График документооборота в бухгалтерии бюджетного учреждения образец 2020 скачать бесплатно

Содержание
  1. Инструкция: как подготовить график документооборота в бухгалтерии
  2. Ответственные лица: кто составляет, утверждает и осуществляет контроль
  3. Структура и содержание
  4. Образцы
  5. Как утвердить
  6. График документооборота в бухгалтерии образец 2021 скачать бесплатно
  7. График документооборота для учетной политики — образец
  8. График документооборота в бухгалтерии образец бланк
  9. Составляем график документооборота на предприятии
  10. Графики в бухгалтерии. Образцы и бланки 2020 года
  11. Что собой представляет график?
  12. Чем график отличается от табеля учета?
  13. Классификация бухгалтерских документов
  14. График документооборота в бухгалтерии бюджетного учреждения образец 2021 скачать бесплатно
  15. График документооборота по учету нефинансовых активов — часть № 2
  16. График документооборота: образец 2021 года
  17. График документооборота: образец
  18. Составляем график документооборота на предприятии
  19. Кто его формирует
  20. Правила составления
  21. Образец
  22. Образец приказа

Инструкция: как подготовить график документооборота в бухгалтерии

График документооборота в бухгалтерии бюджетного учреждения образец 2020 скачать бесплатно

Шаблоны и формы

График документооборота — это документ, который регламентирует процесс движения документов с момента их составления или получения до полного завершения исполнения. Например, до отражения в отчетности, отправки контрагенту или до передачи в архив на хранение.

30 сентября 2020 Евдокимова Наталья

Скачать образец графика документооборота на предприятии 2020 года

Скачать образец графика документооборота в бухгалтерии бюджетного учреждения 2020 года

Скачать образец правил документооборота в учетной политике

Скачать шаблон графика документооборота для юридического отдела

Скачать приказ об утверждении ГДО

Любая хозяйственная операция экономического субъекта должна быть подтверждена первичным документом. Порядок составления первички, ее обработки, передачи в бухгалтерию для отражения в учете устанавливается в отдельном порядке.

Для этого составляется специальный норматив — график или регламент документооборота бухгалтерских документов в компании — по сути, это задокументированный порядок движения первичной и учетной документации внутри экономического субъекта.

Обязанность составления ГДО регламентирована следующими нормативами:

Ответственные лица: кто составляет, утверждает и осуществляет контроль

Лицом, ответственным за составление и подготовку ГДО в организации для целей бухгалтерского учета, является главный бухгалтер. Это штатный работник учреждения либо иное лицо, на которое возложены ключевые обязанности по организации и ведению бухучета.

Иной вопрос, кто утверждает график документооборота: утвердить ГДО вправе только руководитель компании (иное уполномоченное лицо). Норматив допускается оформить как приложение к учетной политике. Но допускается и утверждение отдельным приказом или распоряжением.

После утверждения ГДО под подпись доводится до всех работников, участвующих в документообороте.

При этом требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации.

Отсюда следует вывод, кто осуществляет контроль за соблюдением графика документооборота, — это главный бухгалтер либо иное лицо, ответственное за ведение бухучета в компании.

Структура и содержание

Законодательство не предусматривает единый образец графика документооборота первичных учетных документов для юридических лиц. Организация самостоятельно готовит норматив, с учетом специфики деятельности и организационной структуры.

Специализированный регламент составляют в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения и всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Включите в график документооборота в учетной политике обязательные разделы в отношении каждого формуляра.

Обязательный разделЧто включить
Алгоритм создания конкретного формуляраОтразите:
  • какое количество экземпляров необходимо подготовить;
  • кто отвечает за выписку, оформление и его исполнение;
  • непременно пропишите срок исполнения документа.
Регламент проверки по каждой конкретной формеПропишите:
  • кто ответственный за проверку;
  • кто предоставляет формуляр на проверку;
  • каков порядок предоставления;
  • срок предоставления.
Порядок обработки документацииПропишите, кто является исполнителем и каков срок исполнения первички или учетного регистра.
Алгоритм передачи формуляра в архивЗакрепите, кто является исполнителем, в какой срок необходимо завершить передачу форм.

В обязанности всех работников организации необходимо включить положения о создании и предоставлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с ГДО. Это исключит проблемы и задержки в движении документации.

