена с указанием ошибок. Их надо исправить и загрузить файл еще раз.

После того как документ будет принят, стоит скачать «Квитанцию», которая подтвердит факт сдачи декларации.

Итоги

С 2021 года поменялись формы декларации: формы 11 и 12 заменили соответственно на формы 7 и 8. Подачу декларации надо проводить ежеквартально: отчетные даты ─ 20-е числа месяцев, следующих за отчетными кварталами.

В декларациях показывают оборот алкоголя итого, а также в разрезе видов и кодов продукции, производителей, поставщиков, торговых точек и обособленных подразделений.

Чтобы не тратить время на составление декларации и исправление ошибок, лучше использовать в работе с алкоголем решение, когда онлайн-касса подключена к товароучетному сервису и остатки алкоголя пересчитываются после любой операции.

Отправка документов должна производиться только в электронном виде в формате xml через личный кабинет на сайте ФСРАР. В бумажном виде сдавать декларации не надо.

Есть вопросы? Оставьте заявку на консультацию.

Оставить заявку

Сергей Васин

Руководитель направления “Маркировка и ЕГАИС” в МТС Кассе

Автор статьи

Как работает система ЕГАИС при торговле пивом

ЕГАИС (единая государственная автоматизированная информационная система) была введена для ниши предпринимателей в начале 2016-ого года.

Процедура была осуществлена, чтобы упростить и улучшить систему контроля алкогольной продукции, в том числе, пива, которое продаётся в розничных точках.

С тех пор бизнесменам требуется проводить отчётность по системе, а соответственно быть к ней подключенными и знать основные требования.

Так как сама ниша продажи пива интересна многим, а ЕГАИС играет важную роль в функционировании официального бизнеса на территории нашей страны, мы постараемся разобраться в вопросах её использования.

В ЕГАИС храниться база производителей алкогольной продукции, и данные о тех, кто её в дальнейшем закупает и поставляет. Причём под данными подразумевается полный отчёт по месту производства, дате, каналу продажи, количеству и адресу поставки.

Систему «ЕГАИС: пиво в розницу для ИП» сами пользователи воспринимают по-разному. Есть как и очевидные плюсы, таки столь же очевидные промахи разработчиков. Но, по сути, основная цель, с которой ПО вводилось в процесс ведения бизнеса оправдана. Удалось снизить долю подпольного товара и начать контроль за рынком в целом.

Примечание: с января 2016 года в систему направляют данные не только поставщики алкоголя, но вообще все организации, которые промышляют пивной торговлей. Однако сама система как решение для поставщиков действовала и раньше — с 2005 года. Столь критичные изменения были регламентированы Письмом ФСРАР от 29.09.2015.

Важно! Для индивидуальных предпринимателей вести учёт при продаже пива не нужно. Только в случае принятия товара от поставщика.

Задачи ЕГАИС для пива в рознице

• Ведение учёта производимого и сбываемого продукта, в том числе таких показателей, как места отгрузки, получения, количества и процента алкогольной крепости.
• Ведение учёта импорта алкоголя для сверки акцизов.
• Сбор данных по акцизным маркам.
• Статистические данные по продаже, импорту алкоголя и развитию этой ниши на территории РФ.
• Пресечение производства и реализации несертифицированной продукции.

Кто обязан вести отчётность через ЕГАИС

1. Оптовики из числа тех, кто хранит, закупает или поставляет алкоголь.
2. ИП в случае, если он закупает алкоголь.
3. Компании, занятые в нише общественного питания в случае закупки алкоголя.
4. Магазины. Для городских магазинов требование отчитывать при розничной торговле вступило в силу с 1 января 2016 года.

   Для тех же магазинов, которые работают на территории сельских поселений отчитываться за продажу алкоголя придётся с 1 июля 2017 года, а за закупку они также начали вести отчётность с предыдущего года.