Образцы

Бланк ГДО:

Примерный образец графика документооборота к учетной политике некоммерческой организации:

Как утвердить

Оформите готовый ГДО как приложение к учетной политике для целей бухгалтерского учета. Либо составьте отдельный приказ по организации.

Специальной формы распоряжения для утверждения ГДО не предусмотрено. Рекомендуем использовать наш шаблон.

Образец приказа об утверждении:

ГБОУ ДОД ДЮСШОР “АЛЛЮР”ПРИКАЗ№135От 21.12.2019г.г. Москва”Об утверждении и введении в действие графика документооборота”В целях организации надлежащего документооборота, ПРИКАЗЫВАЮ:

График документооборота в бухгалтерии образец 2021 скачать бесплатно

График документооборота в бухгалтерии бюджетного учреждения образец 2020 скачать бесплатно

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «График документооборота в бухгалтерии образец 2021 скачать бесплатно». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Для составления графика документооборота необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:

  • составить полный перечень документов, подлежащих обработке;
  • для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей;

В каком количестве экземпляров оформляется авансовый счет-фактура, узнайте из материала «Правила выставления счета-фактуры на аванс».

  • сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;

Как закрепить предоставление права подписи первички за сотрудником, узнайте из материала «Приказ о праве подписи первичных документов — образец».

  • сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
  • конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
  • разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
  • конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).

После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.

Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами.

График документооборота для учетной политики — образец

Каждое подразделение в день обрабатывает большое количество различных документов. С распространением ЭДО количество бумаг сократилось, но на систему взаимодействия между отделами предприятия это влияет незначительно. Наличие утвержденного графика документооборота в любой организации облегчает задачу хранения и обработки входящих и исходящих документов.

Этот внутренний акт используется сотрудниками бухгалтерии, отделов производства и сбыта, секретарями и другими работниками, через которых ежедневно проходит определенное количество бумаг. Грамотно составленный план и график документооборота позволят избежать:

  • утери документации;
  • неотражения или несвоевременного отражения в учете фактов хозяйственной жизни;
  • штрафов со стороны контролирующих органов.

Особенно актуально составление графика для компаний, имеющих в своей структуре филиалы и обособленные подразделения. Если не используется система ЭДО, риски утери бумаг значительно возрастают.

Поскольку большинство бумаг, связанных с финансами, обрабатывается и хранится в бухгалтерии, а входящие и исходящие письма находятся в ведении секретаря или офис-менеджера, иногда возникает вопрос, кем разрабатывается график документооборота в организации и кто его утверждает.

Обычно разработкой занимается главный бухгалтер, который несет ответственность за правильное и своевременное отражение в учете хозяйственных операций.

Пример: товарная накладная и счет-фактура вместе с товаром сначала попадают на склад, где сотрудник расписывается в приеме товара и проверяет количество и целостность упаковки.

Затем документы передаются в отдел закупок, где оператор вносит данные о приходе ТМЦ в программу.

После этого бумаги поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность цен и количества, бухгалтер отражает в учете НДС и регистрирует счет-фактуру в книге покупок.

Для внутренних актов, не связанных с финансами (инструкции по пожарной безопасности, расписание уборки помещений и др.), руководитель вправе назначить ответственными за контроль проведения соответствующих мероприятий лиц, имеющих непосредственное к ним отношение.

После того как график составлен, издается приказ о его утверждении, в котором руководитель компании ставит свою подпись под грифом «УТВЕРЖДАЮ».

Иногда возникает вопрос, утверждается ли график документооборота руководителем организации, если документ составлен для внутреннего документооборота филиала или обособленного подразделения.

В этом случае приказ утверждается руководителем филиала или обособленного подразделения. Для обмена документами с головным офисом составляется отдельный приказ.

График документооборота в бухгалтерии образец бланк

Документирование хозяйственных операций организации

Счет-договор на поставку товара

Нужна ли печать на счете на оплату

Уведомление о расторжении договора аренды

Образец заполнения счета на оплату

Залог эффективной работы компании и отлаженных бизнес-процессов — грамотно составленный график документооборота. Как правильно составить такой график и для чего он необходим в компании — узнайте из статьи ниже. В конце вы можете скачать образец графика документооборота.

В небольших фирмах, состоящих из одного или двух отделов, отследить движение документов несложно.

Когда компания разрастается, превращается в структуру из нескольких территориально удаленных филиалов, документов становится очень много: они начинают поступать в бухгалтерию с опозданием, а иногда и вовсе теряются.

Бухгалтерия при этом обрабатывает множество документов: часть их исходит от компании, а другие поступают извне. Каждый отдел составляет типовые или собственные формы бланков, которые подтверждают и сопровождают текущую деятельность.

Представленный ниже бесплатный образец графика документооборота поможет вам составить собственную схему движения первичных документов в вашей компании. Если у вас есть филиалы, составьте общий график, в который включите графики для филиалов и головной организации.

В представленном графике документооборота (образец ниже) схема движения составлена для каждого отдельно взятого первичного документа. Это наиболее простая схема документооборота для небольшой компании.

Для большой структурированной фирмы, состоящей не только из бухгалтерии, но еще и производственного цеха, отдела продаж, склада, юридического, экономического подразделений и т.д., оптимальнее будет составить регламент документооборота в разрезе каждого подразделения.

Чтобы прояснить всю важность графика документооборота к учетной политике, обратимся к советскому Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Оно принято Минфином СССР в 1983 году и до сих пор продолжает действовать.

Пока не будет принят соответствующий общегосударственный бухгалтерский стандарт, в отношении образца графика документооборота для учетной политики нужно руководствоваться советскими правилами.

Документооборот как таковой включает следующие действия с «первичкой»:

  • создание;
  • получение от контрагентов и др.;
  • принятие к учету;
  • обработку;
  • передачу в архив.

Все эти действия должен определять график документооборота к учетной политике. Как правило, его составлением занимается главный бухгалтер. А вводит в действие – распоряжение главы компании.

График можно утвердить как приложение к учетной политике либо отдельный акт, на который дать отсылку в политике.

В первую очередь, толковый образец графика документооборота для учетной политики нужен отделам, которые занимаются финансами предприятия, заработной платой, кадровыми вопросами, бухгалтерией, снабжением, логистикой, а также подотчетным лицам.

Соответствующие люди должны создавать и отправлять (передавать) документы согласно графику. Поэтому каждого исполнителя желательно снабдить выпиской из графика документооборота к учетной политике. А в ней перечислить:

  • документы по его компетенции;
  • сроки;
  • отделы и службы, через которые должен пройти документ.

Естественно, тот, создал и подписал документ, тот и отвечает за:

  • соблюдение графика;
  • оперативное и правильное создание документов;
  • передачу документов вовремя в бухгалтерию;
  • их правдивость.

Обычно общий мониторинг исполнения графика документооборота к учетной политике лежит на главбухе.

При составлении графика документооборота нужно провести подготовительную работу:

  • Учет всех документов, с которыми придется работать специалистам отдела.
  • Планирование сроков обработки бумаг.
  • Планирование сроков рассмотрения документации.
  • Распределение потока бумаг таким образом, чтобы при максимальной нагрузке соблюдались сроки обработки.

При составлении графика документооборота нужно учесть, что целью является своевременное рассмотрение бумаг. Если график будет сформирован неверно, то есть высокий риск нарушения сроков при обработке документов. А это влечет за собой следующие проблемы:

  • Ответственность перед сотрудниками за несвоевременное оформление бумаг о зарплате.
  • Ответственность перед государством за нарушение сроков подачи налоговой отчетности.
  • Конфликты с контрагентами за несвоевременную оплату по договорам.

Сотрудник, составляющий график, несет ответственность за стабильную работу фирмы в целом.

Составляем график документооборота на предприятии

Лицом, ответственным за составление и подготовку ГДО в организации для целей бухгалтерского учета, является главный бухгалтер. Это штатный работник учреждения либо иное лицо, на которое возложены ключевые обязанности по организации и ведению бухучета.

Иной вопрос, кто утверждает график документооборота: утвердить ГДО вправе только руководитель компании (иное уполномоченное лицо). Норматив допускается оформить как приложение к учетной политике. Но допускается и утверждение отдельным приказом или распоряжением.

После утверждения ГДО под подпись доводится до всех работников, участвующих в документообороте.

При этом требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации.

Отсюда следует вывод, кто осуществляет контроль за соблюдением графика документооборота, — это главный бухгалтер либо иное лицо, ответственное за ведение бухучета в компании.

Законодательство не предусматривает единый образец графика документооборота первичных учетных документов для юридических лиц. Организация самостоятельно готовит норматив, с учетом специфики деятельности и организационной структуры.

Специализированный регламент составляют в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения и всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Включите в график документооборота в учетной политике обязательные разделы в отношении каждого формуляра.