Примечание: для тех предпринимателей и фирм, которые занимаются реализацией алкоголя на территории республики Крым, отчётность вести потребуют с июля 17-ого года.

Как работать в ЕГАИС: учёт пива

• Накладные, которые поставщик оформляет при продаже пива покупателю, должны быть отражены в программе в остатках.
• В свою очередь, фирма, которая является закупщиком, эти накладные получает также через систему (универсальный транспортный модуль), которая дополнительно должна быть установлена на компьютер.
• Эти данные приобретателем товара должны быть сверены с оригиналами и количеством отгруженного ему товара. В случае, когда всё верно, магазин отправляет утверждение через ЕГАИС.
• После подтверждения от покупателя система переводит с остаточного объёма товара поставщика указанное количество на остаточный счёт покупателя (заказчика).
• В том случае, если выявлено несовпадение (например, товара отгружено по факту меньше, чем числиться в накладных), магазин отказывается от товара, либо отметить в системе факт недостачи. Аналогичная процедура проводится при излишках объёмов.

Эти шаги позволяют контролировать поток спиртного от поставщиков к покупателям, учитывать несостыковки и ошибки.

Какое оборудование потребуется для установки ЕГАИС по пиву и как подключить систему

Первым делом нужно произвести регистрацию на официальном сайте Росалкогольрегулирования (ФСРАР РФ). Там создаётся личный кабинет.

Следующим шагом станет получение крипто-ключа Jacarta для дальнейшего использования ЕГАИС. Чтобы приобрести ключ, понадобится обратиться в специализирующуюся на этом фирму. На каждую точку продаж нужно будет делать отдельный ключ.

Далее на крипто-ключе создаётся запись цифровой подписи. Это делается в отдельной фирме, которая запросит у вас определённый пакет документов. Лучше его подготовить сразу. В него входят:

• Выписка из ЕГРЮЛ / ЕГРИП
• СНИЛС
• ИНН
• ОГРН
• Паспорт
• Заявление на создание Квалифицированной цифровой подписи.

В случае, если вы планируете поручить заняться этими процедурами другому лицу, не забудьте ещё доверенность.

Сертификат подписи создаётся сроком на один год. В дальнейшем, для продолжения деятельности понадобится его обновление.

Компьютер, на котором вы будете работать по ЕГАИС также должен соответствовать минимальным системным требованиям. Впрочем, большинство недорогих моделей также будут подходить:

• Процессор 32бит и 2.0 ГГц.
• Оперативная память 2 ГБ.
• Жесткий диск не менее 50 Гб.
• Операционная система Windows 7 или выше.

Помимо самого компьютера потребуется также некоторое ПО и дополнительные устройства:

• Подключение к сети Интернет.
• Сканер с функцией считывания PDF417.
• Программа Jawa 8 (или более поздние версии).
• ПО для работы с ЕГАИС, которое можно бесплатно получить у ведомства Росалкогольрегулирования.

Сам процесс работы торговой точки с использованием системы автоматического контроля прост. Конечный покупатель приходит за пивом. На кассе продавец-кассир использует сканер и пробивает им код на акцизной бумаге. Далее полученные данные через кассовую программу поступают в ЕГАИС.

В том случае, если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, которому законодательно не установлено правило использования контрольно-кассовой техники, то и сканер вам не потребуется.

Ответственность по закону

Основным законодательным актом, который регулирует производство и реализацию алкогольной продукции ещё с 1995 года является Федеральный закон № 171. Другое дело, что с тех пор в него множество раз вносились дополнения. Однако и на сегодняшний день именно по нему обусловливается ответственность предпринимателей в нише алкоголя.

Что касается ЕГАИС, то в законе прописано, что ответственность по использованию этого программного обеспечения со всеми вытекающими регулируется с момента вступления в силу Письма от ФСРАР (о нём мы говорили вначале статьи) — то есть с 1 января 2016 года.