Обязательный разделЧто включить
Алгоритм создания конкретного формуляраОтразите:
  • какое количество экземпляров необходимо подготовить;
  • кто отвечает за выписку, оформление и его исполнение;
  • непременно пропишите срок исполнения документа.
Регламент проверки по каждой конкретной формеПропишите:
  • кто ответственный за проверку;
  • кто предоставляет формуляр на проверку;
  • каков порядок предоставления;
  • срок предоставления.
Порядок обработки документацииПропишите, кто является исполнителем и каков срок исполнения первички или учетного регистра.
Алгоритм передачи формуляра в архивЗакрепите, кто является исполнителем, в какой срок необходимо завершить передачу форм.

ВАЖНО! В обязанности всех работников организации необходимо включить положения о создании и предоставлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с ГДО. Это исключит проблемы и задержки в движении документации.

Оформите готовый ГДО как приложение к учетной политике для целей бухгалтерского учета. Либо составьте отдельный приказ по организации.

Специальной формы распоряжения для утверждения ГДО не предусмотрено. Рекомендуем использовать наш шаблон.

Образец приказа об утверждении:

ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР»ПРИКАЗ№135От 21.12.2019г.г. Москва«Об утверждении и введении в действие графика документооборота»В целях организации надлежащего документооборота, ПРИКАЗЫВАЮ:

Графики в бухгалтерии. Образцы и бланки 2020 года

График документооборота в бухгалтерии бюджетного учреждения образец 2020 скачать бесплатно

Само слово «документ» происходит от латинского «docēre» (доказывать). Отсюда вытекает и его основное назначение — подтверждать те или иные факты. Применительно к бухучету речь идет о различных фактах хозяйственной жизни компании.

Процессы, из которых складывается ведение бизнеса, весьма разнообразны и каждому из них соответствуют свои документы. Кроме того, закон разрешает организациям самостоятельно разрабатывать формы, исходя из своих потребностей (п. 4. ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете»).

Строго регламентируются только документы, используемые бюджетными организациями, а также отдельные «специфические» их группы, например, банковские и кассовые.

Однако свободный выбор формы в данном случае не означает, что порядка документооборота в бухгалтерском учете вообще не существует. Есть перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать в себе любой учетный документ. Точнее говоря — таких перечней два, в первом говорится о требованиях к первичным документам, а во втором — к сводным.

Эти списки во многом повторяют друг друга (п. 2 ст. 9 и п. 4 ст. 10 закона № 402-ФЗ), поэтому представим их в виде таблицы

Данные / вид документа первичный сводный
Общая информация наименование формы и экономического субъекта
Период дата составления период ведения
Данные описание факта хозяйственной жизни
Числовое выражение выражение указанного выше факта в натуральных или денежных единицах сумма по отдельным объектам и по регистру в целом в денежном выражении
Заверение должности, ФИО и подписи ответственных лиц

Особой категорией сводных регистров можно считать отчеты. Форма этих документов всегда определена законом, а подача информации ориентирована на внешних пользователей.

Что собой представляет график?

Рабочий день трудящегося может быть нормированным или ненормированным. Устанавливается он на базе следующих нормативных актов:

  • Локальный распорядок.
  • Коллективного соглашение.
  • Трудовое соглашение.

Стандартные режимы деятельности сотрудников:

  • Пятидневка с 2-мя выходными.
  • Шестидневка с 1-м днем отдыха.
  • Скользящий график.

О графике работы речь заходит в рамках положений статьи 103 ТК. Документ этот требуется тогда, когда продолжительность производственного процесса длиннее рабочего дня трудящегося.

Что под этим понимается? Редко рабочее время предприятия и рабочее время сотрудника совпадают. К примеру, рабочий день специалиста завершается в 18 00. Но учреждение продолжает работать.

Оно может работать круглосуточно.

График необходим для обеспечения беспрерывности производственного процесса. Предполагается, что работники будут сменять друг друга. Это исключает простой производственных мощностей. График сменности необходим при ненормированном рабочем дне.

Обычно график служит приложением к коллективному соглашению. Утверждается он руководителем компании. Однако последний должен получить согласие на утверждение графика от представительного органа.

Кроме того, с утвержденным графиком нужно ознакомить самих сотрудников под роспись. Если работник отказывается от ознакомления, в присутствии 2 свидетелей составляется соответствующий акт.

Чем график отличается от табеля учета?