Согласно этому закону, если фирма не использует необходимую систему учёта, на неё будут наложены штрафные санкции. Конкретнее:

1. Для ИП — до пятнадцати тысяч рублей.
2. Для юрлица — до двухсот тысяч рублей.

Важно! В случае, если компания пользуется ККТ, а онлайн передачи данных об алкоголе не будет, то и чеков на реализованный товар также не получится пробить. И считать «бутылки» тоже будет трудно.

Также смотрите материал по темам “ИП без кассового аппарата”, “Журнал кассира-операциониста”.

Как бару, ресторану и пивному пабу учитывать алкоголь без ошибок

Заведения общепита отчитываются перед государством за алкоголь, который продает или использует в блюдах.

У Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка (ФСРАР) разные требования к учету крепкого и слабого спиртного. А еще два способа контроля: ежедневный учет в ЕГАИС и ежеквартальный прием деклараций.

Расскажем, как работать с алкоголем в общепите, чтобы не лишиться лицензии и не получить штраф.

Каждую операцию с алкогольной продукцией нужно отражать в единой государственной информационной системе (ЕГАИС). Для подключения к системе нужны две вещи, кроме интернета:

• Квалифицированная электронная подпись. Обычная КЭП не подойдет, понадобится крипто-ключ на JaCarta SE PKI/ГОСТ или Рутокен ЭЦП 2.0.
• Универсальный транспортный модуль (УТМ). Эту программу пользователи бесплатно скачивают на государственном портале и устанавливают на свой компьютер. Юрлица должны ставить УТМ только в точке продаж, ИП — в любом помещении.

Все операции с алкоголем заведение отражает в электронном виде через свою товароучетную систему. Например, пользователи сервиса Контур.Маркет ведут учет ингредиентов, составляют техкарты блюд и работают с ЕГАИС — всё одном окне. 

Что и как общепит отражает в ЕГАИС:

Каких затрат требует подключение к ЕГАИС

Ежеквартальная отчетность в ФСРАР

Заведение обязано формировать алкогольную декларацию каждый квартал и отправлять в Росалкогольрегулирование в электронном виде. 

Что содержит алкодекларация: 

1. Реквизиты вашего заведения и контрагентов, в том числе информация о лицензиях (если занимаетесь крепким спиртным).

2. Все передвижения алкоголя за отчетный период (квартал):

• Остатки на начало периода (на первый день квартала) и на конец предыдущего периода, остатки должны совпадать.
• Приход: накладные из ЕГАИС и данные о неучтенной ранее продукции, которую нашли на складе.
• Расход: реализация клиентам, утерянная или разбитая продукция, возвраты поставщику.  

На заполнение формы уйдет два-три рабочих дня, если всё делать вручную. Но процесс можно автоматизировать, чтобы тратить на него не больше пары часов. А ещё человеческий фактор не станет причиной ошибок, ведущих к штрафам. 

Сформировать и отправить алкодекларацию удобно в Контур.Маркете, особенно если использовать за основу данные ЕГАИС. В этот же сервис придет ответ от ФСРАР, вам не придется переключаться между сайтами.

Сроки подачи алкогольных деклараций в 2021 году

Ведите учет алкоголя и продуктов, продавайте блюда и напитки на кассе, подключив модификатор «ЕГАИС» или «ЕГАИС и ФСРАР». Также есть тариф без кассовой программы.

Подробнее о тарифах

Как правильно продавать пиво и крепкий алкоголь в общепите

Розничная продажа алкоголя в общепите отличается от продажи в алкомаркете или продуктовом магазине.

Для крепкого и некрепкого алкоголя фактом продажи считается вскрытие тары — бутылки или кеги. Продажа отражается в ЕГАИС с помощью акта списания с причиной «реализация». Отправить его нужно не позднее следующего рабочего дня. 

По правилам продажи крепкого алкоголя в общепите нужно сканировать акцизную марку, наклеенную на бутылку. В этом принципиальное отличие от продажи пива. Код марки указывайте в акте списания, как того требует помарочный учет.    