Табель учета времени оформляется в соответствии со статьей 91 ТК. Он нужен для фиксации того, сколько специалисты трудились на протяжении некого периода. Документ отражает фактически отработанное время. График, в свою очередь, служит для планирования времени. В нем не отражаются фактические данные. Документ служит именно для планирования.

К графику предъявляются определенные требования. К примеру, он должен быть согласован с представительной структурой сотрудников. К табелю таких требований не предъявляется. Табель должна вести любая организация. График не считается обязательным документом. Однако его нужно вести при большом количестве сотрудников, которые работают посменно.

Классификация бухгалтерских документов

Конечно, группировка учетных форм не ограничивается упомянутым выше разделением на первичные и сводные. Их классификация так же разнообразна, как и бизнес-процессы.

1. По назначению документы могут быть:

А. Распорядительными. Они отражают решение руководства осуществить какую-либо операцию (например, приказ).

Б. Оправдательные. Заполняются на основании произошедших фактов хозяйственной деятельности и являются основанием для бухгалтерских операций (например, накладная).

В. Бухгалтерского оформления. Этот вид документов носит вспомогательный характер и нужен для удобства при отражении операций в учете. Это могут быть различные сводные ведомости, калькуляции, справки и т.п.

Г. Комбинированные документы сочетают в себе характеристики нескольких типов.

График документооборота в бухгалтерии бюджетного учреждения образец 2021 скачать бесплатно

График документооборота в бухгалтерии бюджетного учреждения образец 2020 скачать бесплатно

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «График документооборота в бухгалтерии бюджетного учреждения образец 2021 скачать бесплатно». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Утвердить учетную политику для целей налогового учета согласно приложению 2 и ввести ее в действие с 1 января 20__ года.

Как говорилось выше, найти стандартный образец графика документооборота нет возможности, соответственно к его составлению следует приложить усилия самим работникам отделов.

Самый подробный график должен быть, конечно же, у бухгалтерии с учетом всех без исключения пунктов деятельности разных отделов предприятия.
Теперь переходим к этапу «оповещения».

Каждый сотрудник, участвующий в документообороте, должен знать, что, как и когда он обязан делать.

График документооборота по учету нефинансовых активов — часть № 2

Соответствующие люди должны создавать и отправлять (передавать) документы согласно графику. Поэтому каждого исполнителя желательно снабдить выпиской из графика документооборота к учетной политике. А в ней перечислить:

  • документы по его компетенции;
  • сроки;
  • отделы и службы, через которые должен пройти документ.

Детям с 9 месяцев к предложенному списку продуктов полагается еще и кефир. С 1 года дети получают специализированное детское молоко. Детки-инвалиды и дети до 15 л…

Документооборот учреждения — основа функционирования и жизнедеятельности. На документообороте строится учетная политика труда и заработной платы, бухгалтерия.

https://www.youtube.com/watch?v=N_8T2mlZez4

График документооборота — это представленная, как правило, в табличном виде информация, описывающая регламент движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение.

Проект ЗАКОН ПСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ Об областном бюджете на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов Статья 1.

Допускается накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита в дни выплаты зарплаты, стипендий, социальных выплат.

Поэтому при нарушении сроков подачи необходимых документов и отчетности, составленной на основании этих документов, компанию ждет наложение санкций.

Компании нужно понять, какие документы исходят обычно от нее, а какие поступают извне. Кто их составляет и на основе чего. Число копий – тоже немаловажный фактор. Также важно, кто проверяет документы и дает им дальнейший ход.

Налаженная система документооборота в бухгалтерии позволяет своевременно отражать факты хозяйственной жизни в учете, в том числе передавать первичные учетные документы для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета и составлять на их основе бухгалтерскую и иную отчетность. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерские службы необходимых документов и сведений являются обязательными для всех сотрудников учреждения, включая сотрудников обособленных подразделений учреждения.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

График документооборота является важным элементом учетной политики организации. Он необходим для своевременной и качественной подготовки и обработки документов.

Ведь все компании обязаны вести бухучет, а значит график документооборота поможет им проводить инвентаризацию и на ее основе делать реформацию баланса и составлять баланс. Кто именно займется составлением графика, решает главный бухгалтер.

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю учреждения и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бюджетного учета, своевременное представление полной и достоверной бюджетной, налоговой и статистической отчетности.

Эту работу можно поручить рядовому бухгалтеру, кадровому работнику или, например, секретарю. Унифицированной формы графика документооборота нет.

Бюджетный учет в обособленных подразделениях учреждения, имеющих лицевые счета в территориальных органах Казначейства, ведут бухгалтерии этих подразделений.

Представленный ниже бесплатный образец графика документооборота поможет вам составить собственную схему движения первичных документов в вашей компании.

Если у вас есть филиалы, составьте общий график, в который включите графики для филиалов и головной организации.

В представленном графике документооборота (образец ниже) схема движения составлена для каждого отдельно взятого первичного документа.

График документооборота: образец 2021 года

В этом плане документооборот имеет схожие признаки с делопроизводством, которое представляет собой комплекс мероприятий, охватывающих организацию перемещения (движения) документов в соответствии с графиком, контроль их исполнения, оперативное и последующее хранение бухгалтерских документов в архиве.

Деятельность любой фирмы сопровождается созданием внутренних актов. Вся работа с документацией формирует определенный цикл, начинающийся оформлением бумаг и завершающийся отправкой бланков на хранение. Другое его название – график. Он должен быть практичным и правильно организованным, чтобы в процессе не появлялось сложностей и промедлений.

Сегодня рассмотрим тему: «График документооборота образец», основанную на мнении ряда авторитетных источников. На все возможные вопросы вам ответит дежурный юрист.

Всем ответственным сотрудникам подавать первичную документацию в бухгалтерский отдел на основании утвержденного графика.

График документооборота: образец

При отсутствии утвержденного графика проблем с документами, скорее всего, не избежать. Это показывает практика. Первичка будет зависать и теряться.

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер.

Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота.
В небольших фирмах, состоящих из одного или двух отделов, отследить движение документов несложно.

Когда компания разрастается, превращается в структуру из нескольких территориально удаленных филиалов, документов становится очень много: они начинают поступать в бухгалтерию с опозданием, а иногда и вовсе теряются.

При составлении графика документооборота нужно учесть, что целью является своевременное рассмотрение бумаг. Если график будет сформирован неверно, то есть высокий риск нарушения сроков при обработке документов.

Сформированный график документооборота утверждается посредством распоряжения. К нему предъявляется ряд требований:

  • Наличие подписи директора.
  • Ознакомление с приказом всех работников.

Все эти действия должен определять график документооборота к учетной политике. Как правило, его составлением занимается главный бухгалтер. А вводит в действие – распоряжение главы компании.

Перед главным бухгалтером, в обязанность которого входит составление графика документооборота, ставится задача так распределить поток документации между подчинёнными, чтобы при максимальной загруженности отдела, все необходимые сроки обработки документов могли быть соблюдены.

Делопроизводители провели большую подготовительную работу и уже знакомы с новшествами. О различиях между старым и новым ГОСТ по делопроизводству читайте в статье.

Для большой структурированной фирмы, состоящей не только из бухгалтерии, но еще и производственного цеха, отдела продаж, склада, юридического, экономического подразделений и т.д.

, оптимальнее будет составить регламент документооборота в разрезе каждого подразделения.
А вводит в действие – распоряжение главы компании.

График можно утвердить как приложение к учетной политике либо отдельный акт, на который дать отсылку в политике.

Составляем график документооборота на предприятии

График документооборота в бухгалтерии бюджетного учреждения образец 2020 скачать бесплатно

График документооборота — это внутренний акт компании, утверждающий порядок составления, подписания, обработки и обмена документами между сотрудниками различных подразделений.

Каждое подразделение в день обрабатывает большое количество различных документов. С распространением ЭДО количество бумаг сократилось, но на систему взаимодействия между отделами предприятия это влияет незначительно. Наличие утвержденного графика документооборота в любой организации облегчает задачу хранения и обработки входящих и исходящих документов.

Этот внутренний акт используется сотрудниками бухгалтерии, отделов производства и сбыта, секретарями и другими работниками, через которых ежедневно проходит определенное количество бумаг. Грамотно составленный план и график документооборота позволят избежать:

  • утери документации;
  • неотражения или несвоевременного отражения в учете фактов хозяйственной жизни;
  • штрафов со стороны контролирующих органов.

Особенно актуально составление графика для компаний, имеющих в своей структуре филиалы и обособленные подразделения. Если не используется система ЭДО, риски утери бумаг значительно возрастают.