Подробности расскажем на примере сервиса Контур.Маркет.

• Продажа пива, сидра, медовухи или пуаре в общепите

Бармен вскрывает кегу и продает пиво на разлив. О продаже должны узнать два ведомства: налоговая и ФСРАР. 

В налоговую данные уходят моментально с кассы через ОФД. 

ФСРАР узнает о продаже из ЕГАИС, когда заведение отправит акты списания с причиной «реализация». Маркет помогает создавать такие акты за пару минут на основе журнала учета продаж. Что записывается в журнал учета продаж автоматически. 

Например, продажа 50-литровой кеги пива будет выглядеть в двух системах так: 

Бармен откупоривает бутылку коньяка, наливает гостю 50 граммов и выбивает чек на кассе. О продаже должны узнать налоговая (через кассу) и ФСРАР через акт списания в ЕГАИС. 

Как и в случае с пивной кегой, акт списания будет на всю бутылку, а не на проданные 50 мл. Если вскрытый коньяк больше не купят, с точки зрения государства вы продали весь объем, например, бутылку 0,5 л. Если гость заказал всю бутылку, бармен все равно должен ее открыть.

Как продажа коньяка может отражаться в двух системах: 

Если строго, то сразу после вскрытия. На деле происходит иначе, потому что за отчетность в ЕГАИС могут отвечать разные люди.

• За стойкой работает сам владелец бара или бармен, которому доверяют ЕГАИС.

Ноутбук с сервисом Контур.Маркет стоит на рабочем месте бармена. Тот открывает в Маркете журнал учета продаж и считывает марку 2D-сканером, подключенным к компьютеру. 

Так же бармен поступает с другими бутылками, которые открывает в течение смены. Все марки заносит в журнал с помощью сканирования. В конце смены Маркет формирует на основе этих данных акт списания и отправляет в ЕГАИС. Это занимает минуту. 

• С отчетностью работает бухгалтер или собственник (удаленно или по графику, не совпадающему с графиком заведения).

В течение смены бармен сканирует марки и сохраняет коды в текстовом файле или в Excel. После закрытия бара он отправляет файл с кодами бухгалтеру на электронную почту или в мессенджер. 

Бухгалтер загружает файл с кодами в журнал учета продаж, и Маркет создает акт списания для ЕГАИС. 

Как учитывать алкоголь в составе блюд и напитков 

На основе принятых ЕГАИС-накладных Маркет автоматически создает товароучетные накладные. Поэтому вы всегда сможете знать актуальный остаток алкоголя, который использовали в составе блюда, соуса или коктейля.  

Чтобы видеть остатки алкоголя-ингредиента, создайте технологические карты на каждый коктейль или блюдо. В качестве ингредиентов добавляйте товары из каталога и нужную дозировку. Если нужно, в комментарии опишите процесс создания коктейля. Маркет автоматически посчитает себестоимость напитка и покажет наценку. 

Когда бармен пробьет коктейль через кассу, Маркет моментально пересчитает оставшийся алкоголь. 

Для пива и крепкого нужно составить акт списания с причиной, которая подходит под вашу ситуацию: бой, кража, недостача.

Для крепкого алкоголя нужно сканировать марку. Если бутылка разбилась или украдена, марку отсканировать не получится. Однако Маркет запоминает марки, принятые на баланс, поэтому вы сможете указать марку без сканирования, для этого проведите ЕГАИС-инвентаризацию. 

Вам помогут инструкции по списанию крепкого алкоголя и разливного пива, сидра, медовухи, пуаре. 

Неучтенку чаще находят во время инвентаризации. Если Маркет обнаружит новую продукцию, предложит создать акт постановки на баланс. Вам помогут инструкции для крепкого алкоголя и пива.

Подключите Контур.Маркет для общепита, чтобы автоматизировать рутинную работу с продуктами, всегда знать об остатках и принимать заказы по столам.

Отправить заявку