Кто его формирует

Поскольку большинство бумаг, связанных с финансами, обрабатывается и хранится в бухгалтерии, а входящие и исходящие письма находятся в ведении секретаря или офис-менеджера, иногда возникает вопрос, кем разрабатывается график документооборота в организации и кто его утверждает.

Обычно разработкой занимается главный бухгалтер, который несет ответственность за правильное и своевременное отражение в учете хозяйственных операций.

Пример: товарная накладная и счет-фактура вместе с товаром сначала попадают на склад, где сотрудник расписывается в приеме товара и проверяет количество и целостность упаковки.

Затем документы передаются в отдел закупок, где оператор вносит данные о приходе ТМЦ в программу.

После этого бумаги поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность цен и количества, бухгалтер отражает в учете НДС и регистрирует счет-фактуру в книге покупок.

Для внутренних актов, не связанных с финансами (инструкции по пожарной безопасности, расписание уборки помещений и др.), руководитель вправе назначить ответственными за контроль проведения соответствующих мероприятий лиц, имеющих непосредственное к ним отношение.

Правила составления

Документ составляется в форме текста, таблицы или схемы с указанием фамилий и должностей ответственных лиц. При изменениях в штатном расписании (приеме и увольнении сотрудников, переводах на другие должности) и изменении должностных инструкций вносятся изменения в порядок документооборота: составляется новый акт или дополнения к нему.

https://www.youtube.com/watch?v=_Ddxok60PCg

Основная цель составления графика — обеспечение оперативного учета хозяйственных операций. Следовательно, срок, в течение которого документ находится в каждом подразделении, устанавливается минимальный.

Особое внимание следует уделить конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах. Перечень доступа к ним лиц строго ограничивается.

Независимо от того, кто составляет график документооборота, порядок утверждается приказом за подписью руководителя. Все лица, ответственные за составление, хранение и обработку бумажных и электронных документов, ставят свою подпись для подтверждения того, что они ознакомлены с порядком и обязуются его соблюдать.

Образец

Для документов, которые создаются в других подразделениях, следует разработать порядок их поступления и обработки в бухгалтерии. Примерный образец графика документооборота к учетной политике организации, утверждаемый на год, выглядит так:

Приложение №1

К приказу об учетной политике

№1п от 31.12.2019

УТВЕРЖДАЮ:

Генеральный директор ООО «Ppt.ru»

______________________/Петров П.П./

График

документооборота в бухгалтерии

Вид документа и кол-во экз.

Составление

Обработка

Передача в архив

Ответственное лицо

Срок

Ответственное лицо

Срок

Ответственное лицо

Срок

Документы по кассе (ПКО, РКО, объявление на взнос наличными), 1 экз.

Кассир

1 день

Бухгалтер

1 день

Бухгалтер

5 лет (после проверки, ревизии)

Табель учета раб. времени

Начальник склада, начальник отдела продаж, начальник отдела логистики

5-е число месяца

Бухгалтер по расчету з/п

2 раб. дня

Бухгалтер по расчету з/п

5 лет (после проверки, ревизии)

Приказ о направлении в командировку (3 экз.)

Отдел персонала

За 5 дней до даты убытия

Бухгалтер

1 раб. день

Бухгалтер

75 лет

Авансовый отчет

Подотчетные лица

2 раб. дня после прибытия

Бухгалтер

2 раб. дня

Бухгалтер

5 лет (после проверки, ревизии)

Документы на отгрузку (ТН, СФ)

Сотрудник склада

2 раб. дня

Бухгалтер

7 раб. дней

Бухгалтер

5 лет (после проверки, ревизии)

Согласовано:

Заместитель директора: /Сидоров С.С./

Главный бухгалтер: /Викторова В.В./

Ознакомлены:

Начальник склада: /Павлов А.А./

Начальник отдела продаж: /Михайлова Е.В./

Начальник отдела логистики: /Алексеев И.А./

Особое внимание следует уделить срокам хранения. Так, кадровые документы хранятся в архиве не менее 50 лет. При выходе сотрудника на пенсию ПФР иногда запрашивает данные о начисленной заработной плате.

Остальные бумаги хранятся в архиве 5 лет, после чего разрешается их уничтожение. Обратите внимание на пример графика документооборота со сроками хранения:

Образец приказа

Порядок документооборота утверждается приказом, который составляется в произвольной форме с указанием должностей и фамилий лиц, ответственных за его соблюдение. Примерный образец приказа выглядит следующим образом:

Будь в законе
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: